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コラム

Web上で電子印鑑を作成する方法とは?無料で使えるサービスも紹介

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

時間やコスト削減の観点から、電子印鑑を利用する企業が増えてきました。昨今ではリモートワークの普及に伴い導入を検討した方も多いでのではないでしょうか。本記事では、これから利用を考えている企業様向けにWeb上で電子印鑑を作成する方法をご紹介します。無料で作成する方法、有料で作成する方法、それぞれのメリット・デメリットも解説するので、ぜひご参考にしてください。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、PDFやExcel(エクセル)などで作成したデータに直接押印できるシステムのことです。従来行われていた、紙に「捺印する」という行為を電子化したものを指します。別名「デジタルハンコ」と呼ばれており、ビジネスの場面でも使用されるケースが増えてきました。

DXやテレワークの促進で利用者が増加

近年では電子印鑑を利用する企業が増えてきました。実際、JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)の調査では、2020年の段階で日本全体の43.4%の企業が電子契約を利用しており、27.5%の企業が今後利用を検討しているようです。

また、現在では新型コロナウイルス拡大によるテレワークの普及により、より多くの企業が導入しているとも考えられます。企業によっては、印鑑を押すために出社する「はんこ出社」を余儀なくされていますが、電子印鑑を導入することで押印や郵送が不要となり、完全テレワークの実現が可能なため、ますます注目を集めているのです。

2018年には経済産業省から「DX推進ガイドライン」が発表され、国を挙げてDX(デジタルトランスフォーメーション)推進に取り組む方針が決まったため、今後もますます普及すると考えられます。

時間やコストの削減につながる

書面印鑑では押印や捺印で多くの時間が必要となり、とくに社内稟議書では書類を回覧して一人ずつ捺印をするため、膨大な時間がかかります。しかし、電子印鑑ではこのような手間が不要となるのです。昨今では人手不足や働き方改革の背景から経営の効率化を求められており、電子印鑑はその一助を担っています。

また、書面印鑑で必要だった紙代・印刷代・郵送代などが不要となるため、コストの削減に繋がるのです。ひとつひとつは小さな金額に見えますが、蓄積すると決して軽視できない金額となるため、電子印鑑はコスト削減の観点からも評価されているのでしょう。

電子印鑑に向かない印もある

電子印鑑は書面印鑑と同じく「確認済み・承認済み」といったことを示すものであり、認印として使われます。そもそも印鑑は日本独自の文化です。あくまで商習慣として根付いているものであり、法的効力を発揮するものではありません。そのため電子印鑑は実印には向いていません。実印とは法的に認められている印鑑のこと。銀行融資を受ける際など大きなお金が動く際には、自治体に登録した実印を用いる必要があるでしょう。

電子印鑑をWeb上で作成する方法

電子印鑑はWeb上で簡単に作れます。無料で作る方法、有料で作る方法、それぞれ異なる特徴を持ちますが、まずはその作成方法をご説明します。

電子印鑑を無料で作成する方法

まずは電子印鑑を無料で作成する方法をご説明します。

Word・Excelを利用する

電子印鑑はWordやExcelで簡単に作成できます。

▼Word・Excelで作成する手順
①「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入
② 円を右クリックし「塗りつぶしなし」に変更
③円の上に名字をテキストで入力
④バランスを整える
⑤図として保存

詳細な作成方法は下記記事でもご紹介しています。ぜひご参考にしてください。

▼ 電子印鑑を作成する方法についてく知りたい方はこちら

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フリーソフトを利用する

無料で使えるソフトもあります。おすすめは下記3つです。

PIXLR
スキャナや撮影で取り込んだ印影をもとに電子印鑑を作成します。背景の透過や切り抜きなど画像編集が必要となりますが、その分、細かな点まで編集できるのが特徴です。

クリップスタンプ
「日付印」「代理印」「三文判」「丸印」「角印」など多様な印鑑が作成できます。印鑑には部署名も記載できるため、社内稟議に使用する場合に適しているでしょう。

印鑑透過 
印鑑画像をアップロードするだけで簡単に電子印鑑を作成できます。編集作業が不要なため、PC操作に苦手意識を持つ方でも安心して利用できます。

電子印鑑を有料で作成する方法

有料のサービスで電子印鑑を作成する企業も多い傾向にあります。作成方法はツールによって異なりますが、いま利用している印鑑をアップロードして電子化するケースが多いです。おすすめのサービスは記事の最後にご紹介します。

電子印鑑を無料・有料で作成するメリット・デメリット

電子印鑑を無料で作る場合と有料で作る場合では何が違うのでしょうか?それぞれメリット・デメリットがありますので、状況に合わせてご利用ください。

電子印鑑を無料で作成するメリット・デメリット

電子印鑑を無料で作成するメリットは下記の通りです。

・コストがかからない
・作成後すぐに利用できる

社内で本格導入する前にまずは実験的に試してみたいという場合は、無料で作成するのがおすすめです。無料とはいえ認印としては問題なく使えます。

一方で、電子印鑑を無料で作成するデメリットは下記の通りです。

・印面サイズや書体など、選択肢に限りがある
・セキュリティリスクがある

無料で作成した場合、複製が容易なため悪用されるリスクがあります。とくに社外との契約で使用する際にはセキュリティの観点から無料で作成するのは避けるべきでしょう。

電子印鑑を有料で作成するメリット・デメリット

電子印鑑を有料で作成するメリットは下記の通りです。

・印面サイズや書体など、選択肢が多い
・セキュリティリスクが低い

有料の電子印鑑の場合、「誰が」「いつ」捺印したのか分かるサービスもあります。また、捺印後に書類を改ざんされた場合でも検知機能があるため、悪用のリスクも少ないでしょう。

一方で、電子印鑑を有料で作成するデメリットは下記の通りです。

・コストがかかる

導入コストを優先するか、セキュリティを優先するか、企業によって状況は異なると思いますので優先事項を明確にしたうえで作成方法をご検討ください。ただし、電子印鑑を導入すれば紙代・印刷代・郵送代など各種コストが削減できるため、中長期的にみれば有料で作成してもコストを回収できるほどのメリットがあるでしょう。

Web上で電子印鑑を作成するならShachihata Cloudがおすすめ

有料で電子印鑑を作成する場合は「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」がおすすめです。BPS(ビジネスプロセスそのまんま)をコンセプトに掲げており、電子印鑑対応ワークフローシステムを使えば申請・承認・回覧・送付など従来のフローをそのまま電子化できます。

2020年12月には申し込み数600,000件を突破。「リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1」「顧客満足度の高い電子印鑑サービスNo.1」にも選ばれ、近年ますます注目を集めている電子印鑑サービスです。

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