Shachihata Cloud電子契約書の作り方は簡単！作成方法と導入のコツを紹介
電子契約の書類は、システムの自社構築もしくはサービスの導入で作成できます。テンプレートを用いれば無料で作れますが、デメリットも少なくありません。手軽に電子契約書を作成したいなら、電子契約サービスの利用がおすすめです。本記事では、電子契約書の作り方を解説いたします。導入・選定のポイントも紹介いたしますので、契約プロセスをDXしたい企業の方はぜひご一読ください。
電子契約書とは
電子契約書とは、電子契約におけるデジタルでやり取りする契約データです。電子契約書の作り方を理解するにあたり、押さえておくべき以下2つの項目をみていきましょう。
- 電子契約書の作成要件
- 電子と書面の契約書の違い
電子契約書の作成要件
「e-文書法」により、電子契約における契約書は、以下4つの条件を満たして作成・保管することが定められています。
- 見読性：いつでもすぐに見られる
- 完全性：記載内容が真正であることが担保されている
- 機密性：アクセスに制限がかけられる
- 検索性：詳細条件からデータを検索できる
なお「電子帳簿保存法」では「真実性」と「可視性」という要件が規定されていますが、上記4つの要件とほぼ同義です。つまり、電子契約書は、見やすく探しやすい状態を常に保ちつつ、セキュリティ対策を徹底しなければなりません。あわせて、電子署名やタイムスタンプなどで、不正が行われていないかどうかを確認できる手立てを講じる必要があります。
電子と書面の契約書の違い
書面と電子契約書の効力や意味合いは、基本的に同じです。なお、電子契約では書面でのやり取りではなくデータのため、正確には電子契約「書」は存在しません。
ただし、両者は効力の証明方法が異なります。書面の契約書では、会社または個人の印鑑をもって効力を発揮します。一方、電子契約では、電子署名やタイムスタンプを付与することで契約の効力を担保することが可能です。
電子契約書の作り方
電子契約書は、電子契約を締結するタイミングで作成されます。作成方法は、主に以下の2通りです。
- 自社システムで作成する方法
- 電子契約サービスを経由する方法
自社システムで作成する方法
1つ目は、自社で電子契約システムを作成し、電子契約書を作成する方法です。契約データも保守・管理も、自社サーバーで行います。システムの構築には、専門的で高度なスキルが不可欠です。無料の簡易的なやり方では、セキュリティ面のリスクが高すぎるためおすすめできません。また、電子帳簿保存法やe-文書法への対応など、法務への深い理解も要します。大規模なシステムになると、整備と管理に膨大な手間とコストがかかるでしょう。
電子契約サービスを経由する方法
2つ目は、書類作成から承認まですべてのプロセスが一元化する電子契約サービスを利用する方法です。電子契約サービスには、サービス提供元のプラットフォームを利用する手軽なクラウド型と、自社サーバーにシステムを構築する自由度の高いオンプレミス型の2種類があります。法的要件を満たしているシステムが自動で保たれるため、運用・管理も容易です。従来の契約フローを大きく変えることなく手軽に移行できることもあり、電子契約サービスを用いた電子契約書の作り方がスタンダードだといえます。
電子契約書の作成ステップ
電子契約書の作成方法は、次の3ステップのみです。
- 1.契約書を作成する
- 2.契約書をアップロードして電子化する
- 3.契約内容の確認・承認
作成のやり方と、各ステップでのポイントを説明いたします。
1.契約書を作成する
契約の締結後、決まった内容に基づいて契約書を作成します。この時点では、紙・電子データのどちらで作成しても構いません。
2.契約書をアップロードして電子化する
作成した契約書を、オンライン上にアップロードします。電子上で作成された契約データは、メールなどインターネットを経由して相手方へ送付されます。押印やサインも、オンラインですべて完結です。
3.契約内容の確認・承認
電子契約書が送られてきた相手方が、内容を確認して承認します。戻ってきた契約データに電子署名を付与し、相手方に返送すれば契約締結は完了です。契約内容はオンライン上に保存され、いつでも確認できます。
契約書を電子で作成する4つのメリット
契約書を電子データとして作成すると、以下4つのメリットが得られます。
- 契約フローが省略できる
- コンプライアンスが強化できる
- 印紙税が不要になる
- コストが削減できる
契約フローが省略できる
電子契約書には、紙文書での契約に欠かせなかった印刷・押印・スキャンなど一連の業務負担がありません。社内で行わなければならない業務をカットできることで、近年増加するリモートワークなど、多様な働き方にも対応できます。また、紙文書の郵送で生じるタイムラグがないため、契約締結までがスピーディです。
コンプライアンスが強化できる
契約書の電子化により、紙文書で問題となる紛失のリスクが軽減します。権限があれば、いつでもデータにアクセス可能であり、社外に持ち出す必要がないからです。電子署名やタイムスタンプなど、ハイレベルな改ざん・なりすまし防止機能が搭載されたシステムもあるため、セキュリティ面も心配ありません。
印紙税が不要になる
電子契約には、印紙税がかかりません。印紙代は、紙書類にのみ発生すると公的に解釈されているためです。また、契約締結後、データを紙に出力しても、収入印紙の貼付は不要です。
▶電子契約に印紙代が必要ない理由について詳しく知りたい方はこちら
電子契約では収入印紙がいらないのはなぜ？印紙税が不要な理由を法律と国税庁の見解から解説
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コストが削減できる
契約書を電子化すれば、契約書面の作成に必要だった用紙やインクトナーがいりません。郵送の必要もないため、封筒や切手の経費もカットできます。ファイルや書棚など、物理的な保存スペースも要しません。事務作業の負担が減り、最低限の人件費で業務を回せます。
電子契約の導入前に確認すべき5つのポイント
電子契約には多くのメリットがありますが、万能というわけではありません。導入の際は、以下5つのポイントを押さえたうえで運用してください。
- 電子化できない契約
- 取引先の以降
- 電子契約書のファイル容量
- 従業員への周知徹底
- 通信障害発生時の対応
電子化できない契約
現時点では、すべての契約書を電子化できるわけではありません。法律上、次の契約では契約書を書面で交付することが義務付けられています。
- 定期借地および借家契約
- 任意後見契約
また、電子化できる書類であっても、取引先や消費者の利益を害さない配慮が求められます。
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電子契約できない書類にご注意を！契約不可となる法律上の理由と判別基準
現在、ビジネス文書の大半が電子化できるようになりました。しかし、書面での交付が義務付けられた文書がまだ存在することに注意しましょう。本記事では、法律で電子化できない書類についてまとめました。デジタル化の可否を見分ける方法もお伝えしますので、電子契約の取り扱いにお悩みの企業の方はぜひご覧ください。
取引先の意向
電子契約は、基本的に相手方の同意がなければ利用できません。サービスによっては相手方に費用が発生し、負担をかける恐れもあります。電子契約を導入する際は、事前に主な取引先の意向を確認しておくほうが良いでしょう。
電子契約書のファイル容量
電子契約書を契約の相手方に送付する際、変換したPDFデータの容量が大きすぎると、電子契約書を送付できない可能性があります。電子契約を利用する際は、データ量に気を付けるほか、複数回にわけて送付するなど工夫しましょう。
従業員への周知徹底
電子契約を導入する場合は、システムの操作方法や法律への理解など、従業員のリテラシーを高めるための対策が必要です。社内での説明会・研修会の実施や、テキストを配布するなどして、電子契約システムの操作方法を周知徹底しましょう。
通信障害発生時の対応
電子契約はインターネット環境につなげないと使えないため、通信障害や災害発生時に長期間アクセスできなくなる恐れがあります。データのバックアップはもちろん、緊急時や復旧までの対処法を確認しておくことが大切です。
電子契約サービス選定で失敗しないためには？
電子契約は、自社で一から構築するより、電子契約サービスを用いるのが手軽かつリーズナブルです。以下3つのポイントをあらかじめ確認しておくことで、自社に最適な電子契約サービスを選定できるでしょう。
- 機能
- セキュリティ対策
- コストパフォーマンス
機能
電子契約ツールが、自社の課題を解決できる機能を備えているかどうかを確認してください。承認機能やあらゆる契約書に対応できる豊富なテンプレートの有無など、オプションも含め厳しくチェックしましょう。
セキュリティ対策
ビジネスにおける契約は、機密性を求められるものが少なくありません。情報漏えいや改ざん、サイバー攻撃に対するハイレベルなセキュリティ対策が重要です。
コストパフォーマンス
電子契約サービスは、長期利用が前提でランニングコストがかかり続けます。利用の安さだけにこだわらず、費用に対する効果を検討のうえ、無理のない資金繰りができるサービスを選びましょう。
【低コストで導入できる】非改ざん性を担保した電子契約ならShachihata Cloud！
DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面の心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。
Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー110円からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。
相手方は無料で捺印できる！ゲストユーザーの利用方法
契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。
また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。
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非改ざん性を担保！電子署名の付与方法
電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。
Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。
アクセス権限で柔軟に管理！フォルダの設定方法
Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。
フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。
Shachihata Cloudは電子契約書の作成も楽々！
電子契約書は、法律に基づき適正に管理しなければなりません。そのため、自社システムを構築するより、電子契約サービスのほうが作成も簡単で運用も容易です。しかし、数ある電子契約ツールの中から、機能やセキュリティ対策の充実度と費用との兼ね合いを考慮しつつ比較・検討するのは難しく感じる企業の方も多いでしょう。
安心して使える電子契約ツールをお探しなら、電子契約書の作り方も簡単なクラウド型のサービス「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」をおすすめいたします。高いセキュリティ機能を備え、相手方もゲストユーザーとしてサービスを無料で利用できるため、取引先の理解を得やすいのも特徴です。初期費用は無料、1ユーザーあたり月額110円（税込）からご利用いただけます。今なら無料トライアルを提供していますので、この機会にぜひお気軽にお問い合わせください。
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