この記事でわかること
企業の業務をスムーズに進めるうえで欠かせないのが、申請や承認などの流れを適切に整えるワークフロー管理です。紙やメールでのワークフローでは、進捗が分からない、承認が滞るなどの課題が生まれやすくなります。
本記事ではワークフロー管理のポイントや活用される業務例などを分かりやすく解説します。効率的に運用したい方には、操作がやさしくクラウド上で完結できるShachihata Cloudワークフローもおすすめです。
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ワークフローとは、申請・承認・決裁といった業務の手順をまとめた流れのことです。ワークフロー管理は、これらの定型業務が「モレなく・ムダなく・止まらず」に進むよう、手順を設計し、運用し、継続的に改善していく取り組みを指します。紙やメールベースのワークフローではなく、ワークフロー管理システムを導入するケースが一般的です。
ワークフロー管理は、企業の業務を滞りなく進めるために欠かせません。業務の見える化や手続きの標準化を進められるため、ムダな作業や承認の滞留を防ぎ、生産性の向上につながります。とくに複数部署で申請が行われる企業では、運用の質を左右する重要な仕組みです。
ワークフロー管理が重要な主な理由としては、下記のポイントが挙げられます。
ワークフロー管理システムを導入すると、申請が「誰のところで」「どの段階にあるのか」をリアルタイムで確認できます。紙やメールでのやり取りでは、承認者の手元で止まっていても気づきにくく、申請者が状況を追いきれないケースも珍しくありません。
ワークフロー管理システムを使えば、承認ルートのどこが滞っているのかを一覧で把握でき、業務を妨げるボトルネックを早期に発見できます。遅延が生じている担当者や承認段階を明確にすることで、必要な改善策を講じやすくなり、結果として全体の処理スピード向上につながるでしょう。
ワークフロー管理システムを導入することで、申請書の転記漏れ、誤ったファイルの添付、承認ルートの間違いといった人的なミスを削減しやすくなります。
ワークフロー管理システムは、申請内容に応じて適切な承認ルートを自動で選択できる機能を備えていることが多く、担当者が手作業で判断する必要がありません。また、必須項目の入力チェックによって、記入漏れや誤入力を事前に防げる点も大きなメリットです。
さらに、過去の申請データをテンプレート化して再利用できる仕組みがあるため、書式が統一され、書類の品質と履歴管理の精度向上にもつながります。こうした仕組みにより、業務全体の正確性と生産性を高めることができます。
ワークフロー管理システムを導入すると、申請書式や承認ルート、処理手順などをあらかじめ明文化して共有できるため、担当者の経験やスキルに依存した運用から脱却できます。特定の人しか処理方法を知らない状態が続くと、担当者の不在時に手続きが滞ったり、拠点や部署ごとに運用ルールがばらついたりするリスクがあります。
ワークフロー管理システムでは、業務フローを標準化して社内全体で共通の手順として扱えるため、誰が担当しても同じ流れで処理が進み、業務の再現性が高まります。また、複数拠点や部署で同じ仕組みを使えることから、組織の規模が拡大しても運用品質を維持しやすくなり、業務引き継ぎや教育の負担も軽減できます。
ワークフロー管理は、多くの企業で日常的に発生する申請業務を効率化するうえで欠かせない仕組みです。申請内容ごとに承認ルートや必要書類が異なる業務では、手順の標準化と進捗管理が大きな効果を発揮します。
ここでは、ワークフロー管理が活用される主な業務として、下記の3点について説明します。
人事・総務業務では、有給休暇の取得申請や勤怠に関する各種届出など、日常的に多くの申請が発生するため、ワークフロー管理が欠かせません。口頭連絡やメールベースの申請運用は、提出方法が担当者によって異なり、承認ルートが統一されないことから、処理漏れや確認の遅延が起こりやすくなります。
ワークフロー管理システムを使えば、申請経路が一つにまとまり、担当者や承認者がその都度探す手間を省けます。結果として、承認漏れの防止や申請方法の混乱回避につながり、日常業務の安定性が高まります。
取引先との契約手続きや、複数の承認が必要な稟議では、ワークフロー管理が特に重要です。値引きや新規企画の稟議などは、上長や関係部署の承認が求められるケースが多く、紙の書類や押印を前提とした運用では時間がかかりがちです。
ワークフロー管理システムを活用すれば、電子承認により押印作業を省略でき、承認依頼の回覧や承認状況の確認もオンラインで完結します。これにより、意思決定プロセスがスピードアップし、契約業務や稟議処理の効率化を実現できます。
通勤時の交通費や出張費、物品購入に伴う費用など、経費精算は多くの従業員が関わるため、ワークフロー管理が特に効果を発揮します。従来の紙やExcelでの精算では、計算ミスの発生やレシート紛失、提出遅延など、ミスや手間が発生しやすい運用になりがちです。
ワークフロー管理システムを使えば、入力チェックによる誤り防止や、必要書類の添付漏れを防ぐ仕組みによって、申請の正確性を高められます。また、申請内容の自動集計や履歴管理ができるため、経理担当者の確認作業も効率化でき、全体の処理負担を大幅に削減できます。
ワークフロー管理システムとは、申請書の作成から承認・決裁までの一連の流れを電子化し、オンライン上で完結できる仕組みです。紙での回覧や押印を前提とした手続きを置き換えることで、スピードと正確性を高められます。「稟議システム」「電子承認システム」「電子決裁システム」などと呼ばれることもあり、企業の定型業務を効率化するうえで欠かせないツールです。
ワークフロー管理を徹底するためには、自社の業務に合ったシステムを選ぶことが重要です。承認ルートの複雑さや利用部門の数、セキュリティ要件など、企業ごとに必要な条件は異なります。ここでは導入前に確認すべき下記のポイントについて解説します。
企業ごとに業務手順や承認ルート、必要な申請フォーマットは大きく異なります。そのため、ワークフロー管理システムが複数段階の承認や条件分岐、金額・部門別などのルールに柔軟に対応できるかは、選定の重要なポイントです。自社の運用に合わせて承認フローを自由に設定できなければ、現場で使いこなせず、結局 Excel やメールに戻ってしまう恐れがあります。
ワークフロー管理システムは、誰でも迷わず使える操作性が重要です。画面構成やボタン配置が分かりやすく、PCだけでなくスマホやタブレットでもスムーズに操作できるかは必ず確認すべき点です。使いにくいシステムは利用が浸透しにくく、運用の形骸化につながる可能性があります。
ワークフロー管理システムには、申請情報や契約内容など企業の重要データが蓄積されるため、セキュリティ対策は必須です。通信やデータ保存の暗号化、二段階認証、シングルサインオン（SSO）に対応しているかを確認することで、不正アクセスや情報漏えいのリスクを抑えられます。
また、申請・承認の権限設定が細かく管理できるか、代理承認やアクセス制御が適切に行えるかもチェックポイントです。さらに、操作ログや承認履歴、差し戻し履歴など、監査対応に必要な証跡が自動で残る仕組みがあると、内部統制の強化にもつながります。
ワークフロー管理システムの選定では、初期費用の有無や月額料金だけでなく、長期的な運用コストを確認することが重要です。管理者の設定作業、ユーザー教育、サポート利用に追加費用がかかる場合もあるため、総合的な費用対効果を見極めたうえで導入を検討しましょう。
勤怠管理、経費精算、会計ソフト、グループウェアなど、企業で使用する他システムと柔軟に連携できるかも重要です。API連携やデータ連携が可能であれば、入力の二重作業が減り、全体の業務効率がさらに向上します。システム間の接続性は導入前に必ず確認すべきポイントです。
Shachihata Cloudワークフローは、承認フローと電子印鑑を一体化し、紙の運用と同じ感覚で使える点が大きな特徴です。押印位置を指定したり、ふせん機能でコメントを残したりできるため、従来の紙運用をそのままデジタル化できます。
承認ルートも自在に設定でき、進捗状況をひと目で把握できるため、業務の滞留を防げます。また、承認から文書保存まで電帳法に対応しており、法令要件を満たした形で運用できる点も安心です。検索機能やアクセス権限管理が充実しているため、監査対応にも適しており、企業のガバナンス強化にも貢献します。
さらに、利用フェーズに合わせて選べる3つのプランがあり、中小企業から大企業まで幅広いニーズに対応できます。
ワークフロー管理システムを導入することで、申請・承認業務のスピード向上やミスの削減、業務標準化が進み、企業全体の生産性が大きく高まります。自社に合ったシステムを選び、日々の業務改善につなげましょう。クラウドで手軽に始められるShachihata Cloudワークフローもぜひご検討ください。
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