この記事でわかること
働き方改革やDX化の観点から、発注書や注文書の電子化を検討する企業様も多いでしょう。しかし電子化を進める際には、注意点や関連する法律をあらかじめ把握しておく必要があります。本記事では発注書や注文書の電子化で知っておくべき事項をまとめました。ぜひ参考にしてください。
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近年、企業で発注書や注文書の電子化が急速に進んでいます。大きな理由のひとつが、2022年の電子帳簿保存法改正です。特に電子取引データの電子保存が原則義務化されたことで、紙中心の運用では法対応が難しくなり、電子データでの受け渡しと保存を前提とした業務設計が求められるようになりました。
さらに、多様な働き方の普及も電子化を後押ししています。テレワークやハイブリッドワークが一般化した現在、紙の発注書を印刷・押印・郵送する従来のフローでは、承認作業が滞りやすく生産性が低下します。業務を止めないためにも、企業はペーパーレスで完結する仕組みを整備する必要が高まり、結果として発注書や注文書の電子化が一気に進んでいます。
発注書や注文書を電子化する方法は、大きく次の3つに分類できます。自社の状況や予算に合わせて、最適な方法を選びましょう。
スキャナーを用いれば紙の書類も簡単に電子化することができます。2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、以前までは必要だった「受領者の自署」が不要となり、また「3営業日以内」に行う必要があったタイムスタンプの付与も「7営業日以内」に延長されるなど、電子化に必要とされる要件も緩和されてきました。
注文書や発注書は、WordやExcelなどのOfficeツールでも手軽に作成できます。社内で既にOfficeを利用している場合は追加コストが不要で、フォーマットをテンプレート化すれば作成時間の大幅な短縮も可能です。
また、レイアウト調整や金額欄の数式設定など、書類の精度を高められる点もメリットです。Office環境がない場合でも、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを使えば同様の運用ができ、初期費用を抑えながら電子化を進めたい企業にとって有効な選択肢となります。
電子化ツールを導入すれば、ツールによってはタイムスタンプを付与できるため書類の改ざんを防ぐことができます。WordやExcelで作成した場合にセキュリティが気になる企業様は、ぜひツールの導入を検討しましょう。
おすすめのツールは「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」です。後ほど詳しくご紹介いたしますが、Shachihata Cloudでは有償オプションを用いて「二要素認証」「ID/Password認証」など、セキュリティ対策を強化することもできます。ツールの導入に迷う企業様はぜひ一度検討してみてください。
電子化した発注書や注文書を適切に保存するためには、電子帳簿保存法で求められる「真実性」と「可視性」を確保する必要があります。
真実性とは、データの改ざんや削除が行われた場合でもその履歴が確認でき、取引内容が正確に保持されている状態を指します。具体的には、訂正削除の履歴管理、タイムスタンプの付与、関連帳簿との整合性が求められます。
一方、可視性とは、保存した電子データを必要なときにすぐ表示・出力でき、業務上支障なく閲覧できる状態を指します。検索機能（取引日・金額・複数項目の組み合わせ）や、PC・プリンタなど閲覧環境の整備も必須です。
参照：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅱ 適用要件【基本的事項】」
発注書・注文書を電子化することで、作業効率化や保管コスト削減、紛失リスクの回避まで、業務全体に大きなメリットが生まれます。主なメリットは以下の4点です。
紙の書類よりも電子データの方が短時間で作成できます。基本的には執筆よりもタイピングの方が早く入力できる方が多いですし、誤字や脱字が発生しても再入力するだけですぐに修正が可能です。また、記載内容は「発行日」「件名」「金額」「備考」など型が決まっているので、基本的にはフォーマットを用意すれば使いまわして作成することができます。
また、電子データはメールやチャットなどで郵送すれば取引先に送れます。紙の書類のように印刷や郵送をする手間が不要なため、時間短縮にも繋がるでしょう。
電子データはクラウド上に保存できるので、鍵付きのキャビネットや倉庫などのスペースを用意する必要がありません。保存費用や手間がかからず済むため、長期的に見るとコストも削減されるはずです。
紙の書類には紛失や盗難のリスクが伴います。しかし電子データではそのような心配は限りなく低いといえます。仮に端末を紛失してもクラウド上へのアクセス制限をかければ盗難される心配もありませんし、書類とは異なりそもそも物理的にデータを紛失することもありません。セキュリティツールを導入すれば、さらに安全性を高めることもできるでしょう。
紙の書類では、一度キャビネットに保存すると山積みされた書類の中から探し出さないといけません。しかし電子データではファイルの命名規則さえ整えれば、クラウド上で検索してすぐに探し出すことができます。
発注書・注文書の電子化には多くのメリットがある一方、導入段階での調整や社内外の運用面で注意すべき点もあります。主なデメリットは以下の3つです。
取引先が紙・押印文化に慣れている場合、電子データでの受領や保管に不安を抱いており、移行に抵抗を示すことがあります。このような場合には、導入メリットの説明や、紙と電子の併用期間を設けるなどの丁寧な移行が必要です。
社内で電子化を進めても、取引先企業のほとんどが電子データを認めていなければ意味がありません。必ず事前に確認をしたうえで電子化を進めましょう。
発注書や注文書を電子化することにより、データ改ざんや情報漏えいのリスクが高まります。ログイン情報の使い回しやアクセス権限の不備は重大な事故につながるため、暗号化やアクセス制御、ログ管理の実施が不可欠です。また、端末のウイルス感染や盗難に備えたセキュリティツールの導入、従業員への研修も効果的です。
また、パソコンやツールなどに対して苦手意識のある社員が多い場合、電子化を始めた後に社内で混乱が生じる恐れもあります。あらかじめマニュアルやテンプレートデータを用意しておきましょう。
電子注文書を運用するには、一定のシステム導入費や月額利用料がかかる場合があります。さらに、操作に不慣れな担当者が多いとトラブル発生時のサポート工数が増大しがちです。導入前に予算や運用体制をよく検討し、社内研修やヘルプデスク体制を整えることでリスクを軽減しましょう。
発注書や注文書の電子化には、法令対応・セキュリティ対策・運用フローの標準化など、複数の課題が伴います。Shachihata Cloud は、これらの要件を満たしつつ、日々の業務を効率化できるクラウド型の電子承認サービスです。JIIMA認証（※）を取得しており、2022年改正の電子帳簿保存法にも対応しているため、電子データ保存に不安がある企業でも安心して利用できます。
また、「一括配信」機能では、テンプレートに入力するだけで発注書・注文書を電子的に作成・配信できます。初期費用は無料、1ユーザー120円から利用できるため、コストを抑えながらペーパーレス化を実現したい企業に最適です。見積書や請求書など周辺文書にも対応しており、バックオフィス業務をまとめて電子化したい企業にもおすすめです。
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