Shachihata Cloud自治体も電子契約を結びやすくなった！導入が進む背景や課題、事例もご紹介
近年、自治体における電子契約の導入が加速度的に進められており、バックオフィスシステムの見直しが急務です。ただ、機密性の高いサービスを提供する自治体で電子契約を導入する際には、システム上のリスクを考慮したうえでサービスを選定しなければなりません。
本記事では、自治体で電子契約が導入しやすくなった理由を解説いたします。電子契約の有用性や課題、導入事例もご紹介していますので、安全にDXを進めたい自治体の担当者の方はぜひご一読ください。
DX COLUMN 電子契約とは？仕組みやメリット・デメリットをわかりやすく解説
働き方改革やリモートワークの普及によって、電子契約という言葉を耳にする機会が増えました。しかし、そもそも「電子契約って何なの？」と疑問を感じる人もいるかもしれません。昨今では電子契約を導入する企業も増えているため、その仕組みや導入するメリット・デメリットは把握しておく必要があるでしょう。本記事では、電子契約の仕組みや導入するメリット、書面契約との違いについてご説明いたします。
自治体が電子契約を活用しやすくなった理由
自治体が電子契約を活用しやすくなった経緯からみていきましょう。
- 自治体で電子契約の導入が進まなかった原因
- 自治体で電子契約が使いやすくなった背景
- グレーゾーン解消制度による適法性の認定
自治体で電子契約の導入が進まなかった原因
以前、自治体において電子契約の導入が進みにくかったのは、法制度にグレーゾーンが存在したことが要因の一つです。これまでの地方自治法における電子契約の導入要件では、第234条および第12条の4の2により、契約者の双方が下記3つをシステムに付与する必要がありました。
- 改ざん発見機能
- なりすまし防止機能
- 電子証明書
上記要件をすべて満たすのは非常に厳しく、法制度の適用範囲も不明確だといえます。そのため、自治体では実質的に電子契約が利用できなかったのです。
自治体で電子契約が使いやすくなった背景
2021年1月29日付けで電子証明書の付与を義務付ける地方自治法施行規則第12条の4の2第2項が削除され、電子契約導入のハードルが緩和されました。電子署名法に基づき、一定の要件を満たす電子署名を施せば電子契約が可能になったのです。
また、従前の規則では当事者型の電子契約しか締結できませんでした。しかし、上記法改正により立会人型のシステムでも要件を満たせるようになり、現行制度で利用できる電子契約ツールの種類が増えています。
当事者型の電子契約においても、マイナンバーカードに付与された電子証明書が利用可能となったため、さらに使いやすいシステムになりました。
グレーゾーン解消制度による適法性の認定
法改正に加え、グレーゾーン解消制度も自治体における電子契約の導入を加速させた要因です。グレーゾーン解消制度とは、法的規制範囲のあいまいさを解消するため、事前に適法性を確認できるという産業競争力強化法に基づく制度です。さまざまな電子契約サービス・システムの法的効力が認められ、脱ハンコの動きはさらなる進展が期待されています。
自治体が電子契約を導入するする5つのメリット
自治体が電子契約を導入すれば、主に以下5つのメリットを得られます。
- 契約締結がスピーディーになる
- 効率的な業務遂行が可能になる
- 文書の保存・閲覧がしやすくなる
- コスト削減
- コンプライアンスの強化が図れる
契約締結がスピーディーになる
電子契約を導入すれば、不要な決裁フローが省略できるようになり、スピーディーな手続きが実現します。書類の郵送時間も短縮できるうえ、契約の進行状況の確認も容易です。
効率的な業務遂行が可能になる
紙書類への一連の押印作業が不要になるため、業務が効率的に遂行できるようになります。書類のチェックもしやすく、押印ミスによる押し直しもほとんどありません。
文書の保管・閲覧がしやすくなる
スペースを圧迫しがちな紙の書類とは異なり、電子文書なら文書の保存スペースが必要ありません。迅速に検索・閲覧できるため、情報管理がしやすくなる点もメリットです。
コスト削減
電子契約の導入後は、消耗品等にかかるさまざまな経費を削減できます。紙書類の印刷にかかっていた用紙代やインク代、取引先等への送料など、書面契約に必要なコストが大幅にカットできるでしょう。
コンプライアンスの強化が図れる
電子契約では、特定の人物へのアクセス権限付与や承認者指定が可能です。業務上のセキュリティリスクを軽減でき、コンプライアンス強化による経営体制の確立につながります。
自治体における電子契約の課題
電子契約には、以下のような点に注意して導入を進める必要があります。
- 情報漏えいのリスクがある
- 第三者によるなりすましのおそれがある
あらかじめ上記リスクを把握し、対策を講じれば、電子契約の利点を最大限に活かせるでしょう。
情報漏えいのリスクがある
クラウド上で情報を取り扱う電子契約では、不正アクセスやサイバー攻撃の危険性がないとは言い切れません。システム導入の際は、厳格なセキュリティ体制の構築が必要です。
第三者によるなりすましのおそれがある
電子契約は対面でのやり取りではないため、意図的ななりすましが可能です。もし決裁権限を持たない者が代表者や担当者になりすまして契約を締結した場合、広範囲にトラブルが波及するおそれがあります。電子契約を締結するときは、事前に本人確認を徹底してください。もしくは、重要性の高い書類には、電子証明書の付与を検討することをおすすめします。
自治体で電子契約サービスを選定する基準
自治体のシステムに導入する電子契約サービスは、次の3点を基準に選定しましょう。
- 契約方法
- 運用形態
- セキュリティレベル
当事者型だけではなく、立会人型も利用できる電子契約サービスであれば、幅広い取引に活用できます。現行システムを刷新するのは手間と時間がかかりすぎるため、従来の書面契約における業務フローにそのまま組み込めるサービスが便利です。また、多くの住民の個人情報を取り扱う自治体では、セキュアな環境で契約できるかが最も重要なポイントであると言っても過言ではありません。
自治体における電子契約の導入事例
本章では、各自治体における実際の導入事例を3つ紹介します。
法改正前から電子契約の有用性を主張しており、2021年5月末に電子システムを導入しています。電子メールの署名鍵による暗号化を利用した立会人型の電子契約を採用しており、今後も官民連携のDXを主導していくとのことです。
2021年4月、他の都道府県に先駆けて電子契約を運用開始し、業務の大幅な迅速化および効率化を実現しました。今後もコスト削減に向け、電子契約の活用を進めていくとしています。
2022年から電子契約の試行を進めており、2023年10月2日から知事部局における段階的な本格運用を始める予定です。受発注双方の利便性向上と手続きの簡素化を目標としています。主要都市における電子契約の導入は、全国的なDXおよび脱ハンコの動きをさらに加速させるでしょう。
Shachihata Cloudは自治体における電子契約も徹底サポート！
現在、電子契約を運用開始している自治体も多く、今後の取引において主流の手続きになっていく可能性もあります。ただし、電子契約のリスクに対応するためには、セキュアな環境を徹底できる信頼性の高いサービスを選びたいところです。また、限られた予算と厳格な規定の中で、システムを大幅に作り変えるのは難しい自治体も少なくないでしょう。
立会人型の「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、法的基準に適合した電子契約サービスです。現行システムと併用可能であり、電子印鑑により押印システムを継続できます。電子署名・タイムスタンプによる徹底したセキュリティ対策で安心してご利用いただけますので、ぜひご一考ください。
Shachihata Cloud Channel