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電子契約書は紙書類ではなく、電子文書を利用した契約書のことです。電子契約書の手続きはすべてWeb上で行うことができ、一定の条件を満たすことで法的効力が付与されます。
電子契約書を導入したい方に向けて、電子契約書の概要やメリット、導入する際の注意点を解説いたします。電子契約書は、契約手続きの簡素化やコスト削減だけでなく、多様な働き方を実現できるため、導入したい企業の方はぜひ最後までご覧ください。
まずは、電子契約書の概要と法的効力について解説いたします。
電子契約書とは、紙書類を利用せずに電子データで作成、締結された契約書です。従来の紙書類による契約書と同様に、当事者間で合意事項を締結したことを示す書類です。
電子契約書はWeb上で締結できるため、紙書類と比較して「締結期間の短縮」「作業効率の向上」が期待できるため、ビジネスにおいて便利な手段として広く利用されています。
電子署名法により、電子契約書に付与した電子署名が以下の条件を満たしていれば法的効力が認められ、手書きの署名や押印された紙書類と同じ真正に成立した文書として扱われます。
| 1.誰が作成したか分かる（本人性） 2.改変されていないことを確認できる（非改ざん性） |
改ざん記録がなく、本人が電子署名をしたことは、「電子署名の有効性を証明する電子証明書」と「契約書の作成・締結の正確な時間を記録するタイムスタンプ」で証明します。
| 1 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。 一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。 二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。 |
なお、締結した電子契約書は、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の電子取引に該当します。電子帳簿保存法では、電子取引した契約書を電子文書のまま保存することが義務付けられているため、「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たしたうえで電子文書を保存しなければいけません。
こちらでは、電子契約や電子証明書、電子帳簿保存法について詳しく解説しています。
電子文書である電子契約書と紙書類である書面契約書は、それぞれの特徴から以下の違いがあります。
| 電子契約書 | 書面契約書 | |
| 形式 | 電子文書 | 紙書類 |
| 法的効力 | 電子署名、タイムスタンプ | 捺印、署名 |
| 手続き | Web上 | 対面、郵送 |
| 保存方法 | 電子契約システム、データフォルダ | 実物保存 |
| 収入印紙 | 不要 | 必要 |
大きな違いは「実物の契約書の扱い」と「契約を締結する方法」です。電子契約書は、Web上で契約の締結から契約書の保存までを行うため、実物の契約書は必要ありません。書面契約では実物の書類に押印や署名を行うため、印刷や郵送作業が発生します。
電子契約書を導入することによるメリットは、以下の3つです。
電子契約書を導入することで、契約書の印刷や製本、郵送などの事務手続きが不要になります。作成した電子契約書は、Web上で社内決裁や相手先との契約を締結できるため、郵送でやり取りする時間を削減でき、契約にかかる時間の短縮が可能です。
特にスピード感を重視する企業や契約においては、締結にかかる時間の短縮は大きなメリットになります。
電子契約書はWeb上で契約が完結するため、印刷や郵送にかかる費用を削減できます。さらに、紙書類の契約書は課税文書になるため印紙税がかかりますが、電子契約書は課税文書として扱われないため、印紙税はかかりません。
電子契約書の作成や保管にシステムを利用する場合は利用料が発生しますが、契約書の締結頻度が高く、納める印紙税が高い企業であれば、電子契約書に移行することがコスト削減に繋がります。
電子契約書は電子印鑑や電子署名を利用し、Web上で社内決裁まで行えるため、出張先や自宅など、どこにいても契約作業が行えます。従来の契約書では、印刷や押印、郵送作業のために出社する必要がありましたが、電子契約書は出社を必要としません。
Web上ですべての手続きが完了するため、リモートワークなど多様な働き方に対応可能です。
電子契約書を有効活用するための注意点として、次の2点が挙げられます。
電子契約書の手続きは自社だけでなく、取引先にも関係するため、電子契約書を導入する際には丁寧に説明し、同意を得ておきましょう。
もし、取引先が電子化の進んでいない企業の場合には、電子契約書の扱い方や保管方法などから電子契約書を嫌がる可能性があります。電子契約書の保管方法によっては、情報漏えいのリスクが高まる可能性があるため、電子契約書を導入する際は相手先へ丁寧な説明をしなければいけません。
すべての契約で電子契約書が認められているわけではないため、利用できない契約を社内で共有しておく必要があります。たとえば、以下の書類は電子契約が認められていません。
| ● 事業用定期借地契約（借地借家法23条） ● 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約（任意後見契約に関する法律3条） ● 任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条） |
また、電子契約書の法的効力は電子署名法、保存方法は電子帳簿保存法によって定められているため、電子契約書を適切に取り扱うにはこれらの教育を社内で実施する必要があります。
近年、リモートワークやペーパーレス化が進み、電子契約サービスを取り入れる企業が増えています。電子契約サービスを導入することがコスト削減に繋がるだけでなく、手続きにかかる時間の短縮や多様な働き方に対応できるため、業務効率を大きく向上させることが可能です。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の電子契約サービスは、電子署名の付与やタイムスタンプに対応しており、既存のワークフローを変えることなく、契約書の作成から承認、締結をWeb上で行えます。
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