近年、働き方改革やDX推進を背景に、多くの企業でペーパーレス化の実現に向けた取り組みが進められています。
しかし、「何から始めればよいか分からない」「導入しても現場に定着するのか不安」と思っている企業も多いのではないでしょうか。ペーパーレス化にあたっては、システム導入コストや運用ルールの整備など、注意すべきポイントがあります。
本記事では、ペーパーレス化の概要や必要性、メリット・デメリット、導入を成功させるポイントに加え、実際の導入事例などについて解説します。
ペーパーレス化とは、紙で管理していた文書や情報を電子化する取り組みを指します。特に、企業で用いられることが多く、たとえば従来の印鑑に代わる電子署名もその一例です。
総務省の「令和7年版 情報通信白書」に掲載された日本企業のデジタル化に関する取組状況調査（2025年）によると、「実施していないが、今後実施を検討している」と回答した企業は9.8％、「実施しておらず、今後も予定はない」と回答した企業は40.6％にのぼりました。両者を合わせると約50％に達し、日本企業の半数がデジタル化に未着手であることがうかがえます。
このように、日本ではデジタル化の推進が十分に進んでいるとはいえません。ペーパーレス化をはじめとするデジタル化を企業に根付かせるためには、さまざまな課題への対策が求められます。
ペーパーレス化が必要とされる理由としては、政府による法整備の推進などが挙げられます。電子帳簿保存法やe-文書法により、請求書や帳簿などの電子保存が可能となり、紙管理の負担が軽減されました。
また、ペーパーレス化が実現すれば、印刷や配布の手間を削減できるため、業務効率化やテレワークの推進など、働き方改革につながります。紙資源の削減はSDGsや環境保護への貢献となり、企業イメージ向上にも効果的です。
ペーパーレス化には、企業にとって多くのメリットがあり、具体的には以下の3つが挙げられます。
それぞれについて詳しく解説します。
ペーパーレス化を進める大きなメリットの1つが、コスト削減です。文書を電子データで管理できるようになると、紙で書類を保管する必要がなくなるため、印刷用紙代やトナー費用を削減できます。
さらに、複合機やプリンターのリース費用、メンテナンス費用の見直しにもつながるでしょう。また、契約書や請求書などを電子化すれば、郵送代や封入作業の負担も軽減できます。
書類保管用のキャビネットや倉庫スペースも不要になるため、オフィススペースを有効活用できるでしょう。
紙の文書を電子化することで、必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、書類を探す時間を削減できます。
また、電子化された文書はパソコンやタブレット、スマートフォンなどからもアクセスできるため、出張先や自宅からでも必要な情報を確認できるようになります。テレワークをはじめとする多様な働き方への対応にも効果的です。
さらに、書類の印刷やファイリング、整理、配布などの業務も削減できるため、従業員の負担軽減や業務スピードの向上につながります。
紙の書類を保管する場合は、キャビネットを施錠したり、保管場所への入室を制限したりするなど、物理的な管理が必要です。管理を徹底したとしても、持ち出しや紛失のリスクはゼロにはなりません。さらに、長期間の保管によって書類が劣化し、内容が確認できなくなる可能性もあります。
一方、書類を電子化すれば、紛失や劣化のリスクを回避でき、バックアップも容易になるでしょう。
アクセス権限や閲覧権限を設定することで、必要な従業員だけが情報を閲覧できる環境を整えられる点もメリットです。
ペーパーレス化には、企業にとって多くのメリットがあることを解説しましたが、システム導入にあたってコストが発生するなど、デメリットも存在します。
具体的なデメリットは、以下の2つです。
それぞれについて詳しく解説します。
ペーパーレス化を進めるためには、文書管理システムやデジタルツールの導入コストが発生します。加えて、利用料や保守費用など、ランニングコストも発生します。
さらに、従業員への操作研修や運用ルールの整備にも時間がかかるため、人的・時間的コストも考慮しなければなりません。そのため、導入前には費用対効果を十分に検討し、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。
ペーパーレス化を進めることで、紙の書類の紛失や盗難といったリスクは低減できます。一方で、書類に機密情報や個人情報が含まれていることに変わりはないため、適切なセキュリティ対策が必要になります。
特に、アクセス権限や閲覧権限の設定を誤ると、本来閲覧できない従業員や外部関係者に重要な情報が漏えいするリスクがあるため、注意が必要です。 また、データを電子化することで、サイバー攻撃や不正アクセス、ハッキングなどの新たなリスクにも備える必要があります。
ペーパーレス化は、コスト削減や業務効率化など、成功すれば大きなメリットが得られます。一方で、ポイントを踏まえずに推進しようとすると、うまくいかないケースもあります。
ペーパーレス化を推進する際のポイントは、以下のとおりです。
それぞれについて詳しく解説します。
ペーパーレス化を推進する際は、全社一斉に導入するのではなく、特定の業務や部門から段階的に着手することが推奨されます。まずは、経費精算や会議資料の共有など、効果が見えやすい領域から始めることで、現場がメリットを実感しやすくなるでしょう。
導入前後の作業時間や印刷コストの比較を可視化するなど、削減効果を定量的に測定することも大切です。一気に進めようとするのではなく、段階ごとに課題を洗い出して改善し、次のステップへ反映するようにしましょう。
優先順位をつけながら着実に進めることが、スムーズな定着につながります。
ペーパーレス化を円滑に進めるには、事前に社内のルールや運用体制を整備することが重要です。電子文書の保存ルールを統一し、ファイル名の命名規則やフォルダ構成を定めることで、必要な資料を探しやすくなり、管理の属人化も防げるでしょう。
電子帳簿保存法やe-文書法などの法令要件に準拠することも大切です。
文書管理の管理部門や責任者を明確にしておけば、トラブル発生時の対応や運用改善もスムーズに進むでしょう。
ペーパーレス化を定着させるためには、現場の理解と協力が不可欠です。従業員の中には、今までの仕事の手法を変えることに不安や抵抗感を持つ方もいるでしょう。そのため、ペーパーレス化の目的やメリットを分かりやすく伝えることが大切です。
また、ツールの操作研修やマニュアルを整備し、誰でも利用しやすい環境を整えることが定着につながります。定期的に現場の意見や課題を収集し、運用方法を改善し続けることで、現場の実情に合ったペーパーレス化を実現できます。
ペーパーレス化を推進する際は、ワークフローシステムの導入が有効です。ワークフローシステムを活用すれば、これまで紙で行っていた「回覧・押印」をそのまま電子化でき、申請や承認をオンライン上で完結できます。
また、書類の作成・提出・保管までを一気通貫で電子化できるため、業務効率化や情報共有のスピード向上につながり、「紙に戻れない仕組み」を自然につくることができます。
電子化によって操作履歴が自動で記録されるため、不正防止や証跡管理がしやすくなり、内部統制の強化にも役立ちます。
「紙の書類を印刷して押印し、回覧後に保管する」といった一連の業務には、手間や時間がかかるだけでなく、多様な働き方に対応しにくいという課題があります。そこで役立つのが、Shachihata Cloudです。
Shachihata Cloudは、電子印鑑・ワークフロー・電子契約などの機能を備えており、申請から承認、保存までをクラウド上で完結できます。紙の管理コストや保管スペースの削減にもつながり、企業のペーパーレス化を強力に支援します。
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ペーパーレス化の必要性は理解しているものの、思うように業務改善が進まない企業も多いことでしょう。
実際にShachihata Cloudを導入し、ペーパーレス化や決裁スピード向上を実現した企業の成功事例をご紹介します。ぜひ参考にしてください。
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髙松建設株式会社は2017年に創業100周年を迎えた建設会社です。老舗会社だからこそ「日本一紙を多く使う建設会社なんだ」と、誇りに持つ人がいるくらいに紙文化が根付いていました。しかし2020年の新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけにペーパーレス化の見直しを本格的に開始。テレワークを中心とした働き方に変わるなかで、社内決裁のスピード化を図るため『Shachihata Cloud』を導入しました。結果的に、決裁フローの大幅短縮に成功。書類探しの時間も短縮され、従業員のストレス軽減にも繋がりました。
▶︎髙松建設株式会社のペーパーレス化事例について詳しく知りたい方はこちら
TVQ九州放送はユニークな番組制作で有名な福岡の民放局です。本社は福岡にありますが、東京・大阪・北九州に本・支社があるため、社内書類でも郵送やメール便でのやり取りが必要で時間的なロスが課題となっていました。しかし2020年の新型コロナウイルス感染症の流行によるテレワークの拡大により『Shachihata Cloud』の導入を開始。決裁は最速30分で終わるようになりました。
▶︎TVQ九州放送のペーパーレス化事例について詳しく知りたい方はこちら
グローブライド株式会社は釣り・ゴルフ・テニス用品などの製造販売を手掛ける企業です。同社では、以前よりワークフロー電子化のシステム基盤は構築されていましたが、帳票フォーマットを電子化するまでのリードタイムが課題でした。単純に承認申請だけを行えて、帳票フォーマットは現場が自分で開発できるワークフロー製品を探した結果、『Shachihata Cloud』に出会い無料トライアルを実施。すると、現場より「帳票フォーマットもこれまでと同様に自分たちで作れるし、とても分かりやすい、使いやすい」と好評な声が挙がり導入をしました。承認がどこで止まっているのかが可視化されるため、意思決定のスピード向上にも繋がっているようです。
▶︎グローブライド株式会社のペーパーレス化事例について詳しく知りたい方はこちら
ペーパーレス化の実現は、コスト削減や業務効率化など、企業にとって多くのメリットをもたらします。一方で、現場への定着や運用ルールの整備、使いやすいシステム選びが成功のポイントとなります。
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