Shachihata Cloud注文請書とは？注文書との違いや書き方、電子化する方法について解説
発注先の企業から「注文請書を発行してほしい」といわれ、何を指すのか分からず困ったことがある方もいるでしょう。あまり聞き慣れない言葉なので、「注文書」や「受注書」との違いも分かりづらいですよね。そこで本記事では注文請書について、役割や書き方、電子化する方法まで詳しく解説いたします。ぜひ参考にしてください。
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注文請書とは
注文請書（読み方：ちゅうもんうけしょ）とは、発注者が作成した注文書の内容をもとに、受注者が発行する書類のこと。発行することで、「発注内容を承認した」という意味を示します。法律で作成が義務付けられているわけではありませんが、発注側の社内事情として要求されるケースが多くあるでしょう。注文書を作成しただけでは発注内容が伝わったのか、発注側では確認できないため、トラブル防止ために作成を求めていると考えられます。
ちなみに「受注書」も注文請書と同じ意味を持ちます。契約金額が大きい、もしくは加工製品を提供する場合は「受注書」を、それ以外の場合は「注文請書」を用いるのが一般的です。
注文請書の書き方
具体的に、注文請書の書き方をご紹介いたします。必ず記載しておくべきポイントは下記の通りです。
発行日
注文請書を発行した日付を記載します。注文請書は、注文書をいただいた後に作成するものなので「注文書の発行日以降の日付を記入する」という点には注意しましょう。
発注側の事業者名
受発注に関する書類となるため、注文書を発行した事業者側が誰なのかは明確にしておく必要があります。発注側の企業名、担当者名は必ず記載しましょう。
受注側の事業者名
受注側の企業名、担当者名も必須です。加えて、一般的には住所や電話番号も記載するケースが多いです。
注文内容
具体的な取引内容について、単位や数量を含めて記載します。さらに金額は税抜額、消費税額、税込み額を記載しましょう。土木業などでは、別途「作業内容」「工事場所」「着工日」などの記入も必要となります。
支払い方法
納品期日や納品方法、支払い方法を記載します。いつ・誰が・どのように支払うのか、細かく明記しておくのが一般的です。古くから取引をしており、信頼関係が構築できている場合は記載されないケースもありますが、支払いはトラブルが多発する領域なので記載しておくほうが無難でしょう。
注文請書に収入印紙は必要なのか
注文証書に収入印紙は必要なのか、悩まれる方も多いでしょう。結論としては「紙の書類で作成した場合は契約金額に応じて原則必要となるが、電子書類で作成した場合は不要」となります。
注文請書は契約に関する書類となるため、原則として収入印紙が必要です。しかしその金額は契約金額によって変わり、具体的には下記の通りとなります。
1万円未満：非課税
1万円以上100万円以下：200円
100万円超200万円以下：400円
200万円超300万円以下：1,000円
300万円超500万円以下：2,000円
500万円超1,000万円以下：1万円
※契約金額に消費税は含まれない点にご注意ください
引用：国税庁
また、収入印紙の再利用を防止するために、消印を押すことが求められています。仮に忘れた場合は過怠税がかかる可能性もあるため注意をしましょう。
一方で、注文請書を電子化した場合は収入印紙が原則として不要となります。印紙税法基本通達第44条では「法に規定する課税文書の“作成”とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう」とされているためです。電子書類では課税文書の作成には該当しないと考えられるため、収入印紙は不要と考えられます。
注文請書を電子化するメリット
注文請書を電子化するメリットは、収入印紙が不要な点だけではありません。他にも2つほどご紹介いたします。
作成や送付時間を削減できる
電子書類では、作成・印刷・郵送のコストを削減できます。例えば、紙の書類では手書きミスが発生した場合、新しい書類に書き直す必要があるでしょう。しかし、電子書類ではタイピングをやり直せば、すぐに修正ができますよね。また、取引先への郵送が不要となるため、印刷代や郵送代がかかりません。従業員の負担削減にも繋がるでしょう。
紛失リスクが軽減される
電子書類では、紛失リスクが軽減されます。紙の書類では、一般的に鍵つきのキャビネットや保管室で管理しますが、電子書類ではその必要がなくなるのです。また、端末にセキュリティツールを導入すれば、安心安全な管理が実現できるでしょう。特に自然災害が多い日本国内では、BCP対策（※）の一環にも繋がります。
（※）非常事態が発生した際でも、被害を最小限に押さえて事業継続をするための対策のこと
注文請書を電子化する方法
具体的に、注文請書を電子化する方法を3つご紹介いたします。
スキャンしてデータ化する
「スキャナー」という装置を用いて書類を読み取れば、紙の書類を簡単に電子化することが可能です。多くのコピー機・複合機にもスキャン機能が搭載されており、電子化してPDF形式で社内サーバーに保存することもできるでしょう。基本的にほとんどの企業ではコピー機・複合機が設置されており、導入にコストがかからないというメリットがある一方、膨大な書類量を扱う場合は手間がかかるというデメリットもあります。
WordやExcelファイルで作成する
注文請書は、WordやExcelで作成することも可能です。Microsoft Officeがあれば基本的に無料で作成できますし、仮に未導入の場合でも、GoogleアカウントがあればGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートで作成できるでしょう。インターネットで探せば書類の「テンプレート」も出てきますので、ぜひ活用してみてください。
電子化ツールを導入する
WordやExcelファイルで作成した書類は改ざんされる可能性があります。セキュリティが気になる企業様は、ぜひ電子化ツールの導入を検討してみてください。おすすめのツールは後述しますが、安価で経営の負担にもなりにくく、安心してご利用いただけるものもあります。セキュリティトラブルは事故が発生した後の対応では遅いため、事前に対策ができる電子化ツールをご活用ください。
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