Shachihata Cloud DXコラム 電子契約の3要件とは?関連する法律や導入時のチェックポイントもわかりやすく解説
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電子契約の3要件とは?関連する法律や導入時のチェックポイントもわかりやすく解説

法律・制度
法的効力
電子契約
電子帳簿保存法
電子署名
WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

電子契約の法的効力を担保するためには、電子署名および諸要件を満たした保存方法を用いた運用が求められます。しかし、電子契約の要件にはさまざまな法律が関わっており、法改正を含めすべてを把握している方は少ないのではないでしょうか。

本記事では、電子契約の法的効力を高める要件とルールを規定する法律をわかりやすく解説いたします。電子契約の導入前にチェックすべきポイントもお伝えいたしますので、システム構築の手間を最小限に抑えたい方はぜひご覧ください。

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電子契約の法的効力を高める3つの要件    

電子契約の法的効力を高めるためには、次の3つの要件を満たして運用する必要があります。

  • 電子署名
  • 電子文書の保存方法
  • 国税関係書類の電子化

電子署名

電子署名法第2条および3条により、電子契約の締結の際は、電子署名により本人性および原本性を確保しなければなりません。なお、電子委任状を発行することにより、従業員に電子署名権限を委ねられます。

電子文書の保存方法

e-文書法により、電子文書の保存は、以下の要件を満たしたうえで行わなければなりません。

  • 見読性
  • 完全性
  • 機密性
  • 検索性

なお、すべての電子書類における義務は見読性のみです。ほかの3要件は、一部の書類を除き、努力義務とされています。

国税関係書類の電子化

国税に関する電子書類は、真実性・可視性を確保した方法で最低7年間保存しなければなりません。具体的な保存方法は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3つです。電子帳簿保存・スキャナ保存は任意ですが、電子取引データ保存は2024年1月1日から義務化されます。

電子契約の要件を規定する法律一覧    

電子契約の要件の規定には、さまざまな法律が関わっています。そのうち、特に関連深い下記の法律についてみていきましょう。

  • 電子契約に関連する法律
  • 民法
  • 民事訴訟法
  • 建設業法・下請法
  • 宅地建物取引業法・借地借家法
  • 労働基準法
  • 特定商取引法
  • 電子消費者契約法(電子契約法)
  • 印紙税法

電子契約に関連する法律

電子契約に関して直接規定する法律は、以下の5つです。

  • 電子帳簿保存法
  • 電子署名法
  • IT書面一括法
  • e-文書法
  • デジタル社会形成整備法

上記の法律の法改正を経て、電子契約制度に関するルールの義務化・緩和が進められています。特に、近年改正・施行された電子帳簿保存法・デジタル社会形成整備法の新要件には注意しましょう。

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民法

民法522条2項によると、本来、契約締結に書面は必須ではありません。つまり、法的な証明能力を備えられる方法であれば、電子契約でも問題なく契約が締結できるということです。

民事訴訟法

電子署名の効力は、民事訴訟法第228条4項で規定された「二段の推定」で担保されています。また、第231条および第247条により、電子データは法的な証拠になり得ることが示されました。

建設業法・下請法

建設業法および下請法の改正により、工事請負契約における一部書面は電子化できるようになりました。ただし、契約の締結は、国土交通省が定めるガイドラインに則って履行しなければなりません。

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宅地建物取引業法・借地借家法

2022年のデジタル社会形成整備法により、宅地建物取引業法および借地借家法の一部書類の電子化が認められました。しかし、事業用定期借地契約に関しては電子化できないため、注意して運用してください。

労働基準法

労働契約における労務基準等の内容は、電子文書として労働者に渡しても構いません。電子化の要件として、労働者自身が希望していることが挙げられます。

特定商取引法

2023年6月1日以降、電子商取引の分野でも、契約書の電子化が認められることになりました。ただし、契約書の電子化は、あくまでも消費者の同意のもとであることが原則です。

電子消費者契約法(電子契約法)

誤って意図しない電子契約を締結してしまった消費者は、その契約を取り消すことが可能です。トラブル防止のため、売り手は商品・サービスを映像等の電磁的方法を用いて消費者に説明し、買い手の承諾を得て契約を締結する必要があります。

印紙税法

印紙税法により、契約の締結を目的として発行された書面には印紙税が課されます。しかし、国税庁の見解により、電子契約には印紙税がかからないことが示されました。

▶️電子契約に印紙税がかからない理由について詳しく知りたい方はこちら

電子契約の要件を満たすためにチェックすべき5つのポイント    

電子契約の要件を満たし、適切に運用するためには、以下5つのポイントを必ずチェックするよう心がけてください。

  • 契約フローの見直し
  • 相手方の意向
  • 導入スケジュール
  • 保存年限
  • 電子化の適法性

契約フローの見直し

電子契約を導入すると、従来の書面契約における業務フローが大きく変化します。電子契約への対応方法や電子文書の保存方法など、新体制に適した契約フローへ見直し、担当者・従業員にも周知徹底しましょう。

相手方の意向

電子契約の利用には、契約者双方の同意が不可欠です。相手方が電子契約を受け入れない場合には、従来どおり書面により契約締結するのが原則とされています。

導入スケジュール

全契約業務を一気に電子化すると、社内外で混乱を招きかねません。導入範囲は慎重に検討し、徐々に電子契約の導入を進めることが好ましいといえます。

保存年限

電子署名の有効期限はおおむね5年間です。しかし、電子帳簿保存法では7年、法人税法では10年間の電子データ保存を要します。電子データの保存年限を把握し、長期署名を施して対策しましょう。

電子化の適法性

多くの書面が電子化できるようになったものの、現時点ではまだ電子化できない書類が存在しています。任意後見契約など、公正証書の作成を要する一部の書類が電子化禁止の対象です。

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【低コストで導入できる】非改ざん性を担保した電子契約ならShachihata Cloud!

DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。

Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー550円からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。

相手方は無料で捺印できる!ゲストユーザーの利用方法

契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。

また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。

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非改ざん性を担保!電子署名の付与方法

電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。

Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。

アクセス権限で柔軟に管理!フォルダの設定方法

Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。

フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。

法的要件をクリアした電子契約システムを導入しよう

電子契約の運用を始める際は、電子化にかかわる法律とその要件を把握するとともに、従来の業務フローを見直して計画的に導入しましょう。しかし、数多い法律をすべて把握し、法改正のたびに対応するのは非常に煩雑な作業です。

法的要件を手軽にクリアできる電子契約システムをお探しなら「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」をおすすめいたします。長期保存キャビネット・検索インデックスおよび「Box」との外部連携などの機能を搭載し、電子帳簿保存法への対応も万全です。全機能が無料トライアルでお試しいただけるだけではなく、オペレーターが丁寧にサポートいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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