この記事でわかること
社内の申請や承認業務を効率化するには、ワークフローの仕組み化が欠かせません。専用ツールを導入する前に、まずはエクセルで自作したいという方も多いのではないでしょうか。この記事では、エクセルでワークフローを作成する具体的な手順を解説します。目的設定から承認フローの設計まで、実務にすぐ使えるポイントを詳しく紹介します。
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ワークフローとは、組織の中で複数人が関わる業務を、一定のルールや手順に沿って処理する仕組みのことを指します。
たとえば、経費精算や稟議など、複数の承認を経て完了する一連の流れが典型的です。このような業務手続きを図式化し、誰がどの段階で何を行うかを明確にすることで、ミスや重複作業を防ぐことができます。
エクセルを使えば、専用ツールを導入せずに手軽にワークフローを自作できます。ここでは、目的の設定から申請書式の作成、承認フローの検討まで、基本的な流れをステップごとに解説します。自社の業務に合わせてカスタマイズする際の参考にしてください。
まず最初に、「何のためにワークフローを作るのか」「どの業務を対象にするのか」を明確にしましょう。経費精算や休暇申請など、具体的な利用シーンを絞り込むことで、必要な項目や承認者を設定しやすくなります。目的が曖昧なまま作り始めると、複雑で使いにくい仕組みになりがちです。たとえば「誰が申請し、誰が承認するのか」を最初に定義しておくと、後の工程がスムーズになります。
次に、申請書に必要な項目を洗い出します。「申請者名」「日付」「金額」「承認者コメント」など、対象業務に応じた情報をリスト化しておくとよいでしょう。事前に項目を整理しておくことで、抜け漏れや入力ミスを防止できます。エクセルではセル結合や罫線機能を活用して、誰が見ても分かりやすい申請書テンプレートを作成するのがおすすめです。
申請書の項目が決まったら、次に承認の流れを定義します。誰がどの順番で承認するのか（例：課長 → 部長 → 経理部 など）を明確にし、必要に応じて承認段階を追加します。承認ルートを棚卸してフロー図にまとめておくことで、関係者間の認識を統一でき、後の運用トラブルを防げます。複雑な承認経路になる場合は、図形機能で可視化するとより効果的です。
エクセルでワークフローを作る際は、使いやすさと管理のしやすさを意識することが重要です。承認フローをただ表に並べただけでは分かりにくく、運用する中で混乱が生じることもあります。ここでは、視覚的な工夫と運用ルールづくりの2つの観点から注意点を紹介します。
承認フローや入力欄をただ並べるだけでは、どの手順がどの段階なのか把握しづらくなります。矢印や図形を使って流れを図示し、重要な項目は色分けするなどの工夫を加えると、初めて使う人でも直感的に理解しやすくなります。特に複数部署が関わる場合は、部門ごとに色を変えると効果的です。
エクセルは誰でも編集できる手軽さが魅力ですが、その反面、複数人で扱うとデータが混在・上書きされるリスクがあります。共有フォルダで運用する場合は、「常に最新版ファイルを使用する」「承認済みシートは編集禁止にする」といったルールを明確にしましょう。ファイル名に日付やバージョンを付ける運用もおすすめです。更新履歴を残しておけば、誤操作や上書きトラブルを防ぐことができます。
エクセルを使えば、特別なシステム導入や費用をかけずにワークフローを自作できます。社内で既に利用されている環境をそのまま活用できるため誰でも導入しやすく、すぐに業務効率化の実現が可能です。エクセルでワークフローを作成する主な5つのメリットは以下の通りです。
エクセルを利用すれば、専用ソフトや外部ツールを購入する必要がなく、すぐに自社でワークフローを作成できます。すでにOffice環境が整っている企業であれば追加コストも発生しません。社員一人ひとりのPCで利用できるため、導入ハードルが低く、まずは試験的に運用を始めたい場合にも最適です。初期投資を抑えつつ、承認フローの整備を進められる点が大きな魅力です。
エクセルの基本操作さえできれば、特別なプログラミング知識やシステム開発スキルがなくてもワークフローを作成できます。セル入力や表の作成、簡単な数式などを使って申請書を整えるだけで形になります。ITに詳しくない社員でも扱いやすいため、社内全体で導入しやすく、現場主導で運用を始められるのが強みです。教育コストをかけずに導入できるのも大きな利点です。
エクセルには、入力ミスや誤操作を防ぐための便利な機能が多数搭載されています。たとえば、「データの入力規則」で申請区分をプルダウン選択式にしたり、「シート保護」で編集範囲を制限したりすることで、入力の統一や誤り防止が可能です。また、金額欄に数値のみ入力できるよう制御することもできます。さらに、図形やフローチャート機能を活用すれば、承認フローを視覚的にわかりやすく表現できます。
専用ワークフローシステムでは、申請項目や承認ルートが固定されていることもありますが、エクセルであれば自社の業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできます。たとえば、部門ごとに承認段階を減らす、特定の金額以上のみ二重承認とするなど、現場の実情に沿った設定が可能です。業務ルールの変更にも即応できるため、運用負担を軽減しながら継続的に改善していけます。
インターネット上には、「稟議書」「休暇申請書」「経費精算書」など、エクセルで作成されたワークフローテンプレートが多数公開されています。これらを活用すれば、一から設計する手間を省き、自社用に調整するだけで短時間で運用を開始できます。既存テンプレートを参考にすることで、必要な項目や構成の抜け漏れを防ぎながら、より実践的なワークフローを構築できます。
エクセルでワークフローを自作する場合、初期費用をかけずに始められる一方で、運用面での課題も少なくありません。注意すべきデメリットは以下の3点です。
ワークフローを一から設計するには、業務プロセスの整理や項目の定義など、最初の段階で多くの時間と労力が必要です。特に複数部署の承認を伴う場合、関係者の調整にも手間がかかります。また、運用開始後も業務内容の変化に合わせて修正・調整を繰り返す必要があり、専用システムに比べて完成までのスピードが遅くなる傾向があります。短期間で導入したい場合には不向きです。
エクセルファイルは誰でも簡単に編集できるため、誤ってデータを上書きしてしまうリスクがあります。承認フローの途中で誤った修正が行われたり、意図しない改変が起きると、承認記録の正確性が損なわれるおそれがあります。また、複数人で同じファイルを扱う場合、どのバージョンが最新なのか分かりにくく、履歴管理が困難になる点も課題です。共有フォルダで運用する際は、編集権限の制御やバックアップルールを明確にしておくことが重要です。
エクセルで作成したワークフローは、基本的にローカルファイルや共有フォルダ上で運用されるため、更新内容がリアルタイムに反映されにくいという問題があります。誰がどこまで承認を進めているのかを即座に確認できず、承認状況の可視化が難しいケースも多いです。その結果、意思決定の遅れや業務の停滞につながるリスクがあります。迅速な承認が求められる業務では、運用に工夫が必要です。
エクセルでのワークフローは手軽に始められる一方で、運用が複雑になると管理や承認の遅延などの課題が生じやすくなります。そこでおすすめなのが、クラウド上で申請から承認までを一元管理できる「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」のワークフロー機能です。
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