この記事でわかること
契約書の電子化は、契約書の作成・締結・保管を電子データで行う方法です。紙の契約書に比べて、印刷や郵送、押印、保管にかかる手間を減らせるため、業務効率化やコスト削減につながります。一方で、電子化できない契約書や、取引先の同意が必要なケースもあるため、事前確認が欠かせません。本記事では、契約書を電子化する方法や流れ、メリット、注意点を分かりやすく解説します。
契約書の電子化とは、契約書を紙ではなく電子データで作成し、締結から保管までをオンライン上で行うことです。電子契約では、電子署名やタイムスタンプを利用することで、誰がいつ契約したのか、契約後に内容が改ざんされていないかを確認できます。これにより、紙の契約書と同じように法的効力を担保しながら、契約業務のデジタル化が可能です。近年は、ペーパーレス化の推進や脱ハンコの流れ、リモートワークへの対応を背景に、契約書の電子化を進める企業が増えています。
電子契約書とは、PDFなどの電子データに電子署名やタイムスタンプを付与し、オンライン上で締結する契約書です。一方、紙の契約書では、印刷、押印、郵送、ファイリングなどの作業が発生します。
電子契約書にすると契約締結から保管までをデータ上で行えるため、印紙代や郵送費の削減、契約スピードの短縮、保管スペースの削減につながります。紙の契約書と電子契約書の主な違いは、以下の通りです。
項目 | 紙の契約書 | 電子契約書 |
署名方法 | 押印・署名 | 電子署名 |
本人性の証明方法 | 印鑑証明書 | 電子証明書 |
締結日時の証明方法 | 確定日付 | タイムスタンプ |
契約書の受け渡し方法 | 郵送・対面 | オンライン |
保管方法 | ファイルや書庫で物理保管 | クラウド・サーバー保管 |
収入印紙の要否 | 必要 | 不要 |
電子契約書は、契約業務を効率化しやすい反面、社内ルールや取引先の対応状況に合わせて運用方法を整えることが大切です。
契約書は、基本的に法律で書面化が義務付けられていないものであれば電子化が可能です。たとえば、一般的な売買契約書や業務委託契約書、秘密保持契約書、請負契約書、雇用契約書、賃貸借契約書などは、電子契約の対象になります。
契約書の電子化によって、契約締結までの時間を短縮し、検索や管理もしやすくなる点がメリットです。ただし、契約の内容や相手方によっては、電子化に同意が必要な場合もあるため、導入前に確認しておきましょう。
契約書の中には、法律上、紙の書面交付や公正証書の作成が求められるため、電子化に制限があるものもあります。たとえば、特定商取引法で書面交付義務がある一部の契約、公正証書の作成が法律上義務付けられている契約などです。ただし、法改正により電子化できる範囲は広がっています。近年は不動産関連書類や公正証書の一部でも電子対応が進んでいるため、最新の制度を確認しながら判断することが重要です。
関連記事：電子契約できない契約とは？電子化できない理由を分かりやすく解説
契約書を電子化する方法は、大きく分けて下記の3つがあります。
それぞれ対応できる範囲や運用のしやすさが異なるため、自社の契約件数や管理体制に合わせて選ぶことが大切です。
紙の契約書をスキャナーで読み取り、PDFとして保存する方法は、契約書の電子化を始める第一歩として取り組みやすいでしょう。特に、過去に締結した契約書を整理し、保管スペースを減らしたい場合に向いています。
ただし、電子帳簿保存法に対応するには、解像度やタイムスタンプの付与など、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。また、OCR処理を行えば、契約書内の文字を検索できるようになり、必要な書類を探しやすくなります。
なお、この方法はあくまで「書類を電子化して保管する」ことが目的です。契約書の作成や締結は紙のまま行うため、契約業務全体を効率化したい場合には別の方法も検討してください。
WordやExcelで作成した契約書をPDFに変換し、電子署名を付与して相手方に送付する方法です。専用の電子契約システムを導入しなくても始められるため、契約件数が少ない企業や、まずは低コストで電子契約を試したい企業に向いています。
具体的には、Adobe AcrobatなどのPDFツールに搭載された電子署名機能を使い、契約書に署名を付与します。電子署名を活用することで、誰が契約したのかを確認しやすくなり、紙の押印に代わる手段として利用可能です。
ただし、契約書の送付や保管、締結状況の管理を個別に行う必要があるため、運用が属人化しやすい点には注意が必要です。契約件数が増えると管理が煩雑になりやすいため、将来的には電子契約システムの導入も検討しましょう。
電子署名の詳細は、下記の記事も参考にしてください。
関連記事：「電子署名とは？法的効力や仕組み、具体的なやり方までわかりやすく解説」
電子契約システムを導入すると、契約書の作成、社内承認、締結、保管までを一元化することが可能です。テンプレート機能を使えば契約書作成の手間を減らせるほか、ワークフロー機能により、承認漏れや確認遅れを防ぎやすくなります。
また、契約ステータスを可視化できるため、「誰の確認で止まっているのか」「締結済みかどうか」を把握しやすくなります。契約更新期限のアラート管理ができるサービスであれば、更新漏れの防止にも役立つでしょう。電子帳簿保存法への対応機能が標準搭載されているサービスも多く、法令対応の負担を抑えられる点もメリットです。
一方で、導入費用や月額費用が発生するため、契約件数や削減できる工数を踏まえた費用対効果の確認が必要です。また、取引先にもシステム上で操作してもらうことになるため、事前の案内や説明といったケアも欠かせません。
この方法は「契約件数が多く、締結から管理までを本格的に効率化したい企業」に特に適しています。
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契約書の電子化には、コスト削減だけでなく、業務効率や管理精度を高める効果が期待できます。下記5つのメリットについて詳しく解説します。
電子契約書は印紙税法上の課税文書に該当しないため、収入印紙が不要です。さらに、郵送費や封筒代、印刷費も削減できます。紙の契約書を保管する書庫や倉庫、外部保管サービスの費用も抑えられるため、見えにくかった固定費の削減にもつながるでしょう。
紙の契約書で必要だった印刷、押印、封入、郵送、返送待ちの工程を省略できます。契約締結まで数週間かかっていた場合でも、電子化により最短即日で完了する可能性があるでしょう。リモートワーク中や外出先でも対応でき、契約業務に割いていた時間を他の業務に充てやすくなります。
電子化した契約書は、アクセス権限を設定することで、閲覧や編集ができる人を制限できます。また、操作ログや閲覧履歴が自動で記録されるため、不正防止や監査対応にも役立ちます。紙の契約書で起こりやすい紛失、盗難、災害による消失リスクを減らせる点もメリットです。
契約書を電子化すると、締結後の契約書を検索しやすくなります。紙の契約書を保管している場合、保管場所やファイル名の管理が不十分だと、必要な契約書を探すだけで時間がかかります。
電子データとして管理すれば、契約先名、契約日、契約内容に関するキーワードなどで検索できるため、必要な情報にすぐアクセスできます。また、契約書を部署ごとに分散管理するのではなく、システム上で一元管理できるため、確認漏れや二重管理の防止にもつながります。
契約書を電子化すると、契約の更新日や終了日をシステム上で管理し、期限が近づいたタイミングでアラート通知を受け取れます。紙の契約書や表計算ソフトだけで管理していると、自動更新条項の見落としや更新漏れが起こる可能性があります。
期限切れに気づかず、不利な条件のまま契約が自動更新されてしまうことも考えられるでしょう。電子契約システムを活用すれば、更新期限を可視化し、契約内容の見直しや再交渉のタイミングを逃しにくくなる点がメリットです。
契約書の電子化は多くのメリットがありますが、導入すればすぐにすべての契約業務が円滑になるわけではありません。取引先の協力や社内業務の見直し、保存ルールへの対応など、事前に確認すべき点があります。導入後の混乱を防ぐためにも、運用ルールを整えたうえで進めることが大切です。
契約の電子化を進めるには、取引相手にも同じシステムや締結方法を受け入れてもらう必要があります。特に個人事業主や小規模事業者など、ITリテラシーが高くない企業や個人もいるため、電子契約に抵抗を感じる相手も珍しくありません。
さらに、電子署名が法的に有効であることを理解してもらうことや、従来の印鑑文化からの移行に時間がかかる可能性もあります。そのため、事前に相手とコミュニケーションを取り、運用ルールを調整する努力が求められます。
契約書を電子化する場合、社内の承認フローや文書管理システムを見直す必要が出てきます。従来の紙ベースの押印や書類整理に慣れている社員にとっては、システムへのデータ入力や電子的な承認操作など、慣れない手続きが増えるかもしれません。
また、必要なハードウェアやソフトウェアへの投資、担当者への教育コストも無視できません。場合によっては、既存のセキュリティポリシーや法務部門の承認プロセスを大きく変更する必要があり、その調整に時間がかかることも覚悟しておきましょう。
契約書を電子化する際は、事前に社内ルールの整備も必要です。ルールがあいまいなまま導入すると、担当者によって対応が分かれたり、紙の契約書と電子契約書が混在したりして、かえって管理が煩雑になる恐れがあります。
電子化後の承認フロー、社内規程の見直し、契約書の訂正方法、保存場所、アクセス権限、保存期間など、決めておくべき項目は多岐にわたります。導入前に運用ルールを明文化し、関係部署へ共有しておくことが大切です。
電子データで作成・締結した契約書は、電子帳簿保存法に則った方法で保存する必要があります。単にPDFを社内フォルダに保存するだけでは、要件を満たせない場合があるため注意が必要です。電子取引データを保存する際は、改ざんを防ぐための「真実性の確保」と、必要な情報を確認・検索できる「可視性の確保」が求められます。
参照：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則（平成十年大蔵省令第四十三号）
契約書を電子化する際は、対象範囲や社内体制を整理したうえで、段階的に進めることが大切です。導入前の準備を丁寧に行うことで、運用開始後の混乱を防ぎやすくなるでしょう。
以下4つの流れについて解説します。
契約書を電子化する際は、まず自社で扱っている契約書の種類や件数を洗い出し、電子化する範囲を明確にします。すべての契約書を一度に電子化しようとすると、確認作業や社内調整の負担が大きくなり、運用が混乱する可能性があります。
まずは使用頻度が高い契約書や、締結までに時間がかかっている契約書、管理の重要性が高い契約書などを基準に優先順位をつけましょう。電子化できる契約書と、書面での対応が必要な契約書を分けておくことも大切です。
電子化の対象範囲が決まったら、契約書作成から承認、締結、保管までの業務フローを見直します。紙の契約書を前提にしたルールのままでは、電子化後の運用に合わない場合があるため注意が必要です。承認ルートの変更、契約書フォーマットの統一、電子契約システムへのアクセス権限、契約書の訂正方法、保存先などを一つひとつ決めておきましょう。法務、経理、営業、情報システム部門など関係部署で認識をそろえ、社内規程にも反映しておくと安心です。
次に、どのシステムを使って電子契約を行うかを選定します。無料ツールから有料のクラウドサービスまで幅広く存在し、それぞれが提供する機能やセキュリティ、サポート体制も異なります。
また、個人や小規模事業者であれば、簡易な電子署名機能だけで十分な場合もありますが、大企業や複雑な承認フローがある場合は、ERPや文書管理システムとの連携を検討するとより効率が高まります。導入時には、コストと必要な機能のバランスを見極めることが大切です。
システムを導入しても、取引相手が理解・協力してくれなければ契約締結が滞ってしまいます。導入後は、相手方に電子契約の手順を説明し、アカウント作成や操作方法などを案内しましょう。
紙の契約から移行する際は、法律上の効力や電子署名が実質的に押印と同等であることを伝え、安心して利用してもらうことが重要です。必要に応じて、やり方を分かりやすく解説したマニュアルや動画などを用意するとスムーズです。
契約書の電子化は、印紙代や郵送費などの削減だけでなく、契約締結までのスピード向上、保管・検索の効率化、更新期限の管理にも役立ちます。一方で、すべての契約書を電子化できるわけではありません。取引先の協力や社内ルールの整備、電子帳簿保存法への対応も必要です。
まずは自社で扱う契約書を洗い出し、電子化できる範囲や優先順位を整理しましょう。契約件数が多い企業や、締結から管理まで一元化したい企業は、電子契約システムの導入を検討することで、より実効性の高い業務改善につなげられます。
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また、無料トライアルを用意されているため、導入コストを抑えながら契約の電子化に挑戦できます。個人や小規模事業者から大規模企業まで幅広く対応可能で、シンプルなやり方から高度な承認フローまで柔軟に設定できるのも魅力。法律要件を確認しつつ、電子契約システムを導入するなら、Shachihata Cloudをぜひ検討してみてください。
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