PDFに電子署名を無料で作成する方法を画像で解説！確認方法も紹介

この記事では、PDFファイルに電子署名を無料で作成する方法について、分かりやすく解説します。電子署名は、PDF上での本人確認やデータの改ざん防止に役立つ便利な機能です。近年、電子契約の導入が進む中で、PDFに電子署名を付与する方法はビジネスにおいて必須のスキルとなっています。また、PDFに追加された電子署名の確認方法についても解説していますので、ぜひご参考ください。

電子署名とは？

電子署名とは、デジタル上での「サイン」や「印鑑」に相当するもので、PDFやその他の電子文書に対して本人確認を行うための技術です。電子署名を付与することにより、署名を行った人がその文書の内容に同意したことを証明できるだけでなく、文書の改ざん防止にも役立ちます。一般的に、電子署名には「電子証明書」と呼ばれる暗号化技術を利用したデジタルデータが使用され、この電子証明書によって署名者の身元確認が可能になります。

電子署名はビジネスや公的な書類などで広く利用されており、契約書などの重要な文書でも利用されることが増えています。電子署名は、タイムスタンプ機能を使って署名が行われた日時を記録することもできるため、セキュリティ面でも非常に信頼性の高い手法とされています。このように、電子署名はPDFファイルに追加することで、信頼性と安全性を高める重要なツールです。

PDFの電子署名に必要なソフト

PDFに電子署名を付与するには、対応するPDF編集ソフトが必要です。無料ソフトとしては「Adobe Acrobat Reader」や「DocuSign」などがあり、これらのツールを使うと簡単に電子署名を追加できます。有料ソフトの場合、「Adobe Acrobat Pro DC」などの高度な機能を備えたものもあり、セキュリティ設定や複雑な電子証明書の管理が可能です。有料版は、企業向けの高度なセキュリティ機能や電子契約システムとの連携など、より充実した機能が搭載されています。無料・有料を問わず、署名の作成と確認に対応したソフトを選択し、PDFファイルに適切なセキュリティを追加しましょう。

PDFに電子署名を入れる流れ（Acrobat Reader使用）

以下、Acrobat Readerを使用して、電子証明書を使用せずにPDFに電子署名を入れる流れを説明します。

※画面はバージョンにより異なります。

1. Acrobat Readerを起動し、署名するPDFファイルを開く

まず、Adobe Acrobat Readerを開き、電子署名を追加したいPDFファイルを読み込みます。ファイルを開くには、「ファイル」メニューから「開く」を選択し、署名するPDFファイルを指定してください。この時点で、ファイルの内容を一通り確認しておきましょう。電子署名は文書を承認する役割を持つため、内容に問題がないか事前に確認することが大切です。また、Acrobat Readerを使用するには最新のバージョンに更新しておくことをお勧めします。最新バージョンのほうが機能も充実しており、セキュリティ面でもより安全です。

2. 「ツール」メニューから「入力と署名」を選択

次に、画面上部の「すべてのツール」タブをクリックし、「入力と署名」オプションを選択します。この機能により、PDFファイルに電子署名を付与する準備が整います。「入力と署名」を選択すると、新たに署名の項目が表示され、署名者を指定する画面が開きます。Acrobat Readerでは、署名を依頼する相手を指定するか、文書に直接自分で署名を追加することができます。自分自身で署名を追加したい場合は、「自分で入力して署名する」を選び、署名を入れる手続きを進めます。

3. 「署名」を選択して署名欄を配置

「自分で入力して署名する」を選んだ後、文書に署名欄を追加するための操作画面が表示されます。この段階で、「署名」をクリックすると署名入力の画面が表示され、ここで自分の名前を入力するか、手書き風のサインを作成することが可能です。署名の形式は「タイプ」か「手書き」、「画像」を選択できるため、好みに合わせて選択してください。署名欄の位置はドラッグで移動可能なため、適切な位置に配置しましょう。配置が決まったら、クリックして署名を確定します。

4. 署名を確定し、文書を保存する

最後に、配置した署名を確定し、PDFファイルを保存します。電子署名がPDFに追加されます。保存する際は、別名で保存するか、署名を付与したバージョンとして新たなファイル名をつけることをおすすめします。保存が完了すると、署名が追加されたPDFファイルの準備が整います。内容改ざんがされていない電子証明書を付与する場合は、「証明書を使用」から「デジタル署名」を追加する必要があります。

PDFファイルの電子証明書付きの電子署名を確認する方法

PDFファイルに追加された電子証明書付きの電子署名を確認するには、Adobe Acrobat Readerを使います。まず、署名が追加されたPDFファイルをAcrobat Readerで開き、画面上部の「署名パネル」を選択します。すると、文書内の電子証明書付きの電子署名が表示されます。署名が適切に付与されている場合、署名者情報や署名が有効かどうかが確認できます。

Adobe Acrobat Readerで電子署名付与は可能だが中々面倒

Adobe Acrobat ReaderでPDFに電子署名を付与することは可能ですが、操作が複雑で慣れるまでに時間がかかる場合があります。そこで、電子契約サービスを活用することで、スムーズに電子署名ができるほか、利便性やセキュリティの向上といったメリットが得られます。

電子署名の継続利用なら電子契約サービスがおすすめ

電子契約サービスの電子署名は、業務で普段使い出来る利便性やセキュリティ機能が備わっています。PDFファイルへの電子署名の付与はもちろん、サービスによってはエクセルやワードのファイルに電子署名を付与しPDFでダウンロードすることも可能です。

電子契約サービスを導入することで以下のメリットが見込めます。

1. 操作が簡単で効率的
2. 高いセキュリティ機能
3. ペーパーレスでコスト削減

メリット1：操作が簡単で効率的

電子契約サービスでは、専用のインターフェースが整備されており、直感的な操作で簡単に電子署名を追加できます。Adobe Acrobat Readerでは電子署名の手順が多く、署名位置の設定や細かな確認が必要ですが、電子契約サービスを使うと、数クリックで署名の完了まで手続きが進みます。特に複数の書類や契約書を頻繁に扱う企業にとって、簡単で効率的な署名付与の機能は時間と手間の節約につながります。さらに、クラウド上で書類を一元管理できるサービスも多く、署名済みの文書をすぐに確認したり共有したりすることができ、業務の効率化に役立ちます。

メリット2：高いセキュリティ機能

電子契約サービスでは、セキュリティ対策が充実しているため、安全な環境で電子署名が行えます。例えば、アクセス権限の制御、IPアドレスの制限、二段階認証などの高度なセキュリティ機能が実装されており、不正アクセスや情報漏えいのリスクが低減します。また、タイムスタンプ機能により、署名の日時を証明することができ、文書の改ざん防止や後々の信頼性確保にもつながります。特に法的に重要な契約文書では、セキュリティを確保できる電子契約サービスを利用することが推奨されます。

メリット3：ペーパーレスでコスト削減

電子契約サービスを利用することで、紙の書類を使用しないペーパーレス化が実現します。従来の紙の契約書では、印刷や郵送、保管に関するコストが発生しますが、電子署名を用いた電子契約ではこれらのコストを削減することが可能です。また、保管スペースも不要になり、書類の管理もデジタル化によって効率化されます。電子契約サービスの多くはクラウド上で書類を保存する機能も提供しているため、検索や共有が簡単にでき、業務全体のコストと手間を大幅に減らすことが可能です。

電子契約サービスならShachihata Cloud

本記事で紹介したように、電子署名や契約をスムーズかつ安全に行うには電子契約サービスの導入が有効です。Shachihata Cloudは、簡単な操作で電子署名や契約手続きを行え、高度なセキュリティ機能も備わっています。ペーパーレス化によるコスト削減も実現し、業務効率の向上に大きく貢献します。日々の契約処理や書類管理をより効率的に進めたい方は、導入をぜひご検討ください。

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