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紙の契約書にハンコを押す行為を、電子契約書と電子サインに置き換えることによって、コスト削減と業務効率化を図ることが出来ます。では、手書きの電子サインは法的に有効なものなのでしょうか。また、導入によってどのようなメリットがあるのでしょうか。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
電子契約とは、紙を一切使用せず、インターネット上で締結する契約行為のことです。紙の契約で使用するハンコの代わりに、電子ファイルに対して通常は電子署名やタイムスタンプなどの電子データを記録することで契約を締結します。
電子サインとは、同意や承諾の意思をオンライン上の電子文書やフォームに記す方法全般を指し、電子署名なども含んだ意味で使われることもあります。また、タブレット端末やスマートフォンの画面上に、タッチペンなどでされたサインを電子サインと呼ぶこともあります。
では、電子契約において、電子署名ではなく手書きによる電子サインは法的に有効なのでしょうか。
「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」の第3条には、本人による電子署名が行われていれば契約成立すると示されており、本人による電子署名であることが証明されれば、電子サインは法的効力をもつことになります。
ただし、手書きによる電子サインが法的に有効と見なされるためには、まず、契約者本人が署名したことを証明する必要があります。そのための方法としては、本人のみが知るパスワード、個人ID、電話認証などを用いることができます。セキュリティ性を高めるために、複数の方法を組み合わせることもあります。
契約者本人の意思と同意があることも必要です。手書きサインの場合、本人の同意に基づいてサインすることとなるため、条件を満たしていると考えられます。
そして、手書きによる電子サインを法的に有効なものにするためには、誰が、いつ、どの文書を作成し、署名したのかという記録をすべて保管しておくことが必要です。
電子契約と電子サインを導入することによって想定される主なメリットは以下の通りです。
紙の契約書の場合、契約書の作成、送付、相手先による確認などのプロセスをすべて終えるまでに数日かかるケースも珍しくありません。その際にかかる、紙代、インク代、印刷代の他、郵送で契約書を送る際の封筒代、郵便代、切手代、一定額以上の契約をする際に貼る必要がある収入印紙などのコストも、契約書の枚数が増えれば膨大なものになります。電子契約と電子サインを導入すれば、これらの作業に掛かる時間と人件費を含むコストの削減が可能です。
電子契約と電子サインを導入することで、紙の契約書の作成と契約締結に掛かっていた作業負荷がなくなり業務効率化を図ることが出来ます。手書きの電子サインを導入してタブレット端末上などで署名できるようにすれば、さらに効率が上がるでしょう。ペーパーレス化が進むため、環境への負荷も低減できるとみられます。
電子契約書と電子サインを使用する場合、紙の契約書にハンコを押す従来の方法と比較して、セキュリティ面でいくつかの利点があります。
まず、電子契約ではデータを暗号化して保護したり、特定のユーザーやグループにのみアクセス権を与えたりすることで、データの閲覧や改ざんが困難になります。誰がいつ文書にアクセスしたか、どのような変更が行われたかを追跡する機能があれば、不正アクセスや改ざんを検出しやすくなります。
また、紙の契約書は自然災害や人的ミスなどによる紛失、盗難といった保管リスクがありますが、電子契約書の場合、適切なバックアップを用いてこれらのリスクを軽減できるでしょう。
ただし、これらの利点は適切な技術とプロセスの実装に依存するため、外部事業者のサービスなどを導入する際は慎重に選ぶ必要があります。
上記のように電子サインを導入するメリットはいくつかありますが、特に他のタイプの電子サインに比べて手書きの電子サインの利点として、以下のような点が挙げられます。
手書きのサインは、その人の独特な筆跡やサインのスタイルによって特定されるため、より個人的かつ識別可能な要素を提供します。
多くの人々にとって、手書きのサインは慣れ親しんだ行為であるため、ユーザーの適応や受け入れが容易で心理的抵抗感も少ないと考えられます。
一部の法域や特定の種類の契約では、手書きのサインが特に重要な意味を持つことがあります。手書きの電子サインは、これらの要件に適合する方法でサインを提供することができます。
手書きの電子サインを導入する方法としては、紙に書いたサインを撮影してパソコンに取り込み、画像編集ソフトなどで加工して使うことが考えられます。ただし、この方法はタイムスタンプなどの認証が必要であったり、契約書のように法的拘束力が求められる重要書類に使ったりするのには不向きです。
法的に有効な手書きの電子サインを使いたい場合は、電子契約ソフトやツールを提供している事業者などのサービスを利用することをお勧めします。セキュリティ面や利用のしやすさ、導入費用などを総合的に考慮して、自社にとって最適なサービスを判断すると良いでしょう。
Shachihata Cloudは2023年11月９日に電子契約に便利な「手書きサイン」の機能をリリースしました。その特徴は以下の通りです。
今回は新たに、印鑑の作成に加えて「手書きサイン」をその場で作成し、文書に追加することができる機能を導入しました。Shachihata Cloud未登録の方はタブレットなどからも手書きサインの追加が行えるため、出先など場所を選ばずに返信ができ、契約締結がスピーディに行うことが可能となります。
※契約済みの方は共通印（カスタム印）としてサイン印のお申込み手続が必要です。
Shachihata Cloudでは電子署名を付与して文書を回覧できます。電子署名が付与された回覧文書にも手書きサインを追加することができます。「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」に則した契約締結が行えるので、電子署名のついていない電子サインよりも安全性が高いと言えます。
Shachihata Cloudでは、契約の無い取引先やグループ会社などの社外のユーザーへ「ゲストユーザー」として文書の送信が行え、ゲストユーザーは、文書を受け取ったその場で印鑑(氏名印)の作成、捺印、返信が可能となっています。相手先の料金負担は一切なく、送信枚数の制限もありません。
電子契約書における手書きの電子サインは、必要な要件を満たしていれば法的に有効なものとなります。上手に活用すれば、大幅な業務効率化とコスト削減が実現できるでしょう。電子署名など電子サインのサービスで追加機能として提供されている場合もあるため、自社にとっての必要性や使いやすさ、導入コストなどを総合的に検討したうえで、判断すると良いでしょう。
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