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コラム

はんこ出社が不要に!社外取引にも使える電子印鑑サービスShachihata Cloud

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

「はんこ」でお馴染みのシヤチハタから、クラウド型の電子印鑑サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」が提供されていることをご存知でしょうか。自宅からでも外出先からでも書類にアクセスし、認印や角印など簡単に押印できるサービスです。リモートワーク時代に対応してセキュリティが強化され、社外取引にも使用できるようになりました。
本記事では進化したShachihata Cloudの特徴や機能、ご利用料金などをご紹介します。

Shachihata Cloudとは?

Shachihata Cloudとは、WordやPDFなど様々な文書に対応した、クラウド型の電子決裁サービスです。主な機能は電子印鑑の作成と押印、そして押印した文書の回覧です。会社のパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも、稟議書や見積書、発注書、注文書、注文請書といったビジネス文書を確認して、承認・押印・回覧ができます。自宅や外出先、出張先など場所を問わず、いつでも簡単に対応できる利便性の高いサービスです。

これまでは社内文書のやり取りを中心としたサービスでしたが、社外取引向けにセキュリティが強化され、より一層安心して使用できるようになりました。

Shachihata Cloudの特徴

まずはShachihata Cloudの特徴を3つご説明します。

1. ビジネスプロセスそのまんま

Shachihata Cloudの製品コンセプトは「BPS(ビジネスプロセスそのまんま)」。書類の申請、押印、承認、回覧といった今までのビジネスプロセスを変えることなく、そのままデジタルに移行できます。導入も容易で、押印のために出社する「はんこ出社」は不要となるのです。

2. 固定額で利用可能

Shachihata Cloudはわかりやすい料金体系となっています。初期費用は不要、月額利用料は印面数1つに対してスタンダード版は110円(税込)、ビジネス版は330円(税込)です。導入を検討しやすい費用感に設定されています。

3. 決裁申請時間を大幅に短縮

Shachihata Cloudを活用すれば、決裁申請にかかる時間を大幅に短縮することができます。
たとえば得意先へ営業活動を行う場合のフローでは、得意先との打ち合わせ、見積書の作成、確認、承認、押印、得意先への提出と、社内外で複数回のやり取りが発生します。社内の承認者が出張などで不在だと、見積書の提出が遅れて商談に影響する可能性があります。

しかしShachihata Cloudを導入いただいた企業では、得意先との打ち合わせの後にすぐ見積を作成し、速やかに社内承認を経た上で、当日中に提出して素早く商談が進められるようになった事例も。操作が簡単である点も高い評価をいただいています。

Shachihata Cloudのお客様導入事例について詳しく知りたい方はこちら

クラウドサービスを利用する場合の注意点

クラウドサービスは利便性が高く、導入コストも安く抑えられるメリットが大きく、導入企業数は年々増加傾向にあります。総務省「令和元年通信利用動向調査の結果」によると、クラウドサービスを利用する企業の割合は、64.7%になりました。
しかし、導入にあたっては事前にクラウドサービスのデメリットも理解しておく必要があります。ここで、クラウドサービスを活用する場合に、注意しておきたいポイントを2つご紹介します。

1. 不正アクセスの防止

クラウドサービスは誰もがアクセスしやすいメリットに対し、不正アクセスによる情報漏えいの事故リスクが最大の懸念事項となります。
不正アクセスは利用者のID/パスワードなどのアカウント情報の管理不備が原因で起こりうるため、アカウント管理には細心の注意を払う必要があります。合わせてデータを特定のネットワークからしかアクセスできないように制限するなどの対策が考えられます。

2. 障害発生時の対応フロー整備

クラウドサービスは、社内に保守・管理体制を保持しておく必要がないメリットも大きいとされています。しかし、クラウドサービスを提供する事業者側で障害が発生した場合、サービスが使用できなくなったり、最悪の場合はシステム内に保管したデータが消えてしまったりといった事態が想定されます。
万が一の事態に備えてデータのバックアップを取得しておくこと、また、障害が発生した場合の影響とその際の対応フローを整備しておくことが大切です。

参考:https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/business/staff/13.html

社外取引にも対応!進化したShachihata Cloudの新機能

2020年6月にご契約数300,000件を突破したShachihata Cloudは、社外取引にも活用したいという多くのご利用者様からの声に応える形で、セキュリティ機能が強化されました。ここではビジネス版に最近実装された新機能を3つご紹介します。

1. 二要素認証

ログイン時のユーザ認証として通常使用するID/パスワードによる認証に加え、「パスコード認証」または「QRコード認証」のどちらかを選択する「二段階認証」を採用しました。これにより複合的に本人認証を実行して本人性を担保し、なりすましを防止できます。
その他、IPアドレス制限やSAML認証(有償)のオプションも用意されています。これらは不正ログインの防止に有効な対策となります。

2. 電子署名・タイムスタンプ

また、事業者署名型(立会人署名型)の電子署名を付与できる機能も実装されました。電子署名を付与することで本人証明ができ、また署名後に編集が行われた場合履歴が残るようになり、非改ざん証明になります。
さらに、有償オプションにはなりますが、押印をした日時の記録を残すタイムスタンプ機能が付与できるようになりました。電子署名と合わせて活用することで、電子文書の原本性・真正性を確保し、本人担保をより確実なものとします。

電子署名の仕組み・メリットなど基礎知識について詳しく知りたい方はこちら

3. 社外秘設定

社外に文書を送付する際には、同じ1つの案件であっても、社外には見せたくない社内のやり取りが書類に記載されるケースもあるかと思います。Shachihata Cloudでは、社外に書類を回覧する際、社内文書を非公開にして送付する機能が実装されました。そのため取引先には送りたい書類だけを送付でき、社内文書が外部に漏れる心配はありません。

まずは30日間無料トライアル!

Shachihata Cloudでは、30日間限定の無料トライアルを実施しています。まずは導入の容易さや使い勝手を体験してみてはいかがでしょうか。詳しくはシヤチハタまでお問い合わせください。

クラウド電子印鑑・電子署名サービス「Shachihata Cloud」

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