Shachihata Cloud DXコラム 請求書を電子化するメリットとは?関連する法律やサービスも紹介
DX COLUMN

請求書を電子化するメリットとは?関連する法律やサービスも紹介

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

DX化の背景から、請求書の電子化を検討している企業も多いでしょう。しかし、なかには法律面での不安を抱える方や、どのツールを導入するべきか迷っている方なども少なくないでしょう。本記事では請求書を電子化するメリットを解説すると共に、おすすめのサービスや関連する法律についてもご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。

請求書を電子化するメリット

まずは請求書を電子化するメリットについてご紹介いたします。

短時間で請求書を作成できる

紙の請求書に比べると、電子化された請求書のほうが短時間で作成できます。手書きではなくタイピングなので、ミスをした場合にも書き直す必要がありません。 一見この時間差は小さなものに見えますが、ちりも積もれば山になります。特に受託系のビジネスに携わっている方は、月末〜月初にかけての請求書作成が非常に楽になるでしょう。

印刷や発送の手間がかからない

紙の請求書の場合は取引先へ請求書を渡す必要があります。そのためには印刷や発送作業が欠かせません。これは自社のみならず、取引先企業も同じです。返送するためには同じく印刷や発送作業の手間がかかります。作業には時間もかかりますし、印刷代や発送代などのコストもかかります。そのため、電子化することで長期的に見れば大きなコスト削減に繋がるでしょう。

請求書の保存スペースが不要

紙の請求書はキャビネットや倉庫で保存する必要があります。保存場所を広く確保する必要がありますし、盗難や紛失が発生するというデメリットもあるでしょう。しかし、電子化してクラウド上に保存すればそのような心配は一切ありません。セキュリティツールさえ導入すれば安全に保存できるでしょう。

過去の請求書の検索や参照ができる

保存後に取り出したい場合、紙の書類の場合は探し出すのに骨が折れてしまいます。一方で、電子化してクラウド上に保存すればそのような心配はありません。フォルダの整理や、データの命名規則の統一さえ行えば、過去の請求書もすぐに探し出すことができるでしょう。

インボイス制度の対策ができる

2023年10月1日からインボイス制度がスタートします。これは「特定の条件を満たした請求書で消費税を計算しよう」という制度※です。インボイス制度が始まると取引の内訳を詳細に記載しなければならず、請求書作成の負担が大きくなることが予想されます。そのため、今のうちから電子化を進めて、少しでも楽に請求書作成ができる環境を整えておきましょう。

参考:国税庁「インボイス制度の概要」

請求書を電子化するうえでの注意点

請求書を電子化するうえでの注意点をご紹介いたします。

導入・運用コストを見積もる

請求書を電子化する場合、WordやExcelで作成することもできますが、一般的にはツールを導入することをおすすめしています。タイムスタンプが付与されるツールであれば、書類の改ざんを防止できるので、セキュリティ的に安心なためです。しかしツールを導入する場合は初期費用や月額利用料がかかります。金額はツールによって異なりますが、必要な機能を見定めて予算に見合うツールを選びましょう。

取引先企業に許可を得る

請求書の電子化は自社だけで実現できることではありません。取引先企業が紙の請求書を求めてきた場合には使用できませんので、必ず使用前に許可を取るようにしましょう。また、いざ導入した後で「実は取引先のほとんどが使用不可だった」という事態を避けるためにも、導入前に主要取引先に確認することをおすすめします。

請求書を電子化する方法

請求書を電子化したい場合、主に下記2つの方法があります。

・WordやExcelで作成する
・ツールを利用する

予算確保が難しい場合にはWordやExcelで作成するほかありませんが、予算的に問題がない場合はツールを利用することをおすすめします。先述した通り、ツールによってはタイムスタンプの付与により書類の改ざんが防げるので、セキュリティ的にも安心して利用できるためです。

また、実際にツールを導入する場合は電子帳簿保存法に対応したツールを選びましょう。なかでもおすすめのツールは「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」です。電子帳簿保存法に対応した企業にのみ許可される「JIIMA認証」を取得しているほか、「二要素認証」「ID/Password認証」「タイムスタンプ付与」などセキュリティ対策の有償オプションも充実しているので、安心してご利用いただけます。月額料金も1ユーザーあたり110円(税込)とリーズナブルなので、ツールの導入に迷う企業様はぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。

電子化された請求書の保存方法

1998年に創設された電子帳簿保存法によって、電子化された請求書は適用条件さえ守れば利用が認められています。

▼適用条件
・記録内容について訂正や削除を行った場合に、事実内容を確認できること
・記録内容の入力を通常の期間を経過した後に行った場合に、その事実を確認できること
・記録内容と関連する他の帳簿の記録内容の間で、相互にその関連性を確認できること
・システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと
・記録内容を保存する場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その記録内容をディスプレイの画面や書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できること
・取引年月日、勘定科目、取引金額その他の帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
・日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
・二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

参考:国税庁

また、2022年1月に発表された電子帳簿保存法の改正によって、電子化された請求書の電子保存が義務付けられました。2024年1月までは猶予期間として紙の保存も認められますが、直前になって慌てないように余裕を持って準備しましょう。

請求書の電子化ならShachihata Cloud

請求書を電子化することで業務効率化やコスト削減などのさまざまなメリットに繋がります。電子化するにはツールの導入がおすすめですが、なかには導入をためらう企業様もいるでしょう。しかし、最初こそ初期費用や社内ルールの整備などが求められますが、長期的に見ればメリットの方が上回ります。特に管理部門の負担軽減に繋がりますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、ツール選びに迷われたらぜひ一度「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」をご検討ください。

リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1(※ゼネラルリサーチ調べ)にも選ばれており、導入数は95万件超で継続率も97%と高く、現在注目を集めているツールのひとつです。請求書のみならず注文書や納品書の電子化もできるほか、電子印鑑や電子契約、スケジュール勤怠管理などにも対応しており、これひとつで社内のDX化を一気に推し進めることができます。

「一括配信」というShachihataCloud上で請求書や注文書、納品書などの各種帳簿を作成できるサービスもご提供しています。作成した帳簿は回覧にのせて社内承認をとることができるなど、機能面も大変充実しているので、ご興味のある企業様はぜひ一度お問い合わせください。今なら無料トライアルを実施中。マニュアル不要ですぐに使えるため、まずは試してみてはいかがでしょうか。

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