電子印鑑・電子決裁のことなら
無料オンラインセミナー
資料ダウンロード
Shachihata DXコラム
コミュニケーション
ワークフロー
文書管理
セキュリティ単品商材
ワークフローの定期的な見直しは、業務効率化や内部統制の強化といったさまざまな効果をもたらします。近年、ワークフロー改善の一環として、多くの企業で導入が進んでいるのが電子決裁システムです。本記事ではワークフローに電子決済システムを導入するメリットや適切なシステムの選び方について、事例を交えながらご紹介いたします。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子決裁から始める業務効率化」資料を提供しております。
無料でダウンロードできますので、ぜひインボイス制度対応にお役立て下さい。
ワークフローとは、業務の一連の流れ、またはその流れを図式化したものを指します。組織の中で行われる大抵の業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理をし、完了させるのか」という流れが存在します。
たとえば、管理部門による消耗品の発注業務では、所属部署内外の関係者の間で繰り返される事務手続きや作業など、決められた流れがあります。
また、組織の意思決定を行う稟議決裁業務のように、業務内容や書類の種類その他条件によって判断をする人や人数・ステップなど、流れが複雑に変化するものもあります。
このように、組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。
また、組織の意思決定を行う稟議決裁業務のように、業務内容や書類の種類その他条件によって判断をする人や人数・ステップなど、流れが複雑に変化するものもあります。
このように、組織の中で複数人が関わる業務を、ルールや慣習によってあらかじめ決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。
ワークフローの１つとして、たとえば稟議書、請求書・契約書・見積書・注文票など、様々な書類の作成と承認があります。従来は紙の書類で行ってきたこれらのワークフローを電子化することには、たくさんのメリットがあります。
ワークフローを電子化すると、誰が何をする、という業務プロセスが可視化されます。この可視化の作業の中で、これまで潜んでいた無駄が明らかになり、ワークフローをスマートにすることができます。また、整理して電子化されたワークフロー上で、いまどのプロセスにいるのか、進捗がわかるようになるため、紙書類のように今は誰の手元にあるのか分からないという状態がなくなります。
紙書類の場合、押印のためには印鑑のある会社でしかできなかったり、郵送で届くまで時間がかかったりと、時間的な無駄が多く発生していました。電子化をすると、場所の制約や郵送の時間がなくなるので、業務の効率化が進みます。削減できた時間を、より生産性の高い仕事や休息に充てることができるようになります。
紙書類では、紙代・印刷代など、ひとつひとつは少額でも、積み重なると大きなコストがかかっています。電子決裁サービスなどでワークフローを電子化すると、紙代・印刷代といったコストをすべてカットすることができます。
ワークフローを電子化すると、社内のワークフローが整備・可視化されるので、内部統制の強化が見込めます。例えば、電子化では良い意味でフローが固定化されるので、個人の判断でフローを変えてしまうことが起きにくくなります。また、編集や承認などの記録が残るため、不正の発生が紙書類よりも容易になります。
そして、ワークフロー電子化の一環として、近年多くの企業で導入が進んでいるのが、経費精算や休暇申請、稟議などの書類の申請、承認・決裁、保管までをすべてオンライン上で行う電子決裁です。
電子決裁を導入すれば、パソコンやスマートフォンから決裁ができるようになるため、コストの削減につながるほか、時間や場所にとらわれない働き方ができます。
また電子決裁は、決裁のスピードアップにも貢献します。大企業では、決裁を通すまでに1か月かかるなんてことも少なくありません。その理由に、書類での申請では紛失が起きやすく、だれの手元にあるか見えづらいことが挙げられます。しかし電子決裁なら、オンライン上で決裁状況が一目で見えるため、これらの心配がありません。
電子決裁システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型は、社内でシステムを構築する形式です。自社で一から作るので、自社専用にカスタマイズされたシステムになることは大きな利点です。一方で、コストが高くなりがちなことや、保守運用を自社で続けなくてはいけないことがデメリットといえるででしょう。
クラウド型は、インターネットを介してオンライン上にあるサービスを利用する形式です。すでにあるサービスを利用するため、すぐに使用できます。また、オンプレミス型と比べると初期費用は安く抑えられ、自社での保守運用の必要もありません。この手軽さから、多くの企業ではオンプレミス型を選択しています。
ワークフローの電子化は、業務と業務の間も電子化してこそ、よりその効果を発揮します。例えば、電子決裁まではできても、保管は別のシステムを使用する場合、文書の移動などに無駄な時間がかかってしまいます。電子決裁システムを導入する際は、すでに社内で使用しているシステムや、これから使用する可能性のあるシステムとの連携ができるかどうかが、選択のポイントの一つとなるでしょう。
せっかく電子決裁システムを導入しても、使い方が分かりにくいと、使われないままになってしまいます。導入にあたっては、誰でも直感的に分かりやすいシステムを入れることが、導入後の活用につながります。
また、サポート体制が充実していることも重要です。Q&Aページや相談対応にかかる時間などを事前に確認しておきましょう。
最後に、ワークフローの改善を目的として、電子決裁に「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」を導入された企業の成功事例を3つご紹介します。
「テレQ」の愛称で知られる福岡の民放局、TVQ九州放送様では、新型コロナウイルス感染症による在宅勤務がきっかけで、電子決裁導入の動きが加速しました。スピード感のある導入が求められる中で選ばれたのが、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」でした。
導入担当者はシステム的な知識を持っていませんでしたが、社内のシステム担当者に相談せず、手軽に導入することができました。試験導入した営業部門も、問題なく使用でき、これまで東京や大阪の支社とのやり取りで2、3日かかっていたような決裁が早ければ30分で終わるようになりました。部長や局長など上層部からも高評価を得ており、今後は全社への展開を検討されています。
幼稚園から短期大学までを運営する学校法人、新渡戸文化学園様では事務局職員の起案書に「Shachihata Cloud」を導入いただいております。新型コロナウイルス感染症による在宅勤務の増加はもちろん、書類の保管場所の問題もあり、電子化は避けては通れない問題でした。3社で比較検討をした上で、現状の業務フローを全く変更する必要がないことが決め手となり、「Shachihata Cloud」の導入を決定しました。
部署と書類を限定して試験導入をしたところ、想定の半分である半月で全員が使いこなせるようになったそうです。また、承認までの時間は半分以下になり、創出された時間でこれまで以上にしっかりと申請内容を読むなど、重要な業務に時間を使うことができるようになりました。
今後は事務局以外の教職員に対しても「Shachihata Cloud」を導入し、さらなる電子化を進めていく計画を立てています。
創業100年を迎えた老舗企業の髙松建設様は、2020年の新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに「Shachihata Cloud」を導入いただいております。多くの業務がテレワークにシフトしていく中で、承認決裁のスピード化を図る必要があり、ハンコが押せる電子決裁サービスを急いで探したそうです。その中で、「Shachihata Cloud」の無料トライアルをご利用いただき、想像以上に簡単な操作性と低価格が決め手となり導入を決められました。
「Shachihata Cloud」を導入したことで、決裁までにかかる時間が大幅に短縮されました。また、保存場所に困っていた帳票や資料などの書類も、ペーパーレス化により解決しました。現在は、数百種類の帳票を統廃合して体系的に整理していますが、今後は全ての帳票に対して電子決裁サービスの適用をご検討中です。
ワークフローの改善には、電子決裁システムの導入が有効であることがお分かりいただけたと思います。
「Shachihata Cloud」が提唱するBPS（ビジネスプロセスそのまんま）は、現在のワークフローを変えることなく電子化できるようにすることで、企業の電子化を後押ししています。
抜本的な業務改革はすぐには難しいので、まずはシヤチハタの提供するツールのように、既存の仕組みを活かしたまま少額のコストで始められる仕組みを取り入れてみてはいかがでしょうか。
Shachihata Cloud（前：パソコン決裁Cloud）とは？サービス名に込めた想いと機能について
シヤチハタ
乗り換え・併用を
よくある質問
お悩み診断
概算シミュレーター
オンライン相談
ヘルプサイト
障害に関しての
導入をお考えの方はこちら
導入をお考えの方はこちら
PDF捺印ライブラリパーソナル
電子印鑑・ワークフローサービス
Shachihata Cloud Channel