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コラム

電子契約の導入方法とは?手順や選定ポイントなどを分かりやすく解説

WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 システム開発部 開発4課課長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

在宅勤務の拡大により、対面で行う必要のない「電子契約」に注目が集まっています。しかし、電子契約の導入を検討しているものの、何から着手すべきか分からない方も多いのではないでしょうか。本記事では、電子契約の導入方法や手順、選定ポイントを分かりやすくご説明します。

電子契約とは

初めに電子契約の概要をご説明します。電子契約とは、インターネットを介し、契約書(電子ファイル)を送信し、相手と契約を締結することです。紙書類を使用しないため、コストの削減や契約締結のスピードアップが可能です。

電子契約の簡単な流れ
1. パソコンで契約書を作成する
2. インターネットを介し、相手に契約書(電子ファイル)を送信する
3. 相手が契約内容の確認と承認を行う
4. 契約締結が完了した契約書を電子データとして保存する

電子契約を導入する方法

電子契約を導入するにはどのような方法があるのでしょうか。一般的な2つの方法をご紹介します。

文書作成ソフトで契約書を作成し、メールで送信する

比較的簡単な方法は、WordやExcelなどの文書作成ソフトで契約書を作成し、メールで相手に送信する方法です。紙書類の使用を削減し、対面契約の頻度を低減することが可能です。
しかし、文書作成ソフトを使用した方法は、高度な改ざん防止機能を利用できないため、税務上の契約締結には適していません。また、メールを送受信する手間がかかり、検索性も高いとはいえません。
このことから、文書作成ソフトを使用した方法は便利ではありますが、その機能だけでは不足しているといえるでしょう。

電子契約サービスを利用する

現在、多くの企業において利用されているのが「電子契約サービス」です。電子契約サービスとは、1つのシステム内で、契約書のアップロードや送受信、保存、検索など、契約に関する業務を完結できるサービスです。多くの電子契約サービスは、WEBブラウザで使用できるため、ソフトウェアのインストールが必要ありません。また、社外の契約相手は、ゲストユーザーとして無料でサービスを利用できるため、費用の負担や導入の手間が発生しません。
セキュリティ面においては、「電子署名」という高度な改ざん防止機能を備えており、改ざんやなりすましなどを防ぐことが可能です。

文書作成ソフトで契約書を作成する方法の特徴 電子契約サービスの特徴
・手軽に契約書の作成ができる
・高度な改ざん防止機能を備えていない
・契約書の管理としては不十分
・1つのシステム内で契約に関する業務を完結できる
・WEBブラウザで使用できる
・社外の契約相手もゲストユーザーとして無料で利用できる
・電子署名という高度な改善防止機能を備えている

電子契約サービス導入のメリット

電子契約を開始すると、企業はどのようなメリットが得られるのでしょうか。3つのメリットをご説明します。

1. コスト削減

電子契約では、紙の契約書が不要になるため、印刷代や輸送費、保存場所の家賃など、紙の契約書の用意や保存にかかっていたコストが削減できます。さらに、電子上の契約書(電子ファイル)には、印紙税が課税されないため、節税に繋がります。

2. 業務効率化

紙の契約書では、契約書に不備がある場合、改めて契約書を郵送したり、契約相手先を訪問したりする必要がありました。電子契約サービスでは、契約書(電子ファイル)に不備があった場合にも、時間や場所を問わず契約書を再送信することが可能です。電子契約サービスを導入することにより、契約業務時間の短縮が期待できます。

3. コンプライアンス強化

紙の契約書には、持ち出しや紛失のリスクが付きまといます。倉庫への出入庫記録を付けたり、キャビネットに鍵をかけたりしても、進行中の契約書の所在を把握することは困難です。
電子契約サービスであれば、進行中の契約書から締結済みの契約書まで、システム上で一括管理できます。また、契約書(電子ファイル)には、電子署名という高度な改ざん防止機能を付与できるため、改ざんやなりすましなどを防ぐことが可能です。

電子契約サービスを導入する際に決めておくべきこと

電子契約サービスの導入を決定した場合、導入までに少なくとも3点を決めておくとよいでしょう。

1. 電子化する契約書を決める

契約書といっても様々な書類があります。まずは、社内で扱っている契約書を整理し、使用頻度が高く、電子化によって利便性を大きく向上できそうな契約書から電子化すると混乱が少ないでしょう。例えば発注書や見積書、納品書、社内の稟議書などから検討することをおすすめします。

2. 電子契約サービスの管理方法を決める

多くの電子契約サービスでは、利用権限の設定や利用履歴の閲覧が行えます。そのため、社員に利用権限を与えたり、適正にサービスが使用されているかを確認したりする管理者を立てる必要があります。管理者を決めた後は、管理者を中心に、電子契約サービスの利用ルールを定め、運用・改善を行うとよいでしょう。

3. 電子契約でのワークフローを決める

社内に電子契約を定着させるためにはワークフローの整備が必要です。契約書を電子化するにあたり、契約書への記載内容を追加する場合は、記載内容を明確に周知します。契約書の社内承認についても、承認ルートを明確にし、承認者には業務内容を理解してもらう必要があります。
多くの電子契約サービスでは、契約書の回覧順を設定することが可能です。初めに承認ルートを入力すれば、契約書が最終承認者まで自動送信されるため、ワークフローの決定・承認ルートの決定は、社内に電子契約を定着させるための必須事項といえます。

電子契約システムを選定するポイント

それでは、電子契約システムはどのように選定すればよいのでしょうか。選定のポイントをご説明します。

1. 取引先の導入のしやすさ

電子契約を結ぶ場合、契約相手も電子契約サービスを利用する必要があります。操作が難しい電子契約サービスを選択してしまうと、契約相手が電子契約に難色を示したり、契約相手に大きな負担をかけたりする可能性があります。契約相手に配慮し、操作がシンプルかつ契約相手が無料で利用できるサービスを選択するとよいでしょう。

2. 書面契約のカバー

電子契約を導入しても、契約相手に書面契約を希望されることがあるかと思います。そのような場合にも、なるべく業務負荷が発生しないよう、紙の契約書をアップロード・保存できるなど、書面契約も並行して使用可能なサービスを選択するとよいでしょう。

電子契約サービスを利用して、一部分から電子化に着手

電子契約サービスは、ソフトウェアのインストールなど、面倒な導入作業を必要とせず、コスト削減や業務効率化などのメリットを得られる業務改善方法です。契約相手や社員の理解を得られるかどうか不安な方は、操作がシンプルな電子契約サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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