Shachihata Cloud DXコラム 電子契約書は無料で作れる?作り方のポイントや注意点を解説
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電子契約書は無料で作れる?作り方のポイントや注意点を解説

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WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

DX化が進むにつれて、紙の契約書を電子化する企業も増えてきました。
電子契約書を利用することには、印刷代や郵送料のコストカット、契約締結までが速くなるといったメリットがあります。
一方で、電子契約書を作成するためにかかる費用がネックであると感じている企業もあるのではないでしょうか。

そこで本記事では、電子契約書を無料で作成する方法や注意点について解説いたします。

コストを抑えてDX化を推進したい企業にぴったりの内容となっていますので、ぜひ電子契約書を導入する際の参考にしてください。

電子契約書を無料で作る方法

電子契約書を無料で作るためには、どのような方法があるのでしょうか。
ここでは、2通りの方法を解説いたします。

  • WordやExcelで作成し、PDFを送付する
  • 電子契約サービスの無料版を使用して送付する

WordやExcelで作成し、PDFを送付する

まずは、WordやExcelで作成したものを電子データで相手に送る方法です。

WordやExcelには契約書のテンプレートがあり、手軽に作成できます。

作成した電子契約書はPDFファイルで保存し、メールやチャットで送信することで相手も確認できる形を作ります。

電子契約サービスの無料版を使用して送付する

電子契約サービスには、無料で利用できるプランもあります。
契約書のテンプレートが備わっているサービスであれば、1つのツールの中で契約書作成から送付まで行えるため、いくつものツールを使い分ける必要がありません。

ただし、無料版だと使える機能数に制限があり、利用したかった機能が使えない場合もあります。(詳しくは後述)

電子契約書を無料で作成するときの注意点

電子契約書を無料で作成することは、コストを抑えて手軽に作れる点がメリットです。 しかし、以下のように注意しなければならないこともあります。

  • セキュリティ面で懸念がある
  • 機能面で制限がある場合が多い

注意点を抑えた上で、クリアできる方法を探しましょう。

セキュリティ面で懸念がある

WordやExcelを使って電子契約書を作成する場合、セキュリティ面での心配があります。

それはシステムの機能上、誰でも簡単に改ざんできてしまう点です。いつ誰が署名したか履歴が残らないことから電子署名の書き換えが容易にできるため、本人性を担保するのが難しい場面が出てしまいます。

万が一のときに証拠として機能しない場合があるため、WordやExcelで作成した電子契約書にも専用のシステムを導入することがおすすめです。

機能面で制限がある場合が多い

電子契約サービスの中には無料で使えるものもありますが、機能面で制限がある場合がほとんどです。
例えば、以下のような制限が挙げられます。

  • 登録できるアカウントの数や送付件数が決まっている
  • 無料で使えるのは一定期間のみ
  • ワークフロー機能は利用できない
  • タイムスタンプ機能は利用できない

機能に制限があると、電子契約の導入に付随してDX化を進めるときに支障が出てきてしまいます。また、セキュリティ面でも課題をクリアできない場合もあります。

一時的に電子契約を結びたい場合は便利ですが、将来的に電子契約を利用していくのであれば無料プランだけでは厳しい側面もあるでしょう。

コストを抑えて電子契約サービスを導入する3つのポイント

コストを抑えて電子契約サービスを選ぶコツは、以下の3つです。

  • 初期費用がかからないものを選ぶ
  • 利用できるユーザー数に注目して選ぶ
  • 自社に必要な機能が最低限揃っているプランを選ぶ

では、ポイントを1つずつ確認していきましょう。

初期費用がかからないものを選ぶ

コストを抑えるためには、初期費用がかからないものを選ぶのがおすすめです。

初期費用はシステムの導入時に発生する料金で、数万円~十数万円かかる場合が多くあります。

最近では月額費用のみで利用できるサービスも多数登場しているので、費用を確認する際は初期費用もチェックしてみるとよいでしょう。

利用ユーザーの数に注目して選ぶ

電子契約サービスを選ぶ際は、利用ユーザーの数にも注目しましょう。

電子契約サービスの料金形態には「1ユーザーあたり」「月額固定」の2種類があります。

月額固定は、利用したいユーザー数が多いときに適しています。ただし、利用人数に制限がある場合もあるため、何人まで利用できるか確認が必要です。

小規模の会社やチームで利用したい場合は、1ユーザーあたりの方が安く済むことも多くあります。 サービスを検討する際は、ユーザー数を明確にしてから選ぶとコストカットに繋がるでしょう。

自社に必要な機能が最低限揃っているプランを選ぶ

自社に必要な機能が最低限揃っているプランを選ぶことも大切です。

多機能なほうが便利に感じますが、そのぶん利用料が高い傾向にあります。

そのため、自社に必要な機能が最低限揃っているプランを選べば、コストを抑えることに繋がるのです。

おすすめは、オプションタイプの電子契約サービス。必要な機能が出てきたときに付け足していく形のサービスを導入すると、その時その時で見直して余分なコストを抑えられます。

低コストで電子契約を導入するなら「Shachihata Cloud」

電子契約書はWordやExcelを使えば無料で作成できますが、セキュリティ面で懸念が残ります。

また、電子契約サービスの無料プランは機能が制限されている場合も多く、ストレスなく利用できるとは言い切れない側面もあります。

契約の有効性や本人性の担保、DX化の促進を考えると、改ざんされない仕組みが整っている電子契約サービスの導入を検討することがおすすめです。

株式会社シヤチハタが提供する「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」は、立会人型の電子署名とタイムスタンプで非改ざん性を担保した電子契約ができます。ワークフロー機能も備わっているため、電子契約書の捺印や回覧・承認もすべてツール1つで完結できるのが特長です。

必要な機能はオプションで追加できる仕組みなので、最低限の機能で費用を抑えながら使い、スモールステップで電子契約の導入を進められます。

初期費用は0円、月額費用は1ユーザー110から。セキュリティ面をクリアしつつ、低コストで利用できるShachihata Cloudを利用してみませんか?無料トライアルを行っていますので、ぜひこの機会にご検討ください。

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