この記事でわかること
ワークフローシステムは、申請から承認までのプロセスを整理し、業務の進行をスムーズにするための重要なツールです。しかし、システムによって搭載されている機能はさまざまで、どれを重視すべきか迷う担当者も多いのではないでしょうか。本記事では、ワークフローシステムの代表的な機能をわかりやすくまとめ、導入時にチェックしたいポイントを紹介します。直感的に使え、電子印鑑と連携できるShachihata Cloud ワークフローも選択肢としておすすめです。
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ワークフローシステムには、申請書の作成、承認ルートの設計、データ管理など、多様な機能が搭載されています。ここでは主要な下記の機能を整理し、どのような役割を持つのかを紹介します。
申請書を作成するための機能で、ワークフローシステムの基盤となる部分です。テンプレートがあらかじめ用意されているシステムであれば、ゼロから作る手間を減らし、短時間で実務に合ったフォームを作れます。さらに、入力必須項目の設定やプルダウンメニュー、日付選択、自動計算などを組み込めば、記入漏れや誤入力を未然に防ぐことも可能です。
これにより、申請者・承認者双方の負担を軽減でき、業務の正確性向上にもつながります。紙やExcelでは起こりやすい記述のばらつきも抑えられ、運用の安定化に役立つでしょう。
ワークフロー内で、申請から承認へ進む順番を設定するための機能です。アイコンや矢印、分岐パーツを並べるだけで視覚的にフローを構築できる仕組みが一般的で、専門知識がなくても直感的に扱えます。
承認方式は、直列承認・並列承認・合議承認などが選べるほか、条件分岐、職制ルート、個別ルート、割り込みルート、追加ルート、折り返しルートなど、細かな設定にも対応できます。承認中や承認後の同報回覧、滞留状況の監視、承認状況の照会など、管理を補助する機能も備わっていると運用負荷をさらに低減できるでしょう。
申請内容に対して承認者がどのような判断をしたかを確実に記録するための機能です。ボタンひとつで承認・却下が行えるため、スムーズに処理が進みます。また、差し戻しの際にはコメントを添えて申請者に指示を伝えられるため、修正点があいまいにならず、無駄な往復の必要がありません。
却下理由や差し戻し履歴が時系列で保存されることで、「どの段階で見直しが必要だったのか」や「判断の背景は何か」を後から確認でき、運用ルールの改善や担当者教育にも役立ちます。
ワークフローシステムを安全に運用するための機能です。
アクセス権限管理によって、申請の閲覧や承認を行えるユーザーを細かく設定することができます。さらに、利用状況や稼働状況を把握するダッシュボードがあれば、管理者がシステム全体の動きを確認しやすくなるでしょう。
また、セキュリティ設定やユーザー管理、データ保護といった機能も欠かせません。企業の重要情報を扱うシステムだからこそ、管理面が充実しているかどうかは導入時の大きな判断材料になります。
ワークフローを通じて蓄積されたデータを検索・活用するための機能です。申請日、申請者、金額、ステータスなどを条件に絞り込んで過去の情報を素早く取り出せるため、監査対応や問い合わせの処理がスムーズになります。
また、蓄積データを集計したり、CSV形式で出力して分析したりすることで、経営判断に必要な情報として役立てることができます。ワークフローが単なる承認ツールにとどまらず、情報資産として機能する点が大きな特徴です。
勤怠管理や会計など、他の社内システムと連携するための機能です。CSVデータの取り込みや、APIを利用したシステム連携に対応しているシステムであれば、申請データの自動転送や二重入力の削減が可能です。
これにより、バックオフィス業務の転記作業や入力ミスを大幅に減らせます。また、承認済みのデータが自動で会計システムに反映されると、経理業務のスピードアップにもつながります。
申請が承認者のもとで止まってしまうと、業務全体の遅れにつながります。こうしたリスクを防ぐのが、リマインド通知や滞留アラートの機能です。
長期間処理されていない申請を自動で検知し、メールやチャットツールで担当者へ知らせる仕組みを備えたシステムもあります。通知によって承認漏れを防ぎ、業務を滞らせずに進められるため、申請プロセスの安定化に大きく貢献します。
ワークフローシステムを導入するときは、単に「多機能で便利そう」という理由だけで選ぶと、実際の業務に合わず使われなくなるケースがあります。自社で扱う申請の種類や承認フローの複雑さ、運用ルール、既存システムの状況などを踏まえて、適切な機能を持つシステムを選ぶことが欠かせません。ここでは、導入前に確認しておきたい代表的な4点を整理して紹介します。
ワークフローシステムに求める機能は、企業ごとに異なります。たとえば、「紙やExcelで行っている申請業務をそのまま電子化したい」「承認にかかる時間を短縮したい」「内部統制を強化したい」など、目的によって必要な機能は変わってきます。
まずは自社で扱う申請業務をリスト化し、どのフォームが必要か、どの承認ルートを組むのか、権限設定はどうするのかといった点を明確にすることが重要です。「機能が多いほど良い」という考え方ではなく、「自社の運用に必要な機能が揃っているか」を基準に選ぶことで、実務にフィットしたシステムを導入できます。
企業では、会計ソフト、人事給与システム、勤怠管理、グループウェアなど複数のシステムを併用していることが一般的です。そのため、ワークフローシステムが既存システムと連携できるかは、重要な比較ポイントになります。
CSVのインポート・エクスポートだけでなく、API連携やシングルサインオン（SSO）に対応していれば、日常業務の負担が大きく軽減されます。連携が弱いシステムを選んでしまうと、結局は二重入力や手作業によるデータ照合が発生し、導入の効果が薄れてしまう可能性があります。導入前に「どのシステムとどの情報を連携させたいか」を整理しておくことが大切です。
ワークフローシステムは、部署を問わず多くの従業員が使用するため、操作のしやすさは欠かせない条件です。メニューが見やすいか、申請や承認ボタンの位置が分かりやすいか、エラーメッセージが理解しやすいかといった「UI・UX（使いやすさ）」を必ず確認しましょう。
トライアル環境やデモ画面が用意されていれば、ITが苦手な社員にも触ってもらい、操作性を評価すると効果的です。実際に手を動かすことで、導入後のイメージが明確になり、自社に合ったシステムかどうか判断しやすくなります。
システムは導入して終わりではなく、運用を続けられる仕組みが必要です。特に、社内に専任の情報システム担当が少ない企業では、サポート体制が弱いシステムを導入すると、初期設定やワークフロー構築に時間がかかり、社内展開が難しくなることがあります。
導入支援を行っているか、オンラインマニュアルやFAQが整備されているか、チャットやメールの問い合わせ窓口が用意されているか、さらには操作説明会やトレーニングを提供しているかなどを確認しましょう。ベンダーが継続的に伴走してくれるシステムであれば、安心して運用を続けやすくなります。
Shachihata Cloudワークフローは、承認と電子印鑑を一体化し、紙での運用に近い感覚で使える点が大きな特長です。押印位置を指定できるほか、ふせん機能でコメントを残せるため、従来のやり取りをそのままデジタル化できます。
承認ルートも自由に設定でき、進捗がひと目で確認できるため、処理が止まりにくい環境を整えることも可能。また、電子帳簿保存法に対応しており、承認から文書保存までをワンストップで完結できるほか、高度な検索機能やアクセス権限管理を備えており、監査対応の工数削減にも役立ちます。
さらに、企業の導入フェーズに合わせて選べる3つのプランが用意されているため、規模や用途に応じて柔軟に利用できます。
ワークフローシステムは、申請業務の効率化だけでなく、社内ルールの統一や内部統制の強化にも効果を発揮します。自社の業務内容や目的、既存システムとの相性を踏まえて適切なシステムを選ぶことで、導入後の効果を最大限に高められます。直感的に操作でき、電子印鑑とも連携できる Shachihata Cloudワークフロー は、多くの企業で使いやすい選択肢です。
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