Shachihata Cloud DXコラム 電子契約とは?導入する際はセミナーの参加がおすすめ!
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電子契約とは?導入する際はセミナーの参加がおすすめ!

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

電子契約とは、紙書類を利用せずにWeb上で契約を締結することです。本記事では電子契約の概要や活用方法、導入するメリットについて解説しています。また、電子契約の学び方もご紹介しています。電子契約の導入を検討している方は、事前に内容を理解し知識を身につけておきましょう。

電子契約とは

電子契約と書面契約の違い、電子契約が実際に活用されている方法を解説いたします。

電子契約と書面契約の違い

電子契約とは、契約内容を保存した電子文書に対して電子署名を行い締結する契約方法です。従来の紙書類に押印し契約を締結する方法と違い、電子契約では紙書類が発生しない点が大きな違いです。

電子契約と書面契約の主に異なる点は以下の通りです。

電子契約では印紙税が発生しません。印紙税は紙書類で発行した契約書などが対象になるため、電子文書で発行した契約書は課税の対象外になるのです。ただし、電子契約で締結した電子文書を印刷し、紙書類を原本として保存した場合は課税の対象になります。

電子契約の活用法とは?

電子契約は企業と企業、企業と個人が締結する契約など、多くの場面で活用されています。例えば、人材派遣業界では電子契約の導入が進んでおり、主に以下の書類が電子化されています。

  • 労働者派遣基本契約書
  • 労働者派遣個別契約書
  • 労働者派遣通知書
  • 労働条件通知書

個別契約書は新規契約や派遣期間の更新、契約内容の変更に応じて都度発行が必要となります。これまで紙書類の契約書を発行するたびに郵送や営業社員が持参していましたが、電子契約では即時に相手方に送付できます。そのため、郵送や持参するコストと時間を削減できるようになりました。

さらに、電子文書のまま電子契約システムやフォルダ内に契約書を保存できるため、契約書が大量にある場合でも個人名や会社名で簡単に検索できます。

また、2022年5月の法改正により不動産取引の多くで電子契約が認められ、不動産の売買契約やマンションなどの賃貸借契約で電子契約が可能になりました。改正により契約の締結から契約書の保存まで一貫してオンライン上で完結できるため、契約にかかる時間や手間、コストの削減が可能です。

電子契約は業務改善に最適

電子契約を利用することで得られるメリットについて解説いたします。

電子契約を利用するメリット

電子契約を利用するメリットは以下の3つです。

メリット①:契約にかかる時間を短縮できる
メリット②:契約書の保存や管理を効率化できる
メリット③:さまざまな働き方に対応できる

電子契約を利用することで、契約書の送付から契約締結までの時間を大幅に短縮できます。さらに、締結した契約書は電子文書のまま保存するため、契約手続きにおいて印刷や製本、郵送手続きといった事務作業は必要ありません。

また、電子契約はさまざまな働き方に対応しています。テレワークや在宅ワークなど出社しない働き方が認められている一方、紙書類の契約書では印刷や押印するために出社する必要がありました。

しかし、電子契約は紙書類や押印を必要とせず、インターネット上で電子署名をすることで契約を締結できます。契約書を作成するために出社する必要はないため、テレワークでも契約書の送付から締結まで行えるのです。

テレワークなどの勤務形態の導入を検討している企業や完全テレワークへ移行をしたい企業は、電子契約を導入することをおすすめします。

▼電子契約のメリットについて詳しく知りたい方はこちら

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Shachihata Cloudは効率化とコストカットを可能に

「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」を導入することで、効率化とコストカットが可能です。Shachihata Cloudは契約内容の調整から契約締結まですべてをインターネット上で行います。そのため、約1週間かかっていた契約手続きを、最短1日に短縮できます。

さらに、電子契約は紙書類を利用せず電子文書で契約を行うため、次の3つのコストカットが可能です。

  1. 印紙税
    電子文書で取り交わした契約書は「文書を作成したこと」にならないため、印紙税は非課税です。
  2. 郵送費
    紙書類を郵送でやり取りする必要がないため、レターパックなどの郵送費は発生しません。
  3. 人件費
    電子契約では契約書の印刷や製本、郵送といった事務作業にかかる人件費を削減できます。

また、Shachihata Cloudの電子契約サービスの基本料金は定額制のため、捺印や送信を何回しても料金は変わりません。利用回数によって料金が増加しないことで、コスト管理がしやすい特徴があります。

ほかにもShachihata Cloudは、稟議書や申請書といった社内文書、見積書や請求書など取引先との決裁文書にも対応するため、社内業務全体を効率化することが可能です。

電子契約を学ぶならセミナーがおすすめ

電子契約について学びたい場合は、講師と対面しながら学べるセミナーへの参加がおすすめです。特に、電子契約を利用するのに必要な電子署名やタイムスタンプといった電子印鑑の解説もあるセミナーに参加しましょう。

電子契約のセミナーに参加するメリット

電子契約のセミナーに参加するメリットは以下の3つです。

メリット①:最新の情報が学べる
テキストや動画の教材と違い、講師から直接電子契約について話を聞け、受講日時点での最新情報を学べます。また、公表されていない情報など、参加者限定で学べる内容が手に入る可能性があります。

メリット②:疑問をその場で解決できる
講師と対面で学べるため、分かりづらい点や課題などをその場ですぐに質問できます。自分が必要な情報を深掘りして聞けるので、理解度や満足度が高くなりやすいです。

メリット③:参加者と交流できる
セミナーは、同じテーマを学びたい参加者が多く集まります。そこでグループワークや懇親会、休憩時間などの雑談で新しい人脈を作れる可能性があります。他社の事例や自社の悩みを相談できる関係を築けるようになるでしょう。

シヤチハタでは、電子契約や電子印鑑、電子帳簿保存法などを学べるセミナーを開催しています。セミナーに参加し、電子契約の導入や税制改正に対応できるようになりましょう。

同じ会場にいる講師やほかの参加者も、電子契約や電子印鑑について学びたいといった同じ目的を持ってセミナーに参加しています。テキストや動画とは違い、重要な部分を具体的に分かりやすく説明してもらえるため、セミナーに参加すると短時間で知識を身につけられるでしょう。

電子契約のセミナーに参加するデメリット

電子契約のセミナーに参加するデメリットは以下の3つです。

デメリット①:会場への移動費用がかかる
大きなセミナーになるほど、東京や名古屋、大阪など人が集まりやすい中心都市の会場で開催されます。そのため、参加したいセミナーの会場が会社から遠ければ、移動費用が発生します。

デメリット②:セミナーの内容が希望しているものでない
セミナーに参加すると、知りたいテーマの説明が少ないことや希望している内容でないことがあります。そのため、期待している内容や知識を学べない場合があります。

とはいえ、電子契約のセミナーに参加すると、テキストや動画教材では学べない最新の情報やノウハウなどを学べます。ほかの企業の事例を知れる可能性があることからも、メリットの方が大きいといえるでしょう。

また、セミナーで希望している内容を学べるか事前に目次を確認したり、運営会社に問い合わせたりすれば内容の相違を防げます。有料のセミナーに参加する際は事前にセミナーの内容を確認し、ミスマッチがないようにしましょう。

電子契約の導入ならShachihata Cloud

Shachihata Cloudの電子契約サービスは、電子署名とタイムスタンプに対応しています。電子文書にタイムスタンプを付与することで、電子署名の効力を10年に延ばせます。さらに、効力が切れる前に再度タイムスタンプを付与することで、半永久的に電子署名の効力を継続できるのです。

また、Shachihata Cloudはリモートワークで利用したいビジネスツールとして、高い人気を集めています。メールに変わる社内コミュニケーションツールであるチャット機能を提供しており、社員同士で簡単に情報共有ができるので、業務効率を大幅にアップすることが可能です。

電子契約の導入を検討している方は、まずは無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

▶︎ビジネスチャットにも対応している電子決裁・印鑑サービス「Shachihata Cloud」

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