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企業に属している方であれば一度は社内稟議を経験したことがあるでしょう。しかし、社内稟議は複雑なプロセスが絡むもので非効率になりやすく、昨今では電子システムを導入して効率化を図る企業も増えています。そこで本記事では、社内稟議とは何か、稟議中に生じる課題とその解決策、電子システム導入による効率化の方法をご説明いたします。
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社内稟議とは、業務上で承認が必要となる場合に承認者に回覧して承認を得ることです。一般的には「稟議を回す」「稟議にかける」といった使い方をします。何か承認が必要になった場合、その度に会議を開くのは大変ですよね。社内稟議では、会議を開かずに意思決定を行えるような事項のみ取り扱います。
社内稟議が行われる場面としては、以下のようなケースが挙げられます。
・サービスの導入
・人材の採用
・備品の購入
・外部との契約
・出張の許可
・接待などの経費申請
社内稟議では権限を持った上層部の人が承認者となります。書類を作成したうえで、権限の低い人から高い人へ向けて順番に回すのが一般的です。この書類は「稟議書」と呼ばれ、一般的には以下の項目が記載されます。
・申請内容
・その目的
・実施によるメリット
・必要な費用
「稟議」と「決裁」はよく間違われる言葉です。いずれも上層部の承認をもらう行為には変わりありませんが、その違いは承認者の人数にあります。稟議は段階的に承認を得るもので複数の承認者が行うのが一般的ですが、決裁は最終判断を下すもので1人の承認者が行います。そのため決裁は比較的簡易な内容の申請時に行われることが多く、重要な内容は社内稟議で決められるのが一般的です。
社内稟議は日本特有の文化と言われますが、それゆえ特有の課題もあります。
社内稟議では稟議書を作成しますが、決して1枚で済むものではありません。説明資料や予算資料などを揃える必要があり、その分だけ印刷回数が増えるため印刷代が必要となります。また、印刷した書類を管理するファイル・保管スペース・印刷や保管をする人件費も必要となるため、意外とコストがかかってしまうのです。
稟議書は永年保存が義務付けられた「知的所有権に関する関係書類特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など」の書類に該当するため、承認を終えても保存の必要があります。また、企業によっては年間数百件を超える稟議が行われる場合もあり、オフィスとは別の倉庫に保存が必要となる場合もあります。見返したい場合に探す時間がかかりますし、きちんと保管されていないと紛失のリスクがあるため情報漏洩のリスクもあります。
社内稟議は複数人の承認が必要なため、どうしても時間がかかる傾向にあります。例えば、担当者の不在による承認待ちや、誤字脱字による差し戻しなど原因はさまざまです。しかし市場の変化が激しい昨今のビジネスでは意思決定のスピードは重要です。日本企業は海外企業と比べてスピード感が遅いと言われますが、おそらく社内稟議がその原因のひとつになっているのでしょう。
ビジネス上の意思決定スピードを上げるためには、社内稟議を効率化する必要があります。ここではその方法を2つご説明いたします。
ワークフローとは、申請から決裁までの一連の流れのことを言います。ワークフローを整備すれば、効率的な承認作業が実現されます。承認を回す順番や申請書類のフォーマット化など、自社に最適なワークフローを整備しましょう。
電子化されたワークフローシステムを導入すれば、一連の流れを自動化できます。申請フォームを利用して申請すると、申請者の情報をもとに自動で承認者・決裁者に送られます。最終的に決裁が完了した後は電子データとして保管されます。導入すれば業務プロセスが可視化されて進捗の停滞を防げるほか、手軽に承認できるため意思決定のスピードアップにも繋がるでしょう。
社内稟議を電子化することで多くのメリットがあります。具体的なメリットをご紹介いたします。
稟議書を電子化してクラウド上に保存すれば紛失のリスクを防げます。クラウド上に保存するため、例え端末を紛失してもログイン情報さえ流出しなければ問題はありません。また、災害時に焼失する恐れもないため、電子化は災害の多い日本では有効な手段と言えるでしょう。
印刷の必要がないため、ペーパーレス化の実現、並びにコストの削減に繋がります。また、DX（デジタルトランスフォーメーション）が推進されれば、株主等からも評価を受けられるでしょう。社内稟議の電子化は比較的ハードルも低いため、DX化の第一歩として始めてみてはいかがでしょうか。
時間や場所を問わず申請・承認できるため、承認を得るまでのスピードが大幅に向上します。申請書を承認者一人ひとりに回覧する必要がないため、承認者が出張や外出をしていても帰社を待たずに済みます。間違えた書式を使用して戻される心配もありません。過去の稟議書や指定のフォーマットも参照できるため、入力内容の不備も予め防ぐことができるでしょう。
また、データをクラウド上に保存すれば、過去の稟議書を探したい場合でも簡単に探し出すことができるため、無駄な時間をかけずに済みます。監査など書類の提出を求められる際にも役に立つはずです。
申請や承認はパソコンからできるためテレワークでも対応できます。申請後も稟議書は自動で承認者に回されるため、わざわざ出社する必要はありません。2020年に新型コロナウイルス感染症拡大の影響から全国各地でテレワークが推進されましたが、印鑑を押すだけのために出社する「ハンコ出社」が問題視されました。電子化することで、このような一部の職種・役割に就く人だけが不平等な働き方を強いられる状況をなくすことができるため、テレワークの推進にも一役買うでしょう。
社内稟議の電子化は電子印鑑サービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」で実現可能です。また、オプション機能をご利用いただくことで、承認作業をスピードアップしてくれるでしょう。これはスケジューラという機能で、個人のスケジュール管理・共有、会議室などの設備予約が行えるものです。今まで数日間かかっていた承認フローがわずか30分で完了します。
Shachihata Cloudは今までの申請・承認・回覧などのワークフローを変えることなくデジタル化できるクラウド型の電子決裁サービスです。リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1にも選ばれており、導入数は60万件を超えました。初期費用は不要で、ご利用料金は1ユーザーあたり月110円（税込）から。今なら無料トライアルを実施中です。導入に際しての社員教育は不要で、インターネットとメールアドレスさえあればすぐご利用いただけます。社内稟議の効率化を検討している企業様は是非一度お試しください。
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