Shachihata Cloud DXコラム 電子契約でも使えるShachihata Cloudとは?便利機能や導入方法のご紹介
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電子契約でも使えるShachihata Cloudとは?便利機能や導入方法のご紹介

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

昨今リモートワークを導入する企業が増加し、在宅勤務中などでも契約書や稟議書などの書類に簡単に捺印できる、電子印鑑・電子契約サービスに注目が集まっています。中でもシヤチハタの提供する「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」は、既存のワークフローを変えることなく、簡単に導入できるシステムです。本記事ではShachihata Cloudの便利機能や導入方法をご紹介いたします。

電子契約とは

電子契約とは、自社と取引先の間で締結される契約書をはじめ、様々な書類を取り交わすプロセスを、すべて電子データとしてネットワーク上で行えるようにした契約の仕組みをいいます。紙書類による契約のやり取りには時間がかかり効率が悪いため、電子契約が普及しつつあります。

電子契約の普及率は67.2%

コロナ禍で勤務形態が大きく変化したことから、電子契約サービスの導入企業はここ1〜2年で大幅に増加しています。JIPDECの調査結果によると、2020年7月の電子契約サービス利用率は約40%でしたが、2021年1月には67.2%に上りました。

参考:https://www.jipdec.or.jp/archives/publications/J0005167

電子契約のメリット・デメリット

電子契約を利用するメリットとデメリットをお伝えいたします。

電子契約のメリット

従来、契約書といえば紙に印刷をし、複数名の承認・押印を経て、製本し、取引先へ郵送、そして押印済の1部を返送してもらい、社内で保存する、といったプロセスを辿るものでした。しかし、これら一連のフローが電子化されれば、いつでもどこでも契約書の確認・承認業務が行えるようになり、業務効率を大きく向上させることができます。

また、紙書類は印刷にも保存にもコストがかかり、契約内容によっては印紙代もかかりますが、電子契約の場合それらのコストを削減することもできます。

さらに、採用するシステムによっては、契約書データにアクセスできる人に制限をかけたり、承認後編集できなくしたりが可能なので、コンプライアンス強化・セキュリティ対策にも繋がります。

電子契約のデメリット

一方、電子契約を新規で導入する場合には、サービスを実際に利用することになる従業員に対し、導入目的やツールの使い方を説明する手間が発生するデメリットがあります。複雑な仕組みを導入した場合には、使い方やルールが分からず、現場の混乱を招く可能性もあります。特に取引先に対しては、システム導入の理解を得るために、丁寧な説明が必要となるでしょう。
また、訪問販売に関する契約など、契約書の中でもそもそも電子化が認められていない書類もある点にも注意が必要です。

▼電子契約サービスのシステム概要や関連する法律について詳しく知りたい方はこちら

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電子決裁・電子契約サービスShachihata Cloudの特徴

電子決裁・電子契約をスムーズに進められるサービスとして、「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」をご紹介いたします。Shachihata Cloudは電子印鑑の機能を主軸とする仕組みになっており、今現在ある角印や個人印などを電子データとして管理できます。大きな特徴としては、この電子印鑑を活用して、それまで紙書類で行っていたワークフローを、そのまま電子化へ移行できる点が挙げられます。

電子契約の社内申請〜締結までを一元管理

Shachihata Cloudでは、契約書の作成から回覧・承認・締結までの一連のプロセスをすべて電子化し、ネットワーク上で一元管理できます。契約書の申請者が申請を開始すれば、承認者にはメールなどで通知が届きます。承認者が在宅勤務中でも、オンラインで内容を確認し、電子印鑑を押し、申請者に簡単に戻すことができます。社外取引先への送信とそのフィードバックも簡単でスピーディー。数日かかっていた決裁フローを30分で完了させることも可能です。

高セキュリティ基準を満たすクラウド型サービス

Shachihata Cloudは高いセキュリティ基準を満たすクラウド型サービスとなっています。具体的には、ログイン時の二要素認証が有効になっており、本人性を担保しています。IPアドレス制限やSAML認証も可能です。
また、公開鍵暗号方式(PKI)を採用した電子署名の付与や、タイムスタンプが付与できることで、書類の存在証明及び改ざん防止の対策が施されています。

※それぞれ有償オプションにてご利用いただけます。

社外取引に適した「電子契約プラン」

電子契約を導入する際の懸念事項の一つとして、取引先企業への対応が挙げられるかと思いますが、取引先企業がShachihata Cloudを利用していなくても、3アカウント・共通印1個までは無償で利用可能となっています。契約相手の理解も得られやすい仕組みとなっていることも特徴です。

初期費用無料で利用料は定額制

また、導入時の初期費用は無料で、その後の利用料については定額制となっている分かりやすい料金体系も魅力の一つ。印面利用者は1ユーザーにつき月額110円(税込)。さきほどご説明した電子署名や二要素認証、IPアドレス制限などは、有償オプションにてご利用いただけます。お客様のビジネス、事業規模、組織体制によってオプションを自由にご選択いただき、最適なボリュームでカスタマイズが可能です。

※タイムスタンプ機能は従量制の料金体系となります。

電子契約の利用例:人材派遣業界の場合

ではShachihata Cloudを活用して電子契約を締結する場合、どのような嬉しい変化が起こるでしょうか。例として、人材派遣会社がShachihata Cloudを導入・活用する場合を考えてみましょう。人材派遣元の企業と受入先企業、そして派遣される予定の従業員らとの間には、複数回の契約のやり取りが発生しますが、電子化によって流れがスムーズになります。

人材派遣元となる企業で使える機能と利用料金

人材を派遣する親企業としては、派遣予定の従業員をシステムに登録します。そして雇用契約書を作成してPDFに変換したり、電子印鑑を捺印したり、それを派遣予定の従業員と送受信するなど、Shachihata Cloudの基本機能が一通り使えます。
印面利用者1ユーザーあたりの利用料は月額110円(税込)です。

派遣される予定の従業員側では、スマートフォンからでも契約内容を確認し、書類に自分の氏名印を押印することができます。内容の確認・押印・返信が簡単に行えるのは大きなメリットです。
この場合、従業員側では利用料はかからず、何名でも登録可能です。

人材受入先となる企業で使える機能と利用料金

契約相手となる人材受入先企業でも、オンライン上で角印や契約印を押印して、派遣元企業に返信できます。契約相手がShachihata Cloudを導入していなくても、1社あたり3アカウント・共通印3個までは無料でご利用いただくことができます。

電子契約にShachihata Cloudを利用するまでの流れ

最後に、電子契約サービスとしてShachihata Cloudを利用するまでの流れをご説明いたします。

1. サービス利用申込・利用開始

まずは利用申し込みフォームよりお申込みいただき、ご利用を開始してください。

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2. 取引先企業専用の申込URLを発行

次に、取引先企業にもShachihata Cloudの電子契約をご利用いただくための申込URLを発行します。

3. 取引先にて受信プラン申込

発行したURLを取引先へ展開し、受信プランへお申し込みいただきます。

4. 取引先専用の管理者アカウント発行

取引先の申込みが完了したら、取引先専用の管理者アカウントが発行されます。

5. 取引先にて利用登録・利用開始

これだけで、取引先において電子契約サービスの利用を開始することができます。

取引先との電子契約はShachihata Cloudで効率的に

Shachihata Cloudは社外取引先と契約書のやり取りを行う際でも、導入・利用ともに簡単な仕組みとなっています。Shachihata Cloudの導入数は2020年12月末には60万件*1を超え、リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1*2にも選ばれました。電子契約への移行をお考えの企業様はぜひご活用ください。

▶︎電子印鑑・電子契約は「Shachihata Cloud」

*1 オンプレ版出荷実績数およびクラウド版契約印影実績数(自社調べ/2020年12月末時点)
*2 アンケート提供元:ゼネラルリサーチ(電子印鑑サービス10社を対象にしたサイト比較イメージ調査 / 期間2021年3月2日〜3日 / 対象:20代〜50代の全国の男女ビジネスパーソン1,014名)

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