この記事でわかること
電子契約の書類は、システムの自社構築もしくはサービスの導入で作成できます。テンプレートを用いれば無料で作れますが、デメリットも少なくありません。手軽に電子契約書を作成したいなら、電子契約サービスの利用がおすすめです。本記事では、電子契約書の作り方を解説いたします。導入・選定のポイントも紹介いたしますので、契約プロセスをDXしたい企業の方はぜひご一読ください。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
電子契約書とは、契約内容を紙ではなく電子データとして作成・保存し、インターネット上でやり取りする契約書のことです。
e-文書法に基づき「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つの要件を満たす必要があります。これらを満たすために、電子署名やタイムスタンプなどの仕組みで契約の信頼性の確保と改ざん防止を実現します。紙の契約書と異なり、印紙や郵送が不要でスピーディに締結できる点が特長です。
電子契約書を作成する方法は、大きく分けて2通りあります。
書類作成から承認まですべてのプロセスが一元化する電子契約サービスを利用する方法です。電子契約サービスには、サービス提供元のプラットフォームを利用する手軽なクラウド型と、自社サーバーにシステムを構築する自由度の高いオンプレミス型の2種類があります。法的要件を満たしているシステムが自動で保たれるため、運用・管理も容易です。従来の契約フローを大きく変えることなく手軽に移行できることもあり、電子契約サービスを用いた電子契約書の作り方がスタンダードだといえます。
自社で電子契約システムを作成し、電子契約書を作成する方法です。契約データも保守・管理も、自社サーバーで行います。システムの構築には、専門的で高度なスキルが不可欠です。無料の簡易的なやり方では、セキュリティ面のリスクが高すぎるためおすすめできません。また、電子帳簿保存法やe-文書法への対応など、法務への深い理解も要します。大規模なシステムになると、整備と管理に膨大な手間とコストがかかるでしょう。
電子契約書は、作成から締結までをすべてオンラインで完結できます。
以下の4ステップを押さえておくことで、契約作業をスムーズかつ安全に進められます。
まず、契約当事者や契約条件など、必要な項目や合意事項を正確に整理します。
特に「誰と」「何を」「どの条件で」契約するのかを明確にしておくことが重要です。作成した文書は、後で電子契約サービスにアップロードできるようPDF形式に変換しておくとよいでしょう。
完成した契約書を、電子契約サービスや自社システムにアップロードします。
紙のように印刷や郵送の手間が不要になるため、業務効率化の効果をすぐに実感できます。クラウド上で安全にやり取りできる点も、電子契約の大きな利点です。
契約書がアップロードされると、相手方に自動で通知が届きます。
相手は自分の端末からオンライン上で契約内容を確認し、問題がなければ承認を行います。
承認履歴はシステム内に記録されるため、後から内容を確認でき、トラブル防止にもつながります。
最後に、契約書に電子署名やタイムスタンプを付与します。
電子署名によって「誰が署名したのか」が証明され、タイムスタンプによって「いつ契約が締結されたか」「その後改ざんされていないか」が保証されます。
これらの仕組みを組み合わせることで、電子契約書の信頼性と法的有効性が確保され、安心して運用できる契約プロセスが完成します。
電子契約書を導入すると、以下３つのメリットが得られます。
電子契約では、印刷・押印・郵送・返送といった一連の工程が不要になります。
契約書を作成してクラウド上にアップロードすれば、相手がオンライン上で内容を確認・承認可能です。パソコンやスマートフォンから署名・承認ができ、進行状況もシステム上で一目で把握できます。物理的な移動や押印作業が不要になることで、時間を有効に使え、生産性の向上にも寄与します。
電子契約書では、紙の契約書で必要だった収入印紙が不要です。
電子データは課税対象とならないため、1件あたり数千円の印紙代を削減できます。さらに、郵送費やバイク便、印刷用紙やインクなどの経費も不要となり、契約業務にかかる総コストを大幅に削減可能です。ペーパーレス化が進むことで、オフィスの保管スペース削減にもつながります。
契約書の電子化により、紙文書で問題となる紛失のリスクが軽減します。権限があれば、いつでもデータにアクセス可能であり、社外に持ち出す必要がないからです。電子署名やタイムスタンプなど、ハイレベルな改ざん・なりすまし防止機能が搭載されたシステムもあるため、セキュリティ面も心配ありません。
▶電子契約に印紙代が必要ない理由について詳しく知りたい方はこちら
電子契約では収入印紙がいらないのはなぜ？印紙税が不要な理由を法律と国税庁の見解から解説
電子契約には印紙税がかからないため、収入印紙の添付は不要です。本記事では、印紙のしくみと電子契約に印紙税がいらない根拠を国税庁や国会の見解から説明いたします。電子契約は印紙税のカット以外にもさまざまなメリットがありますので、注意点や導入時のポイントを踏まえてぜひご検討ください。
電子契約書はペーパーレス化やコスト削減などの利点がある一方、新たな課題が発生する場合もあります。ここでは導入時に考慮すべき代表的な3つのデメリットを紹介します。
電子契約書の利用にはシステム導入時の初期費用や運用コストが必要になるケースがあります。 無料プランを提供するサービスもありますが、高度なセキュリティやカスタマイズ機能を求める場合は追加料金が発生することも少なくありません。
社内システムとの連携や管理者教育など、細かな作り方や運用体制の整備も含めると、結果的にある程度のコスト負担は避けられないでしょう。最初の投資負担をどう捉えるかが鍵となります。
電子契約書は紙の契約書に比べてデータ漏えいや不正アクセスのリスクを意識する必要があります。クラウド上に保管する場合、セキュリティ対策の強度やバックアップ体制を比較検討することが不可欠です。
また、契約関連の法律や電子署名法の知識も求められ、社内に十分なノウハウがないと運用面でトラブルが生じる可能性があります。定期的な監査やセキュリティアップデートなど継続的な管理が必要になる点もデメリットといえます。
電子契約書は印紙税が不要でコスト面のメリットがある一方、取引先によっては従来の紙契約を好むケースが残っています。高齢の担当者や社内規定が厳格な企業などでは、電子化の手続きに不安を感じる場合も多いでしょう。
その結果、紙と電子を使い分ける必要が生じ、書面契約との運用の違いを調整する手間が増す懸念があります。互いの認識をすり合わせるプロセスに時間を要し、スムーズな締結が難しくなる可能性もあります。
電子契約には多くのメリットがありますが、万能というわけではありません。導入の際は、以下のポイントを押さえたうえで運用してください。
現時点では、すべての契約書を電子化できるわけではありません。法律上、次の契約では契約書を書面で交付することが義務付けられています。
また、電子化できる書類であっても、取引先や消費者の利益を害さない配慮が求められます。
▶電子契約できない書類について詳しく知りたい方はこちら
電子契約できない書類にご注意を！契約不可となる法律上の理由と判別基準
現在、ビジネス文書の大半が電子化できるようになりました。しかし、書面での交付が義務付けられた文書がまだ存在することに注意しましょう。本記事では、法律で電子化できない書類についてまとめました。デジタル化の可否を見分ける方法もお伝えしますので、電子契約の取り扱いにお悩みの企業の方はぜひご覧ください。
電子契約書を契約の相手方に送付する際、変換したPDFデータの容量が大きすぎると、電子契約書を送付できない可能性があります。電子契約を利用する際は、データ量に気を付けるほか、複数回にわけて送付するなど工夫しましょう。
電子契約を導入する場合は、システムの操作方法や法律への理解など、従業員のリテラシーを高めるための対策が必要です。社内での説明会・研修会の実施や、テキストを配布するなどして、電子契約システムの操作方法を周知徹底しましょう。
電子契約はインターネット環境につなげないと使えないため、通信障害や災害発生時に長期間アクセスできなくなる恐れがあります。データのバックアップはもちろん、緊急時や復旧までの対処法を確認しておくことが大切です。
電子契約は、自社で一から構築するより、電子契約サービスを用いるのが手軽かつリーズナブルです。以下3つのポイントをあらかじめ確認しておくことで、自社に最適な電子契約サービスを選定できるでしょう。
電子契約ツールが、自社の課題を解決できる機能を備えているかどうかを確認してください。承認機能やあらゆる契約書に対応できる豊富なテンプレートの有無など、オプションも含め厳しくチェックしましょう。
ビジネスにおける契約は、機密性を求められるものが少なくありません。情報漏えいや改ざん、サイバー攻撃に対するハイレベルなセキュリティ対策が重要です。
電子契約サービスは、長期利用が前提でランニングコストがかかり続けます。利用の安さだけにこだわらず、費用に対する効果を検討のうえ、無理のない資金繰りができるサービスを選びましょう。
DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面の心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー110円からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。
契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。
また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。
電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。
Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。
Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。
フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。
電子契約書は、法律に基づき適正に管理しなければなりません。そのため、自社システムを構築するより、電子契約サービスのほうが作成も簡単で運用も容易です。しかし、数ある電子契約ツールの中から、機能やセキュリティ対策の充実度と費用との兼ね合いを考慮しつつ比較・検討するのは難しく感じる企業の方も多いでしょう。
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