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この記事でわかること
近年、契約手続きをオンラインで完結できる電子契約が注目を集めています。こうした電子契約においても、承諾書や同意書を用いて事業者と消費者または取引先間の契約を明確にし、安心して利用できる環境を整えることが必要です。本記事では、電子契約における承諾書・同意書の基本的な役割や注意点、ひな形、さらには具体的な事例について紹介します。これから電子契約の「導入」を検討している方や、よりスムーズな手続きのために電子署名を活用したい方、コスト面を抑えるための無料ツール利用を検討する方にとって有益な情報となるでしょう。
同意書とは、法令や契約によって当事者間で事前の同意が必要な場合に、その同意が得られた事実を明確にするための文書です。承諾書も基本的には同意書と同じ意味を持ち、ほぼ同義として扱われます。ただし、契約条項に「同意」が求められていれば同意書、「承諾」と記載されていれば承諾書を用いるのが一般的です。両者はいずれも、後の紛争や誤解を防ぎ、取引の安全性を高める役割を担っています。
電子契約を導入する際には、法令によって一部の契約については、紙から電子化する前に必ず相手方の同意や承諾を取得しなければなりません。これは、利用者保護や契約の透明性を確保するために定められたルールであり、特に生活や事業に大きな影響を及ぼす契約に多く見られます。具体的には次のような契約が該当します。
これらは電子的に交付する場合に、事前同意を義務付けることで契約当事者の理解不足や不利益を防ぐことを目的としています。電子契約の有効性と信頼性を担保するために、同意書や承諾書には、対象契約や交付方法、利用者の権利を明確に記載し、証跡を適切に残すことが重要です。
電子契約は幅広い契約に活用できる一方で、すべての契約書に適用できるわけではありません。法律や制度上の制約によって、電子化が認められるものと、依然として紙や特定の手続きを必要とするものがあります。ここでは、電子契約できる契約書とできない契約書について紹介します。
以下の表は電子契約が適用可能な契約書例です。これらは比較的容易に電子契約へ移行しやすく、電子署名を導入することで効率化が可能です。
| 対象契約書 | 電子契約可能な理由 |
| 販売契約書（BtoB・BtoC） | 電子署名やタイムスタンプで真正性・非改ざん性を担保できる |
| 業務委託契約書 | 相手方の同意を得た上で電子的書面交付が可能 |
| 使用許諾契約書（ソフトウェア等） | ネット上での承諾が一般化しており、電子形式が適合 |
一部の契約書は、法令上や実務上、電子契約では成立が難しい場合があります。以下の表は電子契約が認められていない、または困難な契約書例を示したものです。
| 対象契約書 | 電子契約不可の理由 |
| 公正証書遺言 | 公証役場での手続きが必須 |
| 戸籍謄本交付申請 | 公的証明書の電子化には現行法制度上の制約がある |
| 定款の認証（紙での設立時） | 会社設立時の定款は原則、紙ベースでの認証が必要（一部電子認証可能なケースあり） |
電子契約できない理由としては、法制度上の制約や手続きの特殊性、本人確認の厳格さが求められるケースなどが挙げられます。たとえば、公正証書遺言は公証人の面前での確認が必要であり、戸籍関連手続きは現行の法律や行政手続きの仕様上、電子化が難しい状況があります。こうした理由から、すべての契約が電子契約で対応できるわけではなく、法的要件や実務対応を踏まえて判断する必要があります。
電子契約で同意書・承諾書を作成する際は、法的要件の遵守や相手方のわかりやすさへの配慮が必要です。以下の注意点を踏まえ、適切な手続き環境を整えましょう。
電子契約利用の同意書や承諾書には、当該契約においてどの書面を電子的に交付するか、また電子署名の有無や保管方法など、必要な要素を明確に記載することが求められます。曖昧な表現を避け、相手方が書面をどのように受け取り、確認し、保存できるのかが一目でわかるようにしましょう。また、法令で定められた記載事項を漏れなく反映することで、後からのトラブル発生を防ぎます。
さらに、同意書・承諾書には次のポイントを盛り込むことが重要です。
こうした要素をあらかじめ盛り込むことで、信頼性が高まり、安心して電子契約を行うことができます。
同意・承諾を得た事実を後で確認できる証跡を残すことが重要です。電子契約ツールやメール配信システムのログ、署名検証システムなどを活用し、誰がいつ、どの書面に対して承諾を行ったかを明確化します。証跡を確保することで、後日紛争が生じた場合でもスムーズに対応でき、契約の有効性や真実性を担保できます。
電子契約は便利な反面、相手方が操作方法や書面内容に戸惑う可能性があります。わかりやすいインターフェイスや説明文、FAQの用意、必要に応じたサポート体制の構築など、利用者目線で配慮することが大切です。特に初めて電子契約を利用する顧客の場合、丁寧な説明やガイダンスを提供することで、不安や誤解を軽減し、スムーズな承諾取得につなげられます。
電子契約利用に関する同意書・承諾書には、官公庁が示すひな形が存在し、それらを参考に自社のフォーマットを整えることが可能です。これらのひな形を活用することで、必要な記載項目を網羅し、法的要件を満たした上で電子契約を進められます。
官公庁が公表している電磁的書面交付の同意書・承諾書ひな形には、電子受発注の場面で利用できる書式があります。たとえば、受発注に関わる契約条件や納品情報、支払方法などを電子的に通知することに対して相手方が承諾する文言が含まれています。このひな形を参考に、事業者は自社固有の条件や運用ルールを付け加えることで、独自の承諾書を整備できます。ひな形を活用することで抜け漏れを防ぎ、スムーズに電子契約導入へ移行可能です。
以下、公正取引委員会と中小企業庁が発行する「下請取引適正化推進講習会テキスト」に掲載されている書式例を参考に作成することをお勧めします。
公正取引委員会・中小企業庁「下請取引適正化推進講習会テキスト」
https://www.jftc.go.jp/event/kousyukai/R5tekisuto.pdf
また、不動産取引や金融商品取引などの分野では、重要事項説明の電磁的交付に対応したひな形が公表されています。これには、提供する情報の範囲や閲覧方法、保存手段についての明確な説明が盛り込まれています。こうしたひな形を利用すれば、相手方が情報を的確に理解・保存できる手続きを整えることができます。法令やガイドラインに準拠したひな形を参考に、自社のビジネス実態に合った同意書・承諾書を作成しましょう。
（参照）国交省URLよりひな形ダウンロード可https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/sosei_const_tk3_000160.html
電子契約では受発注や重要事項説明に限らず、取引や業務の性質に応じて様々な同意書・承諾書が必要となる場合があります。法令で義務付けられていないケースでも、権利保護やトラブル防止の観点から事前に同意を文書化することは有効です。官公庁や業界団体のひな形を参考に、自社の実務に合わせたひな形を作っておくことで、円滑で確実な運用につながります。ここからは、以下の3点のひな形を詳しく紹介します。
ネット上での契約や人事採用など、個人情報を収集・利用する場面では、同意は口頭でも可能ですが、証拠を残すために書面や電子同意書として記録するのが一般的です。個人情報保護法に基づき、同意書に明記しておくべき主なポイントは以下の通りです。
さらに、問い合わせ窓口や署名・日付欄を設けることで、信頼性と安心感を高められます。こうした要素を網羅したひな形を整備することで、法的にも運用上も適切な同意取得が可能になります。
1. 利用目的
当社は、取得した個人情報を次の目的で利用いたします。
2. 第三者提供について
当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、事前の同意なく個人情報を第三者に提供いたしません。
3. 開示・訂正・利用停止
本人は、当社が保有する個人情報について、開示・訂正・削除・利用停止を請求する権利を有します。請求に際しては、本人確認を行ったうえで速やかに対応いたします。詳細は、下記の窓口までお問い合わせください。
【個人情報相談窓口】
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇町〇-〇-〇
株式会社〇〇 個人情報保護担当
TEL：00-0000-0000
E-mail：privacy@〇〇.co.jp
________________________________________
私は、上記の内容に同意のうえ、個人情報の取り扱いを承諾します。
令和 年 月 日
署名： 印
秘密保持契約（NDA）は、業務提携や製造委託などで社外と取引を行う場合や、新たに従業員を雇用するタイミングで広く用いられます。企業活動において知り得た機密情報が外部に流出することを防ぐために、事前に同意を得ることが重要です。作成時のポイントは以下の通りです。
これらを盛り込むことで、情報管理の透明性を確保し、後のトラブル防止につながります。
秘密保持契約書
株式会社〇〇（以下「甲」という）と、株式会社△△（以下「乙」という）は、業務上の取引に関連して知り得る秘密情報の取扱いについて、次のとおり契約を締結する。
第1条（目的）
本契約は、甲乙間で開示・提供される契約上または業務遂行上の情報を秘密として保持し、その不正利用や漏洩を防止することを目的とする。
第2条（秘密情報の定義）
本契約における「秘密情報」とは、甲または乙が相手方に対して文書、口頭、電子データ等により開示する一切の技術情報、業務情報、営業情報その他の取引上重要な情報をいう。
ただし、次の各号に該当するものは秘密情報に含まれない。
（1）開示時点で既に公知であった情報
（2）開示後、受領者の責によらず公知となった情報
（3）正当な権限を有する第三者から適法に入手した情報
（4）相手方からの開示によらず独自に取得または開発した情報
（5）開示時に既に受領者が保有していた情報
（6）開示者が秘密でない旨を明示した情報
第3条（秘密保持義務）
第4条（秘密情報の取扱い）
第5条（責任分担）
第6条（返還義務）
第7条（措置義務等）
第8条（有効期間）
第9条（解除）
第10条（協議）
本契約に定めのない事項、または解釈について疑義が生じた場合は、甲乙双方が誠意をもって協議し、円満に解決するものとする。
第11条（合意管轄）
令和〇年〇月〇日
甲 株式会社〇〇
代表取締役 ＿＿＿＿＿＿ 印
乙 株式会社△△
代表取締役 ＿＿＿＿＿＿ 印
企業がSNSやウェブサイト上で社員の顔写真を使う際は、肖像権を侵害しないよう、必ず書面による同意取得を行うことが重要です。口頭の同意だけでは後にトラブルになることが多く、写真掲載にあたっては、次の事項を明確にした書面同意を取り交わしましょう。特に、権利の不行使条項（同意者が後から肖像権を主張しない旨）を含めると、法的トラブル回避につながります。
肖像使用同意書
株式会社○○（以下、「当社」という）は、社員（以下「本人」という）の顔写真や動画を以下の条件のもと、掲載または利用することについて、本人の同意を得ます。
令和〇年〇月〇日
本人署名：＿＿＿＿＿＿＿＿
ここでは、実際に民間企業が導入している同意書・承諾書の事例を2つ紹介します。これらを参考にすることで、自社の電子契約環境整備に役立ててください。
あるBtoB向けのサービス提供企業では、新規顧客が利用開始時に電子契約システム上で同意書に署名する仕組みを構築しています。内容には、契約書や利用規約、請求書など重要書面の電子交付に同意する旨と、その閲覧・ダウンロード可能期間、問い合わせ方法などが明示されています。顧客はアカウント開設後、同意書画面にアクセスし、電子署名ツールで署名することで同意意思を示します。このようなフローを整えた結果、書面郵送にかかるコストや時間が削減され、顧客側もスマートフォンから手軽に手続きを完了できるようになりました。さらに、同意取得のログがシステム上に残るため、将来的な紛争発生時にも契約有効性を証明しやすくなっています。
オンライン学習サービスを提供する事業者は、新規受講者がコース申し込み時に承諾書画面を表示させ、学習コンテンツやテキスト、サポート情報を電子的に提供することへの承諾を取得しています。承諾書には、学習コンテンツへのアクセス方法、アカウント管理、返金・キャンセルポリシーなどが明確に記載され、受講者は同意ボタンをクリックすることで承諾を示します。その際、システムは同意日時や利用者IDを自動記録し、後から変更や確認ができるようにしています。この結果、事業者は受講環境を円滑に整え、受講者はわかりやすい手続きでサービス利用を開始でき、トラブル発生時にはログを参照して迅速な対応が可能となりました。
電子契約における同意書・承諾書は、契約の透明性や法的有効性を担保するために欠かせない仕組みです。本記事では、必要となる契約類型や電子契約できない書面、作成時の注意点を解説し、官公庁が公表するひな形や実務で役立つひな形を紹介しました。さらに、個人情報利用や秘密保持、肖像権など幅広い同意書の事例やサンプルも掲載しています。電子契約を安心して導入し、コスト削減や業務効率化を実現するための実践的な指針として活用できます。
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