この記事でわかること
業務の効率化やペーパーレス化を進める上で欠かせないのが「ワークフロー」の整備です。申請や承認など、複数の担当者が関わるプロセスをシステム化することで、確認漏れや処理の遅れを防ぎ、生産性を高めることができます。本記事では、ワークフローの基本的な考え方から作り方の手順、改善のコツまでをわかりやすく解説します。初めてワークフローを作成する方や、既存のフローを見直したい方がすぐに実践できる内容となっています。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「ワークフローシステム機能詳細」資料を提供しております。
無料でダウンロードできますので、ぜひワークフローシステム検討に対応にお役立て下さい。
ワークフローとは、業務を効率的に進めるために、申請・承認などの一連の手続きをあらかじめ定められた手順に沿って処理する仕組みのことです。企業の中では、経費精算や稟議、契約書の承認など、複数の担当者が関わる業務が多く存在します。これらを紙やメールで行うと、確認漏れや承認の遅れが発生しやすくなります。ワークフローを作成してシステム上で管理することで、手続きの流れを可視化し、誰がどの段階で対応すべきかが明確になります。結果として、ミスの防止や作業スピードの向上につながり、組織全体の生産性を高めることができます。
「ワークフロー」と「業務フロー」は似た言葉ですが、意味と目的が異なります。
ワークフローは、特定の業務プロセスにおける申請・承認・処理の流れを自動化・標準化する仕組みです。たとえば、経費精算や休暇申請の承認手続きをシステム上で行い、関係者に自動通知するなど、業務の効率化に重点を置いています。
一方、業務フローは、組織全体の業務の流れを可視化し、部門間の連携や情報共有を促進するための図や仕組みです。つまり、業務フローが「業務全体の見える化」に重点を置くのに対し、ワークフローは「特定の業務手順の自動化・効率化」を目的としています。両者を組み合わせて活用することで、より高い業務改善効果が期待できます。
ワークフローを作成する目的は、単なる電子化や便利さの追求だけではありません。
まず、業務の効率化と標準化です。誰が作業しても同じ結果になるよう、ルールを明確化してミスを防ぎます。
次に、進捗や承認状況の可視化です。どの段階で承認が止まっているかを把握できるため、業務の滞留や遅延を防止できます。
さらに、コンプライアンスの強化にもつながります。手続きの記録が残ることで、業務が適切に実施された証跡を確保できます。
また、コスト削減や人的ミス防止も重要な効果です。システムによる自動化で入力や伝達の手間を省き、作業負担を軽減します。
最後に、業務改善のきっかけ作りとしても有効です。プロセスを可視化することで、ボトルネックの発見や業務の見直しがしやすくなります。
ワークフローが効果を発揮する業務は多岐にわたります。代表的な例を挙げると、次の通りです。
まず、申請・承認業務です。経費精算や稟議書、休暇、購買申請など、組織運営で頻繁に発生する業務を効率化できます。
次に、契約関連業務です。契約書の作成からチェック、承認、保管までの流れをシステム上で一元管理できます。
社内検査や報告業務でも有効です。品質管理報告や業務報告書の作成・承認プロセスを明確化することで、規定遵守や情報共有を促進できます。
また、人事・採用業務では、異動や採用プロセスの申請・承認を効率的に処理可能です。
製造・物流分野では、製品検査や発注・出荷までの工程を可視化し、ミスや遅延を防ぎます。
このように、業務特性に応じてワークフローを作成することで、あらゆる部門で生産性向上が期待できます。
ワークフローを作成するには、業務内容を正確に把握し、関係者全員が理解できる形で整理することが重要です。どのような業務を自動化・効率化したいのかを明確にし、関係者の役割や手順を具体的に設定することで、スムーズな運用が可能になります。ここでは、実際にワークフローを作る際の基本的な手順を5つのステップに分けて解説します。
ワークフローを作成する最初のステップは、対象となる業務プロセスを特定することです。この段階では、組織内で効率化の余地がある業務を見極めることが重要です。例えば、時間がかかり過ぎている手続きや、ミスが起こりやすいプロセス、頻繁に繰り返される業務が候補となります。
代表的な対象業務には、経費精算、休暇申請、契約書の承認、住所変更申請などがあります。具体的な業務を選定した後は、その目的や改善したいポイントを整理し、ワークフローの導入によってどのような成果を期待するのかを明確にしておくことが大切です。
対象業務を決めたら、次にその業務に関わるタスクを細かく分解して洗い出します。作業を起案から承認、最終決裁、確認までの流れとして捉え、それぞれのステップにどの担当者が関わるのかを整理します。
このとき、起案者、承認者、決裁者、確認者といった役割を明確にすることが重要です。関係者が漏れないようにリスト化し、各担当者がどの作業をどの順番で行うのかを具体的に示します。
また、実際の現場の意見を取り入れることも大切です。担当者へのヒアリングを行い、現実の業務の流れや課題を踏まえてタスク分解を行うことで、実務に即したワークフローを作成できます。
洗い出したタスクは、業務の順序や時間軸に沿って整理します。どの工程でどの書類やデータが必要になるかを確認し、フォーマットが未整備であればこの段階で作成します。契約関連の書類がある場合は、法務部門での確認も事前に済ませておくとよいでしょう。
さらに、差し戻しや保留などの例外パターンも考慮しておくことが求められます。現場の運用に近い形で設計することで、運用開始後のトラブルを防ぐことができます。
最終的に、各担当者の作業範囲と連携のタイミングを明確化し、誰がいつどの業務を行うかが一目でわかる状態にすることが理想です。
選定した業務プロセスを視覚的に表現するために、フローチャートを作成します。フローチャートは、業務の各ステップや順序、ステップ間のつながりを整理するための図です。この図式化によって、手続きの中で発生している非効率な部分やボトルネックを発見しやすくなります。
また、フローチャートを描くことで、どの工程が自動化できるか、どこに人の判断や承認が必要かが明確になります。これにより、最適なワークフロー作成と改善の方向性を判断するための基礎資料としても活用できます。
プロセスが図式化され、役割が割り当てられた後、ワークフローの実現手段の選定と導入を行います。ここで選ばれるシステムは、Excel等の簡素なものから、業務プロセスの自動化、効率化、そして監視を容易に行うことのできるワークフローシステムまでさまざまな選択肢があります。市場には多様なワークフローシステムが存在しますが、インターフェースがユーザーフレンドリーであること、拡張性があることなども重要な選定基準です。事前に詳細な機能比較と評価を行うことが望ましいと言えます。
ワークフローを整備するときには、目的や運用の規模に合わせて適切なツールを選ぶことが大切です。ExcelやGoogleスプレッドシートのように身近で使いやすいものから、高度な自動化が可能なワークフローシステムまで、それぞれ特長が異なります。ここでは、代表的な手段と選び方のポイントを紹介します。
Excelは柔軟にカスタマイズでき、既に多くの人が使い慣れているため、基本的なワークフロー作成に適しています。追加コストがかからない点も大きなメリットです。一方で、複雑なフローには向かず、データの不整合が起きやすいことや、同時編集時の管理が難しいという課題があります。
Googleスプレッドシートも同様の形式で申請書フォーマットを作成できますが、リアルタイムで複数人が編集・コメントできる点が強みです。無料で使えて、Webブラウザさえあれば場所を問わずアクセスでき、PCだけでなくスマホやタブレットでも操作できます。手軽にスタートしたい組織にとって扱いやすい選択肢です。
ワークフローシステムとは、業務プロセスを自動化し、効率化するために設計された専用のソフトウェアです。ワークフローシステムは、業務の進行状況を管理し、各ステップの連携をスムーズにすることを目的としています。専用のワークフローシステムを使用することで、ワークフローの自動化と効率化を実現できます。メリットは、業務プロセスの可視化、自動化、およびフローの統合が容易になることです。これにより、手作業によるエラーを削減し、全体の業務効率を向上させることが可能です。また、リアルタイムでの進捗追跡や報告が容易になるため、意思決定のスピードと精度が向上します。デメリットとしては、初期設定に時間がかかることや、システムの導入に初期コストが必要であることが考えられますが、長期的な運用を見越した場合のROIを踏まえて検討することが重要です。
ワークフローシステムは、申請から承認、決裁までの流れを自動化し、業務全体の効率を高めるための専用ツールです。進捗状況をリアルタイムで把握でき、手作業によるミスや処理漏れを防ぎながら、プロセス全体を一元管理できます。初期設定や導入コストはかかりますが、長期的には高い効果が期待できます。
また、申請・承認管理が簡単に行えること、業務内容に合わせてフローを自由にカスタマイズできることも大きな特長です。さらに、承認が遅れている場合に自動で通知するリマインダー機能があるため、処理の停滞を未然に防ぎ、スムーズな運用を実現できます。
ワークフローを作成するときは、最初の設計だけでなく、運用後の見直しや共有も重要です。ここでは、担当者の洗い出し方や共有・改善の進め方、見直しのタイミングなど、実務担当者がよく抱く疑問に答えます。
関係者へのヒアリングや既存の業務マニュアルの確認、過去の業務データ分析を行い、業務を細かく分解してタスクごとに担当者を整理します。漏れのないリスト化がポイントです。
関係者全員に内容を説明し、実際の運用を通じてフィードバックを受け取りながら定期的に改善を重ねます。共有は社内ポータルやクラウド上で行うと効率的です。
おおむね3カ月に一度を目安に見直すとよいでしょう。組織や業務内容の変化に合わせて定期的に見直すことで、常に最適な状態を維持できます。
本記事で解説したように、ワークフローを作成する際は、その使用目的や組織の規模、業務の複雑さを考慮して最適なツールを選定することが大事です。専用のワークフローシステムの導入は、高度な機能とセキュリティにより、業務プロセスの質を大幅に向上させる一方で、長期的なビジネス価値を提供してくれます。
ワークフローシステムの導入にあたっては、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は有力な選択肢のひとつとしておすすめできます。クラウドベースのワークフロー機能を提供しており、その柔軟性や使いやすいインターフェース、そして場所を選ばずに迅速な申請・承認が可能なため、業務プロセスの効率化やテレワークを容易に実現することができます。また、電子契約、経費申請などバックオフィス業務に関するさまざまな機能も提供しています。無料トライアルも実施中なので、ぜひこの機会にお試しください。
Shachihata Cloud Channel
ワークフローサービス
