この記事でわかること
DX推進の流れの中で、紙の契約書から電子契約へ切り替える企業が急増しています。
電子契約を導入すれば、印刷や郵送といった手間とコストを削減でき、契約締結までのスピードも大幅に向上します。
一方で、「導入費用が負担になる」「試しに使ってみたいがコストが気になる」といった声も少なくありません。
本記事では、電子契約を無料で利用する具体的な方法と注意点をわかりやすく解説します。初期費用を抑えつつDX化を進めたい企業にとって、有用なヒントとなる内容です。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
電子契約を導入する際、無料で利用できないか気になる企業も多いのではないでしょうか。機能の制限を受ける場合が一般的ですが、工夫すれば電子契約を無料で利用することは可能です。電子契約を無料で利用する方法としては、下記2点が挙げられます。
クラウド型電子契約サービスでは、契約1通あたりの費用を送信者が負担するのが一般的です。そのため、取引先が有料の電子契約サービスを導入している場合、自社は「受信者」として契約を締結することで、コストをかけずに電子契約を利用できます。
ICカードや専用端末を用意する必要もなく、送信された契約書を受信・署名するだけで完結します。この方法は、電子契約の使い勝手や業務効率化の効果を試すのに最適で、導入検討の初期段階で社内承認を得やすくする実証手段としても有効です。
もう一つの方法は、無料プランを提供している電子契約サービスを活用することです。サービスによっては、初回利用から一定期間（例：30日間）や、月間送信件数の上限内であれば無料で利用できるケースがあります。これを使えば、初期投資ゼロで電子契約を実際に運用し、業務フローや社内ルールへの適合性を検証できます。
ただし、無料プランには機能制限が設けられている場合が多く、ワークフロー管理やタイムスタンプ付与などの便利な機能が非対応のこともあります。本格導入を見据える場合は、有料プランとの違いを確認しながら段階的に進めるのが安心です。
無料プランであっても、正しい形式で締結された電子契約には法的な効力があります。
ただし、電子署名の仕組みや本人確認方法が法令に適合していることが前提です。 本章では、電子署名法に基づく法的有効性の考え方と、無料プランを利用する際に注意すべき点を解説します。
電子契約（電子的に締結された契約書）は、電子署名法第3条により「電子署名が行われている場合、本人が真正に署名したものと推定される」と定められています。
つまり、適切な電子署名が付与されていれば、紙と印鑑による契約書と同等の法的効力を持つことを政府も明言しています。
法的有効性を担保するには、次の2つの要件が重要です。
無料プランを利用する場合でも、これらの要件を満たすかどうかを必ず確認することが求められます。
参照：e-Govポータル「電子署名及び認証業務に関する法律」第3条
無料プランでも電子契約を締結できますが、有料版と比較するとセキュリティや管理機能が限定されている点に注意が必要です。
とくに重要なのが以下の観点です。
これらの機能が不十分な場合、「取引先が紙や押印にこだわる」「保存要件を満たせず監査対応できない」といったリスクが生じます。
また、送信件数やワークフロー機能の自動化、タイムスタンプ付与などに制限があることも多いため、次章で詳しく説明します。
電子契約サービスには、無料プランと有料プランがあります。どちらも契約の締結自体は可能ですが、利用できる機能やセキュリティレベルに大きな違いがあります。
無料プランの電子契約サービスでは、利用できるユーザー数や機能に一定の制限が設けられているケースが多く見られます。代表的な制約としては次のようなものがあります。
無料プランでは、登録できるユーザーが1～2名に限られることが一般的で、社内での承認ルート設定や捺印手続きを自動化できない場合があります。また、締結済みの契約書を一覧管理したり、検索したりする機能が備わっていないことがあります。
このような制約があるため、複数部門での運用や効率的な契約管理を求める場合には使い勝手に限界を感じることがあります。
無料プランを利用する際に特に注意したいのが、タイムスタンプ機能の有無です。
タイムスタンプは、契約書の改ざんを防止し、締結時点での真正性を長期的に保証するための重要な仕組みです。
しかし一部の無料プランでは、電子署名のみが付与され、タイムスタンプが自動的に発行されない場合があります。この機能がないと、後から契約内容が改変された際に、当初の状態を証明できず、契約の法的信頼性が低下するおそれがあります。
そのため、無料で電子契約を利用する際は、「署名の形式」だけでなく、「タイムスタンプが付与されるかどうか」も必ず確認しておくことが重要です。
電子契約を無料で導入するには、次の手順で進めるとスムーズです。
まずどの契約を電子化したいのか、利用目的を具体的に定めましょう。「まずはNDAだけ」のように対象範囲を明確にし、件数や保存期間など無料プランの制限を厳しくチェックすることが重要です。
システム導入前には、よく使う契約書のひな形を事前に整理し、登録準備を済ませておきましょう。導入後は、取引先が問題なく受信・署名できるか、事前にテスト送信を行い受信環境を確認することが必要です。
誰が利用するのか、紙との管理方法を含め、明確なルールを定めて関係者全員に周知徹底してください。
電子契約書はWordやExcelでも作成できますが、セキュリティや改ざん防止の観点では不安が残ります。
さらに、電子契約サービスの無料プランでは機能が限定されていることが多く、実務で継続的に使うには不便を感じる場面もあるでしょう。
契約の真正性や本人確認の確実性を担保し、業務のDX化を推進するためには、改ざん防止機能が備わった電子契約サービスを導入することが最も確実な選択です。
株式会社シヤチハタが提供する「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、立会人型の電子署名とタイムスタンプによって非改ざん性を保証する電子契約サービスです。ワークフロー機能も搭載されており、契約書の作成から捺印・承認・回覧まで、すべてを1つのツール上で完結できます。
また、「Shachihata Cloudワークフロー」と「Shachihata Cloud セキュリティ」を利用すれば、社内承認を迅速に進めながら電子署名とタイムスタンプ※を付与し、法的要件にも対応可能です。
オプションの「Shachiahta Cloud 文書管理」を併用することで、電子帳簿保存法にも準拠した運用が行えます。※タイムスタンプは別途オプション
必要な機能を段階的に追加できる柔軟な構成のため、初期コストを抑えながらスモールスタートで導入を進められるのも魅力です。セキュリティとコストの両立を目指す企業は、ぜひShachihata Cloudの無料トライアルでその使いやすさを体感してみてください。
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