電子印鑑・電子決裁のことなら
無料オンラインセミナー
資料ダウンロード
Shachihata DXコラム
コミュニケーション
ワークフロー
文書管理
セキュリティ単品商材
近年、自治体における電子契約の導入が加速度的に進められており、バックオフィスシステムの見直しが急務です。ただ、機密性の高いサービスを提供する自治体で電子契約を導入する際には、システム上のリスクを考慮したうえでサービスを選定しなければなりません。
記事では、自治体で電子契約が導入しやすくなった理由を解説いたします。導入事例や有用性、課題解決に適したシステムの選定基準も紹介していますので、安全にDXを進めたい自治体の担当者の方はぜひご一読ください。
まず、自治体が電子契約を活用しやすくなった以下2つの経緯をみていきましょう。
地方自治法における電子契約の導入要件の緩和
グレーゾーン解消制度による適法性の認定
以前、自治体において電子契約の導入が進みにくかったのは、法制度にグレーゾーンが存在したことが要因の一つです。これまでの地方自治法における電子契約の導入要件では、第234条第5項および第12条の4の2により、契約者の双方が下記3つをシステムに付与する必要がありました。
上記要件をすべて満たすのは非常に厳しく、法制度の適用範囲も不明確だといえます。そのため、自治体では実質的に電子契約が利用できなかったのです。
しかし、2021年1月29日付けで電子証明書の付与を義務付ける地方自治法施行規則第12条の4の2第2項が削除され、電子契約導入のハードルが緩和されました。電子署名法に基づき、一定の要件を満たす電子署名を施せば電子契約が可能になったのです。
また、従前の規則では当事者型の電子契約しか締結できませんでした。しかし、上記法改正により立会人型のシステムでも要件を満たせるようになり、現行制度で利用できる電子契約ツールの種類が増えています。
当事者型の電子契約においても、マイナンバーカードに付与された電子証明書が利用可能となったため、さらに使いやすいシステムになりました。
法改正に加え、グレーゾーン解消制度も自治体における電子契約の導入を加速させた要因となりました。グレーゾーン解消制度とは、法的規制範囲のあいまいさを解消するため、事前に適法性を確認できるという産業競争力強化法に基づく制度です。さまざまな電子契約サービス・システムの法的効力が認められ、脱ハンコの動きはさらなる進展が期待されています。
近年、自治体での電子契約導入が進む中、2021年の法改正は大きな転機となりました。従来は法的要件が厳格すぎるために実現が難しかった電子契約の採用がこの改正によって大幅に進みました。ここでは、自治体の電子契約における主な変更点について解説します。
従来、自治体で利用可能な電子契約システムは「当事者型」が主流でした。しかし、この方式では契約当事者双方が電子証明書を取得しなければならず、導入コストや運用の複雑さが障壁となっていました。
法改正により、電子契約サービス事業者が立会人となる「立会人型」の電子契約が利用可能になりました。この方式では、当事者が個別に電子証明書を取得する必要がありません。結果として、導入・運用が容易になり、多くの自治体が電子契約を現実的な選択肢として検討できるようになりました。
法改正によってクラウド型電子署名も自治体で活用可能になりました。クラウド型電子署名は、署名鍵がサービス事業者のクラウド上に保管され、リモートで署名を完結できる仕組みです。
この変更により、契約当事者が署名のために専用の機器やソフトウェアを用意する必要がなくなりました。自治体においても、これまで以上に柔軟で効率的な電子契約運用が期待されています。
法改正は、マイナンバーカードが備えている「電子証明書機能」を活用した「当事者型」電子契約の普及にも寄与しました。契約当事者が個別に高額な電子証明書を取得する必要がなくなり、マイナンバーカードを利用した本人確認が行えるようになりました。
自治体においても、マイナンバーカードを活用することで、電子契約を含む行政サービス全体の効率化が進むと期待されています。
次に、自治体ではどれくらい電子契約が活用されているのか、以下2つの観点から確認していきましょう。
自治体での電子契約の導入数
自治体・地方公共団体での電子契約の導入事例
弁護士ドットコム株式会社の調べによると、2023年6月1日現在、電子契約を導入している自治体は126市区町村です。前年と比べ、7倍も増加しています。新型コロナ感染症への対策をきっかけに、電子契約を利用し始めたケースが多いようです。その後、電子契約の有用性に注目が集まり、活用する自治体が徐々に広がっていきました。普及率はまだ全自治体の7%にとどまっているものの、今後さらなる普及の拡大が期待されています。
自治体や地方公共団体での電子契約導入は、業務効率化やコスト削減を実現しつつ、従来のフローを活かした柔軟な運用が可能です。ここでは、シヤチハタ株式会社の製品「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の具体的な導入事例を通じて電子契約の活用方法や成功のポイントをご紹介します。
北海道余市町では、以前は紙ベースで決裁業務が行われていましたが、決裁者が不在の場合には意思決定が1週間以上遅れることもありました。この課題を解決するため、2022年10月から「Shachihata Cloud」の導入を開始しました。初めは役場職員の一部に試験運用を実施し、現場の声を反映してシステムの運用を調整しました。その後、2023年1月に対象を全庁に拡大し、2023年4月から本格的に運用を開始しています。
「Shachihata Cloud」は庁舎外からでもインターネット経由で決裁が可能であり、これにより町長の出張時でも迅速な意思決定が実現しました。結果として、決裁に要する期間が従来よりも2～3日から最大1週間短縮されています。さらに、紙媒体の決裁と視覚的な違いが少なく、職員への浸透もスムーズに進みました。
導入の際には、他自治体の事例を参考にしつつ、個人情報の取り扱いルールを策定するなど、セキュリティ対策にも配慮しました。今後もさらなる操作性の向上と組織全体への浸透が期待されています。
余市町役場様：https://dstmp.shachihata.co.jp/case/yoichi/
石川県加賀市は、「デジタル田園健康特区」として地域課題のデジタル化による解決を推進しています。この取り組みの一環として、「Shachihata Cloud」を導入し、従来の紙決裁から電子決裁へ移行しました。導入に際しては、既存の業務フローをほとんど変更せずに運用可能な点が評価され、職員からも直感的に利用しやすいと好評を得ました。
「Shachihata Cloud」は、紙媒体のような印影表示が可能で、職員が馴染みのある決裁文書をそのまま電子化できる点が魅力です。また、導入準備期間が短く、トライアル運用から本格導入までわずか数週間で対応できたことで、庁内へのスムーズな浸透が実現しました。
現在では、市役所だけでなく、病院や消防本部など市の関連施設全体で電子決裁を運用しています。決裁文書の所在が明確になり、進捗状況を即座に把握できるようになりました。 従来は文書の確認に時間がかかり、電話での問い合わせが必要でしたが、電子化によってこうした煩雑さが解消され、意思決定も迅速化しています。
加賀市ではさらに市民向けの電子申請や通知業務のデジタル化も進めており、「Shachihata Cloud」を活用した効率的な行政運営を目指しています。
加賀市役所様：https://dstmp.shachihata.co.jp/case/kaga/
名古屋商工会議所は、約17,000社の会員を抱える名古屋エリア最大の地域総合経済団体です。企業経営を支援する立場から、4年前より業務のデジタル化に取り組み、会員情報のデータベース化や経理業務のデジタル化などを進めてきました。その中で次に着手したのが、押印や決裁手段のデジタル化であり、「Shachihata Cloud」を導入しました。
同所では、紙に依存する業務が多く、特に決裁や勤怠管理で大量の紙と印鑑が使用されていました。紙書類とデジタルデータを二重管理することで、コストが増大し、過去文書の検索効率も悪化していたため、デジタル化は急務でした。新聞記事をきっかけに「Shachihata Cloud」を知り、シンプルな設計や低コスト、シヤチハタブランドへの信頼を理由に採用を決定しました。
導入後は、スマートフォンを活用したリモート決裁が可能になり、管理職が出張や在宅勤務中でもスムーズに業務を進められるようになりました。また、過去の決裁データが容易に検索できるようになり、業務効率が向上。さらに、紙・印鑑の使用削減によるコストカットも実現しています。
名古屋商工会議所は、「Shachihata Cloud」の全体導入を進めるとともに、デジタル化による時間の創出を活かし、地域経済への貢献をさらに強化することを目指しています。
名古屋商工会議所様：https://dstmp.shachihata.co.jp/case/nagoyacci/
自治体が電子契約を導入すれば、主に以下5つのメリットを得られます。
電子契約を導入すれば、不要な決裁フローが省略できるようになります。非来庁・非対面でのスピーディーな手続きが実現可能です。書類の郵送時間も短縮できるうえ、契約の進行状況が可視化されることにより進捗確認も容易になるでしょう。
電子契約を導入すれば、不要な決裁フローが省略できるようになり、スピーディーな手続きが実現します。書類の郵送時間も短縮できるうえ、契約の進行状況の確認も容易です。
また、紙書類への一連の押印作業が不要になるため、業務が効率的に遂行できるようになります。書類のチェックもしやすく、押印ミスによる押し直しもほとんどありません。
スペースを圧迫しがちな紙の書類とは異なり、電子文書なら物理的な保存スペースが必要ありません。迅速に検索・閲覧できるため、情報管理がしやすくなる点もメリットです。
電子契約の導入後は、消耗品等にかかるさまざまな経費を削減できます。紙書類の印刷にかかっていた用紙代やインク代、取引先等への送料など、書面契約に必要なコストが大幅にカットできるでしょう。
電子契約では、特定の人物へのアクセス権限付与や承認者指定が可能です。業務上のセキュリティリスクを軽減でき、コンプライアンス強化による経営体制の確立につながります。
電子契約には、以下のような点に注意して導入を進める必要があります。
あらかじめ上記リスクを把握し、対策を講じれば、電子契約の利点を最大限に活かせるでしょう。
電子契約では、従来の紙の契約書でのやり取りとは異なる契約プロセスとなります。不慣れなうちは、不備やミスが発生しかねません。電子契約がスムーズに履行できるよう、業務フローの見直しに加え、職員への教育を徹底することが必要です。
クラウド上で情報を取り扱う電子契約では、不正アクセスやサイバー攻撃の危険性がないとは言い切れません。システム導入の際は、厳格なセキュリティ体制の構築が必要です。
電子契約は対面でのやり取りではないため、意図的ななりすましが可能です。もし決裁権限を持たない者が代表者や担当者になりすまして契約を締結した場合、広範囲にトラブルが波及するおそれがあります。電子契約を締結するときは、事前に本人確認を徹底してください。もしくは、重要性の高い書類には、電子証明書の付与を検討することをおすすめします。
電子契約の利用には、相手方の理解が不可欠です。合意なく一方的には利用できません。また、相手方が電子契約に関してきちんと理解できていないまま取り入れると、トラブルが発生するおそれがあります。よって、電子契約の利用は事前に説明会の開催やマニュアル配布、相談窓口を設置するなどして丁寧に説明し、相手方の合意を得てから開始しましょう。また、初期のうちは書面契約と電子契約の併用もおすすめです。
自治体のシステムに導入する電子契約サービスは、次の3点を基準に選定しましょう。
機密性の高い情報を取り扱う自治体の契約業務には、当事者型の電子契約システムが向いているといわれることも少なくありません。しかし、当事者型の電子契約システムは導入費用が高い傾向にあり、予算面が厳しい自治体もあるでしょう。また、契約の手続きも煩雑で手数料もかかることから、相手方に拒否される可能性があり、汎用性が高いとは言い難い面があります。
対して、立会人型の電子契約サービスはインターネット環境さえあれば手軽に利用可能です。公開鍵暗号方式による電子署名と認定タイムスタンプが付与できるシステムを採用すれば、電子署名法の要件を満たせるため、自治体でも幅広い取引に活用できます。
電子契約サービスの中には、現行システムを大きく刷新する必要があるタイプもめずらしくありません。しかし、規程の大幅な改変は、手間と時間がかかりすぎてしまいます。
一方、従来の書面契約における業務フローにそのまま組み込めるサービスなら、最小限の負担でスムーズに導入・運用できるでしょう。
多くの住民の個人情報を取り扱う自治体では、セキュアな環境で契約できるかが最も重要なポイントであるといっても過言ではありません。そのため、高いセキュリティレベルを維持できる行政専用のLGWAN（総合行政ネットワーク）環境で利用できる電子契約システムが推奨されます。通常のインターネット環境とLGWANの両方でアクセス可能なら、幅広いシーンで活用できるでしょう。
現在、多くの自治体が運用を開始している電子契約は、今後の取引において主流の手続きになっていく可能性も高いといえます。ただし、電子契約のリスクに対応するためには、セキュアな環境を徹底できる信頼性の高いサービスを選びたいところです。また、限られた予算と厳格な規定の中で、システムを大幅に作り変えるのは難しい自治体も少なくないでしょう。
立会人型の「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、法的基準に適合した電子契約サービスです。現行システムと併用可能であり、電子印鑑により押印システムを継続できます。電子署名・タイムスタンプによる徹底したセキュリティ対策で安心してご利用いただけますので、ぜひご一考ください。
シヤチハタ
乗り換え・併用を
よくある質問
お悩み診断
概算シミュレーター
オンライン相談
ヘルプサイト
障害に関しての
導入をお考えの方はこちら
導入をお考えの方はこちら
PDF捺印ライブラリパーソナル
電子契約サービス
Shachihata Cloud Channel