この記事でわかること
社内で稟議や各種申請を進める際、「承認」や「決裁」という言葉を何気なく使っていないでしょうか。どちらも似た意味で用いられることが多いものの、役割や責任範囲は異なります。違いを正しく理解していないと、社内フローが曖昧になり、責任の所在が不明確になる恐れもあるため注意が必要です。
本記事では、承認と決裁の違いを整理し、一般的な流れやワークフローシステムを活用するメリットを分かりやすく解説します。
「承認」と「決裁」はどちらも申請業務の中で使われる言葉ですが、役割は明確な違いがあります。承認は、決裁の前段階で行われる「内容の確認や合意」を指し、申請内容が社内ルールや業務方針に照らして問題がないかをチェックするプロセスです。直属の上司や関係部署の担当者が確認し、必要に応じて修正や差し戻しが行われます。
一方、決裁は、承認プロセスを経た申請について最終的な実行の可否を判断する行為です。組織としてその申請を実行してよいかどうかを決裁者が判断します。
申請から決裁までの一連の流れは「承認ルート」と呼ばれ、承認者は原則として直属の上司や関係部署の責任者、決裁者はそれより上位の役職者が担当するケースが一般的です。
承認と決裁は、それぞれ独立した行為ではなく、一定の手順に沿って進められる一連のプロセスです。企業ごとに細かなルールは異なりますが、多くの組織では共通した基本的な流れがあります。一般的には次のようなステップを踏みます。
申請・起案は、承認や決裁のプロセスの出発点です。経費申請や契約締結、備品購入など、業務上の判断が必要な事項について、申請書や稟議書を作成します。
申請書には、申請内容の背景や目的、金額、必要性などを分かりやすく記載することが重要です。情報が不足していると、後の承認段階で差し戻しが発生しやすくなり、手続き全体の遅延につながります。正しく申請を行うことで、その後の承認・決裁をスムーズに進められるでしょう。
承認は、申請内容が社内ルールや業務方針に照らして妥当かどうかを確認します。直属の上司や関連部署の担当者など、複数人による承認が設定されることも少なくありません。
承認者は、内容に問題がないか、リスクがないかといった観点でチェックを行います。必要に応じて修正依頼や差し戻しを行い、申請内容の精度を高めていきます。承認はあくまで途中段階であり、最終的な実行判断ではありません。
決裁は、承認プロセスを経た申請内容について、最終的な判断を下します。決裁者は、組織としてその申請を実行してよいかどうかを総合的に判断します。
決裁権は役職や立場に応じて明確に定められているのが一般的で、金額や案件の重要度によって決裁者が変わる場合もあります。決裁が下りて初めて、申請内容は正式に実行へと進みます。
紙の申請書や稟議書で承認・決裁を行っている場合、手続きが滞ったり、書類管理に混乱が生じたりするケースは少なくありません。特に、関係者が多い案件ほどトラブルが発生しやすくなります。代表的な失敗事例として、次のようなケースが挙げられます。
紙ベースの運用では、承認者や決裁者の不在によって手続きが長期間止まってしまう可能性があります。たとえば、決裁者が出張や休暇中であるにもかかわらず代替ルートが設定されていない場合、申請はその場で滞ってしまいます。
「今どこで止まっているのか分からない」「誰に確認すればよいのか分からない」といった状況が続くと申請者だけでなく関係部署全体の業務にも影響が及び、業務のスピードや生産性の低下につながるため注意が必要です。
紙の書類は、紛失や差し戻しが発生すると手続きが振り出しに戻ってしまい、余計な手間や時間が発生します。複数部署をまたぐ申請では、どの書類が最新の版なのか分からなくなったり、修正履歴を追えなくなったりすることもあるでしょう。
さらに、差し戻しのたびに再印刷や再送付が必要になると申請者の負担は大きくなります。こうした積み重ねが、承認・決裁までの処理時間を大幅に延ばす原因になりかねないため注意が必要です。
承認・決裁業務を紙やメールで運用していると、進捗管理や書類管理に多くの手間がかかります。ワークフローシステムを導入することで、申請から決裁までの流れを可視化し、業務の効率化や内部統制の強化を図ることが可能です。主なメリットは次のとおりです。
ワークフローシステムを活用すると、申請が今どの段階にあり、誰の承認を待っているのかを一目で把握できます。これにより、「どこで止まっているのか分からない」という状況を防ぐことが可能です。
申請者自身が進捗を随時確認できるだけでなく、管理者側も全体の承認状況を一覧で把握できるため、滞留している案件へのフォローも行いやすいでしょう。結果として、承認・決裁にかかる時間の短縮につながる点もメリットです。
紙の書類を使った運用では、承認や押印のために他部署へ書類を持参したり、オフィスに出社したりする必要が生じます。特に複数部署をまたぐ申請では、物理的な移動が大きな負担となります。
ワークフローを導入すれば、こうした物理的な移動や手作業を削減可能です。オンライン上で承認・決裁が完結するため、リモートワークやテレワークとの相性も良く、柔軟な働き方を実現できます。
申請書や稟議書を紙で管理している場合、印刷費用やコピー用紙代、ファイル代、キャビネットなどの保管スペースといったコストが継続的に発生します。案件数が増えるほど印刷枚数も増え、保管スペースの確保や整理作業にも手間がかかります。長期保存が必要な書類が多い場合は、倉庫保管などの追加コストが発生することもあるでしょう。
ワークフローを導入することで、これらの印刷・保管コストを削減できるだけでなく、書類の整理や検索にかかる時間も大幅に短縮できます。データで一元管理できるため、必要な書類をすぐに検索・閲覧でき、保管場所を探す手間も不要です。紙の管理から脱却すると、コスト削減と業務効率化の両立が可能になるでしょう。
紙やメール添付での管理は、紛失や誤送信、改ざんといったリスクを伴います。どの版が最新なのか分からなくなるケースも少なくありません。特に複数人で同時にやり取りする場合、内容の食い違いや管理ミスが発生しやすくなります。
ワークフローシステムでは、申請や承認の履歴が自動的に記録されるため、誰がいつ何を行ったかを後から確認できます。履歴が残ることで透明性が高まり、不正の抑止にもつながります。内部統制の強化やコンプライアンス対応にも有効です。
ワークフローシステムは、自社の業務に適したものを選ぶことが重要です。機能の豊富さだけで判断すると、現場で使われない可能性があります。システムを選ぶ時は次のようなポイントをおさえておきましょう。
承認・決裁システムを選ぶ際は、自社の業務フローに対応できるかどうかが重要です。たとえば、金額や案件内容によって承認者を変更したい場合や、複数部署をまたぐ申請が多い場合には、承認ルートを柔軟に設定できる仕組みが必要です。
自社の実際の業務に合わないシステムを導入してしまうと、運用のために業務を無理に合わせることになり、現場の負担が増える恐れがあります。導入前に現在のフローを整理し、必要な機能を明確にしておくことが大切です。
会計システムや勤怠管理システム、グループウェアなど、既存のツールと連携できるかどうかも重要な確認ポイントです。連携ができない場合、同じ情報を複数のシステムに入力する必要が生じ、担当者の負担が増えてしまいます。
特に、経費申請や人事関連の手続きでは、他システムとのデータ連携が業務効率に大きく影響します。API連携やCSV出力などの機能が備わっているかを事前に確認しておきましょう。
ワークフローシステムは、導入して終わりではなく、継続的に運用していくことが前提となります。そのため、サポート体制の充実度も重要な判断材料です。
操作方法が分からない場合や、組織変更に伴う設定変更が必要になった際に、迅速に問い合わせできる体制が整っていると安心です。長期的に安定した運用を行うためにも、導入後のフォロー体制まで含めて比較検討しましょう。
承認・決裁業務をより効率化したい場合には、「Shachihata Cloudワークフロー」の活用がおすすめです。紙の感覚そのままに電子印鑑でスマートに承認でき、押印位置の指定やふせん機能にも対応できます。複雑な承認ルートも柔軟に設定でき、進捗状況をリアルタイムで可視化が可能です。さらに、承認後の文書はそのまま電帳法対応で長期保存ができます。検索やアクセス権限管理にも対応し、内部統制の強化と業務効率化を同時に実現します。
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