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コラム

電子契約の導入時にひな形は必要?注意点や主な契約種類をご紹介

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

電子契約を導入する時、いくつかの確認や準備をする必要があります。そのうちの一つがひな形についてです。ひな形を用意しておくことで、共通の文言部分を毎回書き直す必要がなくなるなどのメリットもあります。本記事では、電子契約でひな形を用いた場合のメリットや注意点をご説明いたします。

電子契約書とは

電子契約書とは、文字通り電子データで作成された契約書のことです。印刷して保存することもできますが、基本的にはクラウドやサーバーなどに保存することが多いです。紙を媒体としないことで、これまでの紙書類の契約書とは異なるメリット・デメリットがあります。

電子契約のメリット

電子契約書のメリットは、コストや時間の削減ができることです。
紙で契約書を作成する場合、契約書を作るために印刷代やインク代がかかります。さらに作成した契約書を発送するための郵送代もかかってきます。また、契約書を安全に保存するための場所代や管理代もかかります。契約書が増えていけば、保存場所も広くしていかなくてはならず、大きな負担になります。

電子契約であれば、これらのコストはすべてカットすることができます。

また、コストの他にも時間の短縮ができます。紙書類の契約書の場合、印刷して製本する時間や郵送の時間がかかります。遠方との契約の場合、郵送だけで何週間もかかり、契約の履行開始が遅くなってしまうことも考えられます。電子契約書であれば、距離に関係なく即座に契約書を送ることができるため、大きな時間短縮につながります。

コストや時間が削減できること、それ自体も大きなメリットですが、カットできたコストをより生産性の高い部門へ投資したり、時間の短縮によってより多くの契約を獲得したりと、会社の成長に大きなインパクトがあることが、電子契約の一番のメリットでしょう。

電子契約のデメリット

電子契約は法整備が不十分な箇所があることなどから、デメリットもあります。例えば、定期借地契約など不動産関連の契約の多くは、電子契約が認められていません。いくら電子契約を導入したくても、ルールとして認められていない、という場合があるので、導入時には注意が必要です。他にも、契約を取り交わす相手方が電子契約を了承しないという可能性もあります。紙書類での運用を変えることなく電子化することも可能ですが、そもそも電子化することに心理的な抵抗がある場合は、承諾を得ることが難しいかもしれません。この場合は、相手方との関係性なども考慮して紙書類での契約を結ばざるを得ないでしょう。

電子契約はひな形が便利

電子契約を導入する場合、ひな形を用意しておくことでいくつかのメリットがあります。

修正・追記がしやすい

契約書はそれぞれ内容が異なりますが、細則など共通する部分もあります。ひな形を用意しておくと、共通部分を毎回作成する手間が省ける上に入力ミスも防ぐことができるでしょう。内容が変わる部分だけに集中することができるので、より質の良い契約書を作成することができるようになります。

押印位置を固定化できる 

電子契約書であっても、電子印鑑や署名を行う場合があります。また、相手方が紙書類を希望した場合は、印刷して実際に押印をするということもあるでしょう。ひな形があると、押印の位置を指定することができます。押印位置が固定化されることで、この書類が押印済であるかどうかの確認が容易になります。無駄に契約書の確認に時間を取られなくなることで、より有益なことに時間を割くことができます。

電子契約のひな形の注意点

電子契約のひな形を用意する際には注意すべき点があります。

紙書類のひな形はそのまま使用できない

ひな形を作成する場合、紙書類の文言を参考に作成することが多いと思います。この時に注意したいのが、「書面で」という文言が含まれている文章についてです。書面で交付、書面で保存などが挙げられますが、電子化した場合は書面というものはなくなるため、電子化した場合の交付方法や保存方法に合わせて書き換える必要があります。

他にも紙書類ならではの文言が含まれている場合があるので、紙書類の文言をそのままコピーするのではなく、きちんと読み込んで電子文書の場合に対応できているかを確認しながらひな形を作りましょう。

ネットのひな形を転用するのは危険

紙書類のひな形の他にも、ネットで公開されているひな形を参考にする場合もあるでしょう。電子契約用のひな形を探せば、紙書類用の文言をあらかじめ除いておけることは一つのメリットといえます。しかし、ネットで公開されているものはあくまで汎用可能なもので、自社に特化した内容ではありません。参考にするのは大いに結構ですが、そのまま転用せず、自社が契約を結ぶ際に取り決めておきたい内容が正しく反映されているかどうかを、丁寧に確認しましょう。

電子契約書のひな形の種類

電子契約でよく締結される契約書についてご説明いたします。ここでご説明した契約書については、ひな形を用意しておくことで、実際に契約する時にスムーズに契約締結まで進められるでしょう。

業務委託契約書

業務委託契約書は、発注者が受注者に業務を委託する際に締結する書類です。委託の仕事内容や印額など、重要な事項を含むため、口頭ではなく書面で残すことが重要になります。

委託先が違っても仕事内容や金額など、項目の固定化がしやすいため、ひな形を用意していくことで作成の手間が省きやすい書面の一つです。

秘密保持契約書

秘密保持契約書は、顧客情報や技術情報を相手方に公開する際に、契約以外での使用や第三者への流出を防ぐために締結される書類です。NDA(Non-disclosure agreement)と呼ばれることもあります。秘密保持契約書は、他社との事業提携や協業をする際には必ずと言っていいほど、締結されます。内容は契約ごとに個別化が必要な箇所が少ないため、ひな形で用意しやすい契約書になっています。

また、この契約は取引開始前に締結が必要な場合が多く、スピーディーな締結が求められます。その点を鑑みても、紙書類に比べて時間を短縮できる電子契約で、ひな形を用いて契約締結を進めていくことがよいでしょう。

発注書・発注請書

発注書・発注請書は文字通り発注が発生した際に発注内容などを記載した書面になります。項目が固定化しやすい上、何度も同じ発注が発生する場合は、ほぼひな形のままで使用することができるため、電子契約でひな形化しておくメリットは大きいでしょう。

その他ひな形化できる契約書

この他にも、同じ契約を何度も結ぶ場合やほぼ定型文で使える契約の場合は、ひな形として用意しておくと便利です。具体的には検収書や雇用契約書、解約合意書などが考えられます。

電子化が困難な書面

電子契約のデメリットでも軽く触れましたが、電子化は推進途中のため、未だ電子契約が認められていない契約があります。せっかく電子契約サービスを導入しても、電子契約できない契約だったということにならないよう、電子契約できない契約の種類について説明していきます。

対面での取引や契約をめぐるトラブルが多いものは、電子契約が認められていない場合が多く、代表例は以下の通りです。

・定期借地契約書・定期借家契約書

・宅地建物売買等媒介契約書

・宅地建物売買等の重要事項説明書

・マンション管理業務の委託契約書

・訪問販売で交付される書面

Shachihata Cloudで手軽に電子化 を

電子契約はひな形を用意しておくことで、より便利に活用できることがお分かりいただけたと思います。シヤチハタの提供するクラウド電子印鑑・電子署名サービス「Shachihata Cloud」は、紙書類でのビジネスプロセスをそのまま電子化することができます。また、文書のテンプレート機能もついており、ひな形の用意にも対応可能です。このテンプレート機能は、社名や数量など、毎回変更する部分を指定することで、その部分だけを差し替えて文書を作成することができます。無料トライアルやオンライン相談もできるので、まずは気軽にご相談してみてはいかがでしょうか。

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