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電子契約では、本人性や契約の効力を担保するためメール認証が用いられるのが一般的です。メール認証サービスでは、決裁業務の効率化やコスト削減などさまざまなメリットが得られます。ただし、正しいやり方で契約を取り交わすには、証拠が残せるよう、メールで送るアドレスを使い分けなければなりません。
本記事では、メール認証のしくみと手順、意義を説明いたします。契約書を安全に送れるメールアドレスの選び方もケースごとに解説していますので、電子契約の安全性がネックで導入が進まない企業の方はぜひご一読ください。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
電子契約は、従来の紙と印鑑を用いた契約に代わり、インターネットを介して契約書を作成・締結する仕組みです。契約書に電子署名を付与することで、本人性を担保しながら法的に有効な契約を実現します。近年では、ペーパーレス化や業務効率化を目指す企業、さらにリモートワークの普及によって導入が進んでいます。紙契約に比べ、作成や管理コストの削減、スピーディーな契約締結が可能な点が大きなメリットです。
電子契約では、契約の正当性と本人性を保証するために「メール認証」が活用されることが一般的です。メール認証は、契約相手が確実に本人であることを確認し、不正なアクセスやなりすましを防ぐ仕組みです。
具体的には、電子契約システム上で作成された契約書がクラウドにアップロードされると、契約相手や承認者のメールアドレスに認証メールが送信されます。このメールには、一定期間のみ有効な専用URLが含まれており、受信者はそのリンクから契約書にアクセスし、電子署名を付与する流れとなります。
この流れにより、URLを受け取った特定のメールアドレスの持ち主以外が契約書にアクセスすることが困難になり、高い本人性が担保されます。また、紙の契約書を直接届けて署名を受け取る従来の手法に比べ、場所を問わず契約を締結できる利便性もあります。特に、重要な契約においては、個人メールアドレスや専用アカウントを活用することで、セキュリティが一層強化され、安心して契約を行うことができます。
電子契約においてメール認証を利用する場合、相手方のメールアドレスの設定は本人性を担保するために非常に重要です。一般的には、「個人の私用メールアドレス」「会社の個人用メールアドレス」「会社内の共有メールアドレス」のいずれかが利用されますが、企業間取引においては、会社の個人用メールアドレスを使用することがおすすめです。
会社の個人用メールアドレスは、通常その従業員本人しか使用しないため、不正アクセスやなりすましのリスクが低く、本人性が高いといえます。また、メールアドレスに企業ドメインを含んでいるため、契約を結んだ相手が法人であることを証明できます。一方で、会社内の共有メールアドレスは利用を避けるべきです。複数の従業員がアクセス可能なため、意図しない人物が認証用のURLを開いて契約を締結してしまうリスクがあります。 適切なメールアドレスの設定は、電子契約の信頼性を高めるだけでなく、トラブル防止にもつながります。契約を安全に進めるためには、利用するメールアドレスを慎重に管理することが必要です。
電子契約にメール認証を用いる意義を、下記5つの観点から解説いたします。
メール認証システムでは、電子メールを送信された者のみが契約書にアクセスできるしくみになっているため、本人による署名であることが証明できます。電子契約において義務付けられている本人性の担保を満たすには、本人確認システムが不可欠です。
電子決裁サービスによるメール認証は、どこにいても決裁が可能です。直接印鑑をもらう必要がないため手続きが簡潔であり、承認権者が不在のときの代理決裁もスムーズに行えます。IDやパスワードを忘れたとしても、再申請や再設定の手続きの手間もかかりません。
メール認証は、クラウド上のプラットフォームを経由するため、導入コストが抑えられます。また、従来の契約で必要な紙やインク代、契約書の郵送料もカットできます。相手方は電子契約サービスに登録する必要がないため、取引先にかかる負担も最小限です。
電子上の契約手続きなら、書き損じが少なく修正も手軽に行えます。アラート機能などで見落としを減らせる点も、メール認証のメリットです。
メール認証は電子契約書を用いた契約の締結方法のため、書類の保存や検索にかかるスペースや業務負担が軽減できます。操作もシンプルであり、役職交代や退職などによる引き継ぎにかかる手続きも容易です。
メール認証には数多くのメリットがある一方で、以下のような問題点が指摘されます。
電子契約を導入する際は、上記の問題を踏まえたセキュリティ対策が不可欠です。メール認証の問題点と対策をくわしく解説いたします。
メール認証においては、盗み見やサイバー攻撃などにより、契約書に不正アクセスされてしまう危険性があります。不正アクセスによる情報漏えいを防止するには、アクセスコード認証や画像認証など2段階での対策を用い、セキュアな環境が保てるよう十分に注意しましょう。
電子契約にメール認証を用いた場合、相手方の誰が押印しているのかを立証する手立てがなく、なりすましや文書改ざんのおそれがないとは言い切れません。契約を締結する際は、送信するメールアドレスが決裁権者のものかを事前に確認しておきましょう。重要度の極めて高い契約において確実性を求めるなら、メール認証以外の選択肢の検討も必要かもしれません。
メール認証とは、電子契約に不可欠な本人性の証明や業務の効率化を図れるシステムです。原則として、契約の相手が特定できるメールアドレスを用いなければなりません。なお、不特定多数の目に触れる可能性のあるアドレスを利用しなければならない事情があるときは、一時的に利用するだけにとどめ、相手方への事前確認を必ず行いましょう。
安全性の高い電子契約を結びたいなら、シヤチハタが提供する「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」をおすすめします。ログイン時の2要素認証やIPアドレスの制限でセキュリティ対策も万全です。また、電子署名やタイムスタンプ付与など電子署名法にも対応しており、文書の改ざん防止や本人性・真正性も担保できます。
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