この記事でわかること
企業が健全に事業を継続するためには、不正やミスを未然に防ぎ、業務が正しく運用されている状態を保つ「内部統制」が欠かせません。しかし、紙やメールを中心としたワークフローでは、記録が残りにくく、統制が不十分になりがちです。本記事では、内部統制を強化するうえでワークフローシステムが有効な理由と、選定時に重視すべきポイントをわかりやすく解説します。
内部統制とは、企業が適切に業務を進め、法令や社内ルールを守りながら事業を継続するために必要な仕組みです。業務プロセスやルール、チェック体制を整えることで、不正行為や誤った処理を未然に防ぐ役割を果たします。近年は企業のガバナンス強化が求められ、経理・財務・人事・総務など多くのバックオフィス部門が内部統制の改善に取り組んでいます。
内部統制とは、企業の業務が「適切に・効率的に・ルールどおり」に行われるようにするための仕組みです。これは単に不正を防ぐだけではなく、業務プロセスの質を高め、会社の目標達成を支える重要な役割を持ちます。内部統制では、業務フローや社内規程を整え、それらが正しく運用されているかを監視する体制を整備します。
例えば、複数の担当者が関わる承認プロセスを設けることで、誤った判断や不正な処理が発生するリスクを抑えることができます。さらに、内部統制は企業の信頼性向上にもつながり、取引先や株主から安心して選ばれる組織運営を支える基盤となります。
参照：金融庁「内部統制の基本的枠組み（案）」
内部統制が不十分なまま業務を続けると、企業活動に大きな悪影響を与えるリスクが発生します。例えば、承認を経ないままの無断取引による損失や、顧客情報の外部流出といった重大事故につながる恐れがあります。
また、管理が属人化すると資金横領や架空取引などの不正を見逃しやすくなります。さらに、経理処理が誤って財務報告の信頼性が損なわれれば、企業の信用低下にも直結します。従業員が法令遵守を怠った場合には、訴訟や行政指導といった法的リスクも発生します。
ワークフローシステムとは、紙やメールで行われていた申請・承認プロセスを電子化し、自動で処理できるようにする仕組みです。申請書の作成から承認、決裁、保管までをオンラインで一元化できるため、業務スピードと正確性を大きく向上できます。
ワークフローとは、企業内で行われる一連の業務プロセスや、申請・承認・決裁の流れを指します。例えば、稟議書作成 → 課長承認 → 部長承認 → 決裁といった段階的な承認フローが典型例です。
ワークフローの目的は、業務を標準化し、誰が担当しても同じ品質と手順で処理できる状態を作ることです。しかし、紙での回覧やメールでの依頼では、承認ルートが曖昧になったり、処理に時間がかかったりする課題が生じていました。
ワークフローシステムとは、紙やメールで行っていた申請・承認業務を電子化し、自動化するためのツールです。決裁ルートをあらかじめ設定でき、誰が・いつ・何を承認したかを正確に記録できます。
また、内部統制に求められる「統制活動」や「情報と伝達」をシステムで支援し、適切な手続きの実行と履歴管理を実現します。これにより、業務の透明性が高まり、企業のガバナンス強化にもつながります。
内部統制を企業全体に浸透させるには、現場の申請・承認・確認・保管といった一連の流れが、ルールどおりに運用されていることが重要です。その仕組みを支えるのがワークフローシステムです。
ワークフロー上では、誰がいつ承認したのか、必要な添付資料がそろっているかといった情報が自動で記録されます。これらの履歴は内部統制の要となる「証跡」として蓄積され、監査や不正防止の場面でも大きな力を発揮します。
内部統制を実務で定着させるためには、現場の申請・承認が「滞りなく進むこと」「ルールどおりに処理されること」「後から確認できること」が欠かせません。ワークフローシステムは、これらの要件を満たすための情報基盤として機能し、内部統制を強力に支える役割を果たします。
ワークフローが内部統制の強化につながる主な理由は下記の3点です。
紙の申請書やメール中心のやり取りでは、「申請がどこまで進んでいるのか」「誰が承認待ちなのか」などが把握しづらくなり、担当者が都度確認したり、催促したりする必要があります。ワークフローシステムを導入すると、申請から承認、完了までのステータスが画面上で一覧でき、処理状況をリアルタイムで把握できます。
これにより、滞留の発見が早まり、ムダな確認作業や催促が減少します。結果として、事務作業の効率化だけでなく、統制が効いた透明性の高い業務運用につながります。
承認ルールが曖昧なまま運用すると、「誰の承認が必要なのか」「金額によって承認者が変わるのか」といった判断が人によって異なり、トラブルの原因になります。ワークフローシステムでは、たとえば「◯万円までは課長」「◯万円以上は部長と役員の承認が必要」といったルールをあらかじめ設定できます。
申請内容や金額に応じて自動で適切な承認ルートが選ばれるため、統一された基準で処理が進みます。これにより、属人的な判断を避け、内部統制の根幹となる「ルールどおりの運用」を確実に実行できます。
紙の書類や口頭で承認を済ませてしまう運用では、「いつ誰が承認したのか」を後から正確に確認することが困難です。その結果、誤承認や不正が発生しても原因を特定しづらく、再発防止が難しくなります。
ワークフローシステムでは、システム上に承認者・承認日時・変更履歴がログとして自動記録されます。これにより、「この支払はどのような経緯で承認されたのか？」といった問いにも、確かな証跡をもって説明できます。履歴が残ることで抑止力が働き、不正防止にもつながります。
内部統制を強化する目的でワークフローシステムを導入する場合、機能だけでなく運用面での適合性を慎重に確認する必要があります。
まず、既存の基幹システムや会計・勤怠・経費精算などと連携できるかどうかが重要です。連携が弱いと、ワークフローで承認された内容を他システムへ手動入力する手間が残り、効率化の効果が薄れるだけでなく、入力ミスのリスクも増加します。
また、監査対応の品質も見逃せません。承認履歴や添付書類を迅速に提示できなければ、税務調査や内部監査時に企業の信頼性が損なわれる可能性があります。
さらに、すべての操作ログが記録・保全されるログ管理機能も不可欠です。ログが不十分だと、不正発生時に経路を追跡できず、原因究明や再発防止が難しくなります。
内部統制を強化したい企業にとって、ワークフローシステムは欠かせない基盤となります。その中でも Shachihata Cloud ワークフローは、承認フローと電子印鑑を一体化し、紙と同じ感覚で使える操作性を備えながら、証跡管理・検索性・電帳法対応など内部統制に必要な機能を網羅しています。承認ルートの柔軟な設定や、ログ管理、権限管理も充実しており、バックオフィス業務の透明性と正確性を高めます。内部統制の整備と業務効率化を同時に進めたい企業に最適なワークフローサービスです。
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