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電子署名とは、紙書類における印鑑やサインに相当するもので、電子文書に付与することで「本人が作成したこと」「改ざんされていないこと」を証明できます。
本記事では、電子署名を付与する方法や法的効力、導入効果について解説いたします。実際に導入する際の注意点も紹介しておりますので、業務効率やセキュリティの向上、ペーパーレス化を進めたい企業の方はぜひ最後までご覧ください。
電子署名とは、電子文書に付与する署名のことを指し、紙書類における印鑑やサインに相当するものです。電子署名を付与することで、電子文書が「いつ」「誰に」作成されたものかを証明できるため、電子文書の改ざん防止や原本性を保つことにつながります。
リモートワークといった多様な働き方が推進されたことで、ビジネスにおいて広く利用され始めています。
電子署名する方法は以下の3つです。
PDF文書に電子署名を付与する方法を、「Adobe Acrobat Reader」を例にご紹介いたします。電子署名を行うには、「デジタルID」を取得する必要がありますので、お持ちでない方は公式ホームページに沿って手続きをしましょう。では、電子署名を付与する方法を解説いたします。
PDF文書を開いたら、「ツール」を選択し、「証明書」をクリックします。
PDF文書の画面の上部に表示された、「デジタル署名」をクリックします。
署名に使用する「デジタルID」を選択し、「続行」をクリックします。
複数のデジタルIDを保有している方は、この画面に複数個表示されます。
選択したデジタルIDの署名のプレビューが表示されます。問題なければ、「署名」をクリックします。
署名が完了すると、PDFに下記画像のような電子署名が付与されます。
以上で、PDFに電子署名を付与する手続きが完了です。
ExcelやWordの電子署名を作成する場所をクリックしておきます。
挿入タブのテキストで「署名欄」を選択し、「Microsoft Office 署名欄」をクリックします。「署名の設定」が表示されますので、以下4つを入力し、「OK」をクリックします。
| 1.署名候補者 2.証明候補者の役職 3.署名候補者の電子メールアドレス 4.電子候補者に対する説明 |
挿入された電子署名欄をクリックすると署名を入力できるようになるため、名前を入力し「署名」をクリックします。
以上で、ExcelやWordに電子署名を付与する手続きが完了です。
電子署名機能がある電子契約サービスを利用すれば、電子署名を付与したい文書をアップロードして設定をするだけで、簡単に電子署名を付与できます。PDFやExcel、Wordなどの手続きは不要なため、電子署名を利用する機会が多い企業は電子契約サービスの導入をおすすめします。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の電子契約サービスでも、電子署名やタイムスタンプを付与することが可能です。
電子署名法により、電子署名に法的効力を付与するには「電子証明書」や「タイムスタンプ」を用いて、「本人が署名したこと」と「改ざんされていないこと」を証明する必要があります。
| （電子署名法2条1項） 一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。 二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。 |
法的効力のある電子署名が付与された電子文書は、手書きの署名や印鑑のある紙書類と同じように本人が作成し、改ざんされていない文書として扱われます。
電子署名を導入することで、以下のような効果が得られます。
法的効力のある電子署名が付与された電子文書は、「本人が作成したこと」と「改ざんされていないこと」が証明されています。そのため、署名や押印された紙書類と同様に扱われるため、文書の信頼性を高められます。なりすましなどのリスクを防ぐこともできるため、セキュリティを向上させることが可能です
紙書類の文書を電子文書に置き換えることで、Web上で契約手続きなどを完結できるため、紙の使用量削減につながります。電子文書の導入によるペーパーレス化は、環境保護やSDGsの観点からも重要な取り組みとなり、持続可能な社会を目指している企業として「企業価値の向上」を期待できます。
電子署名を導入する際には、「業務フローの構築」と「情報漏えいのリスク」に注意しましょう。
電子署名を導入することで紙書類から電子文書になり、従来と異なる手続きになるため、会社全体で導入方法や業務フロー、ルールの検討が必要になります。さらに、電子化に伴った混乱やトラブルが予想されるため、相談窓口や説明会など十分なフォロー体制を整えておきましょう。
電子文書はクラウドやサーバー上で保存するため、保存先にアクセスできる人は誰でもダウンロードできます。そのため、保存先にアクセスできる人の制限や、ダウンロードなどのログは確認できるようにしておきましょう。
また、紙書類と異なり、外部からのハッキングなどによって情報漏えいのリスクもあります。とはいえ、電子署名の導入に限らず、日頃からハッキングなどのサイバー攻撃の対策を整えておくことで、リスクを抑えることが可能です。
Shachihata Cloudは電子署名に対応しており、従来の紙書類と同じ回覧フローで「承認や締結」が行える電子契約サービスを提供しています。電子証明書以外に、印鑑や社印も電子化して利用でき、取引先が無料で押印できるゲストユーザーの機能も備わっています。
リモートワークやペーパーレス化に伴って、多くの企業で電子署名や電子印を利用した電子契約を進めているため、電子契約を検討している方はShachihata Cloudを利用してみてはいかがでしょうか。今なら無料トライアルを実施しています。
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