この記事でわかること
オンライン契約書とは、契約書の作成から締結、保管までをすべてオンライン上で行う方法です。近年は、業務の効率化やテレワークの普及を背景に、多くの企業や個人事業主が導入を進めています。一方で、「オンラインの契約書は本当に法的に有効なのか」「紙の契約書と同じように扱って問題ないのか」と不安を感じる方も少なくありません。本記事では、オンライン契約書の基本的な仕組みや特徴、法的な有効性、導入時に注意すべきポイントをわかりやすく解説します。
オンライン契約書とは、契約書の作成から送付、内容の確認、承認、そして合意に至るまでの一連の流れを、すべてインターネット上で完結させる方法です。紙に印刷して押印したり郵送したりする必要がなく、パソコンやスマートフォンを使って契約を締結できます。
一般的には「電子契約書」と呼ばれることが多く、実務の現場ではオンライン契約書と電子契約はほぼ同じ意味として使われています。オンラインで契約書を取り交わすことで、時間や場所にとらわれずに手続きを進められる点が大きな特徴です。業務のスピードアップやコスト削減に繋がることから、中小企業やフリーランスを中心に、導入が広がっています。
紙の契約書とオンライン契約書の最も大きな違いは、押印や郵送が不要である点です。紙の場合、印刷・押印・封入・郵送といった作業が発生しますが、オンライン契約書ではデータのやり取りだけで完結します。
そのため、契約成立までのスピードが大きく変わり、最短で即日締結も可能になるでしょう。また、原本の考え方にも違いがあります。紙の契約書では「現物」が原本ですが、オンライン契約書では「データそのもの」が原本として扱われます。
証拠力について不安を持たれることもありますが、適切な電子署名や記録管理を行えば、紙の契約書と同様に法的な証拠力を持たせることができます。電子契約という仕組みを正しく理解し、正しい運用を行うことが重要です。
オンライン契約書には、業務のスピード向上やコスト削減、管理のしやすさなど、紙の契約書にはない多くの利点があります。ここでは、個人事業主や中小企業が導入することで得られる代表的なメリットを整理して解説します。
主なポイントは以下のとおりです。
契約書を電子化することで、書類を郵送する必要がなくなるため業務効率化に繋がります。
特に郵送では、契約書を発送したり、返送された契約書に不備がないか目視で確認したり、データを保存して原本を保存したりなど、アナログな業務が多いのが現状です。また、相手側の企業にも同じく発送業務や関係部署への配達などの負担をかけてしまいます。契約書を電子化することで、このアナログな業務がすべて不要となるため、かなりの時間削減に繋がり、スムーズな契約締結が実現できるでしょう。
オンライン契約書を導入すると、郵送にかかる切手代や封筒代、配送の手間といったコストを削減できます。電子契約であれば、契約書をデータで送付できるため、郵送作業そのものが不要になります。毎月多くの契約書をやり取りしている企業ほど、この削減効果は大きくなるでしょう。
さらに、郵送費だけでなく、印刷にかかる用紙代やトナー代、契約書を保管するためのファイルやキャビネットの購入費用、保管スペースの維持コストも不要になるでしょう。
オンライン契約書はデータで一元管理できるため、契約書の検索や共有が簡単です。契約日や取引先名などで素早く探せるため、書類を探す手間が大幅に減ります。また、書庫やキャビネットなどの物理的な保管スペースが不要になり、オフィスを有効活用できます。紙のように紛失や破損のリスクも低くなり、管理業務の負担を軽減できる点も大きなメリットです。
契約書を電子化すれば、契約書データはクラウド上で保存することになります。紙の書類ではファイリングしてキャビネットに保存するのが一般的なため、どうしても紛失リスクが伴いますが、電子化すればその心配は不要です。また、災害が発生した際にもクラウド上に保存していればデータが消える心配もありません。
オンライン契約書であれば、遠方の取引先とも対面せずにスムーズに契約を結ぶことが可能です。移動や郵送の時間を省けるため、スピーディーな取引が可能になります。リモートワーク環境とも相性が良く、在宅勤務中でも契約業務を滞りなく進められます。また、海外の取引先や複数拠点を持つ企業とも同じ仕組みで対応でき、場所に縛られない契約体制を構築できます。
オンライン契約書は、適切な方法で作成・管理・保存を行えば、紙の契約書と同様に法的な証拠力を持ちます。日本の法律でも電子契約の利用は想定されており、一定の要件を満たしていれば契約として有効に成立します。重要なのは、誰が契約したのかを証明できることと、内容が改ざんされていないことを示せることです。これらを満たす仕組みを整えて運用すれば、オンライン契約書は紙と同じく、トラブル時の証拠としても十分に機能します。
オンライン契約書（電子契約書）に関して押さえておくべき重要な法律としては、下記の2つです。
ここでは、それぞれの法律の主旨と概要について解説します。実際にオンライン契約業務を行う前に、これらの法律をしっかり理解しておきましょう。
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を紙ではなく電子データで保存することを認め、その保存方法や要件を定めた法律です。電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つに区分されており、オンライン契約書は主に「電子取引」に該当します。
電子取引に分類される書類は、原則として紙に印刷しての保存が認められず、データのまま適切に保存する必要があります。検索性や真実性の確保など、一定の要件を満たすことで、税務上も有効な保存方法として扱われます。
制度の詳細は「国税庁 電子帳簿保存法の概要」で確認可能です。また、電子帳簿保存法については、以下の記事で詳しく解説しています。
電子署名法は、電子契約における署名の効力や成立要件を定めた法律です。電子署名法第3条では、「本人による電子署名が行われ、かつ、その電子署名が付された電磁的記録が改変されていないことが確認できる場合、その電磁的記録は真正に成立したものと推定する」と定められています。
これは、本人性と非改ざん性が確保されていれば、電子契約書も紙の契約書と同様に証拠力を持つことを意味します。電子署名を正しく活用することで、オンライン契約書は法的に十分な効力を持つ契約手段となるでしょう。電子署名の仕組みについては、以下の記事で詳しく解説しています。
▶電子署名法とは？実務担当者がおさえておくべきポイントをわかりやすく解説！
オンライン契約書は便利ですが、導入にはいくつか注意すべきポイントがあります。社内体制の整備やセキュリティ対策、正しい保管ルールを理解しておかないと、トラブルや法令違反に繋がる可能性があります。安心して運用するために、事前に押さえておきたい主なポイントは下記の3点です。
オンライン契約書を導入する際は、まず社内で利用方法や契約までの流れを整理し、担当者全員に分かりやすく説明しておくことが大切です。操作手順や承認フローが共有されていないと、手続きが止まったり、誤った対応が発生したりする原因になります。
また、取引先の中には電子契約ではなく、従来どおり紙の契約書を希望する場合もあります。そのため、電子契約と紙契約を使い分ける基準や対応方法をあらかじめ決めておく必要があります。相手の意向を尊重しつつ運用ルールを定めることで、スムーズな契約業務が可能になります。
電子契約は書面契約に比べると、物理的に紛失する可能性は低いです。しかし、もちろんリスクは0ではありません。例えば、外部からのサイバー攻撃でデータが漏れてしまう可能性も考えられます。理由は何であれ、一度データを漏えいすると企業としての信頼度は下がってしまうので、必ずセキュリティ対策について検討しておきましょう。
例えば、セキュリティ性の高いウイルス対策ソフトを導入したり、電子契約ファイルにパスワードを設定したり、セキュリティ研修を実施して社員の危機管理能力を高めたりなど。常日頃から、社内全体でセキュリティ対策の意識を持つようにしましょう。
オンライン契約書は電子データであるため、法律で定められた保存期間を守って適切に管理しなければなりません。保存期間を満たさずに削除してしまうと、税務調査や契約トラブルの際に不利になる可能性があります。
また、データはサーバー障害や操作ミスによって消失するリスクがあるため、定期的なバックアップが重要です。複数の場所に保存する仕組みを整えることで、万一の事態にも対応できます。削除や紛失のリスクを理解したうえで、継続的に管理体制を見直すことが求められます。
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