Shachihata Cloud DXコラム 電子契約は無料トライアルで試すのがおすすめ!利用時の注意点とチェックポイント
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電子契約は無料トライアルで試すのがおすすめ!利用時の注意点とチェックポイント

コスト削減
セキュリティ
効率化
電子契約
WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

電子契約の導入を検討しているものの、自社で使いこなせるかわからずためらっている企業の方も多いのではないでしょうか。ミスマッチを避けたいなら、まずは無料で電子契約を試し、相性やコストパフォーマンスを見極めましょう。

本記事では、電子契約書を無料で作成する方法と、電子契約を導入する前の注意点をまとめました。無料期間中にチェックすべきポイントもお伝えいたしますので、電子契約システム選定時にぜひ参考にしてください。

電子契約とは

電子契約とは、インターネットを経由して契約を締結することです。第三者が契約者を仲介して電子署名を付与する「立会人型」と、当人同士が直接サインする「当事者型」の2タイプがあります。電子契約では、契約書の作成・送付、サインや押印、決裁、すべてオンラインで完了させることが可能です。多彩なワークフロー機能やハイレベルな改ざん防止機能が搭載されているシステムも多く、重要な契約にも安心して利用できるでしょう。

IT化が進む現代において、電子契約は今後ますます普及が進展することが予想されています。法人での活用拡大や改正電子帳簿保存法の義務化スタートにともない、個人事業主においても必要性が高まっていくでしょう。

電子契約書を無料で作成する方法

電子契約のお試しとして無料で電子契約書を作成する場合、以下2通りの作り方があります。

  • 自社で作成する
  • 無料プランを利用する

自社で作成する

WordやExcelの文書作成機能を用いれば、電子契約書を無料で手軽に作成できます。ただし、WordやExcelで作成した電子契約書は、社内のみでの電子契約のシミュレーションを実施する用途にしか使えません。無料で自作した電子契約書はセキュリティが脆弱であり、情報漏えいやサイバー攻撃などのリスクを考慮すると非常に危険なためです。したがって、自作した電子契約書では実際の効果やコストパフォーマンスを実感するのは難しく、効率的なお試し方法とは言えません。

無料プランを利用する

電子契約サービスのトライアルプランを利用することで、電子契約書を一定期間無料で作成できます。無料であってもさまざまな機能を試せるため、使いやすさをじっくりと検証できるでしょう。もし自社と合わなかった場合はトライアル期間の終了時に止めれば良いため、気軽に利用できる点もメリットです。 とはいえ、電子契約システムのトライアルはあくまでも短期的なお試し期間であり、無料で継続的に利用できるわけではありません。自社のニーズにマッチする電子契約システムが見つかり次第、有料プランに切り替えましょう。

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電子契約システムの無料プランを利用する際の注意点    

トライアルプランを導入する際は、事前に下記4つの項目を確認してください。

  • 適法性
  • トライアル中に利用できる機能
  • 相手方のシステム利用条件
  • 導入実績

適法性

あらかじめ、電子署名法と電子帳簿保存法に対応できる電子契約システムであることを確認したうえでトライアルを導入しましょう。最低限、暗号化技術を用いた電子署名と、締結した電子契約の一覧管理・検索ができる機能を備えていることが適法性を満たす条件です。

トライアル中に利用できる機能

トライアルでも利用予定のユーザー数や契約件数に対応できるシステムを選びましょう。利用制限が厳しいトライアルプランだと、マッチングや効果を十分に試せません。また、導入の際は利用可能なファイル形式にも注意してください。なお、無料トライアル終了後にデータを引き継げるサービスなら、本プランへの移行がスムーズです。

相手方のシステム利用要件

電子契約を導入する際は、相手方がゲストアカウントとして利用できるシステムを選ぶことをおすすめいたします。双方の導入が利用要件のシステムだと、契約のたびに相手方に協力してもらわなければなりません。ゲストアカウント機能があれば、相手方にかかる負担は最小限です。

導入実績

登録ユーザー数の多いサービスは機能やサポート体制が充実している傾向にあるため、実績の多さが電子契約システム選定時の一つの基準になります。単なる導入数の多さだけではなく、ユーザーの満足度の高さにも着目しましょう。

電子契約サービスの無料版でチェックすべき5つのポイント

電子契約サービスの無料トライアル期間中には、システムの有用性や自社との相性を確かめるため、下記5つのポイントをチェックしましょう。

  • 機能
  • 利用制限
  • セキュリティ
  • コストパフォーマンス
  • サポート体制

機能

トライアルは、システムに搭載されている機能で自社の課題を解決できるかどうかを見極めるのが主な目的です。標準機能のほか、ワークフロー(社内承認)機能やAPI連携機能など、オプション機能の充実度もチェックしましょう。

利用制限

電子契約の利点を最大限に活かせるよう、契約件数や利用可能なユーザー数などの制限と自社の利用状況にミスマッチが生じないか、トライアル中に確認してください。なお、導入の際に自社の契約フローの大幅な変更を要するシステムより、従来の業務フローにそのまま適用できるほうが負担が最小限で定着もスムーズです。

セキュリティ

電子契約システムを安全に利用するためには、タイムスタンプの付与や2要素認証など、セキュリティをさらに強化する機能が搭載されていることも重要です。トライアル期間中に、セキュリティ強化機能の使い勝手も確認しておきましょう。

コストパフォーマンス

電子契約サービスの​​料金体系は、定額制のほか、利用量やユーザー数に応じて課金されるタイプに分かれています。トライアルで自社における利用状況を確認し、コストパフォーマンスの良いプランを選びましょう。なお、文書保存などが課金方式になっているものもあるため、プランの規定に注意してください。

サポート体制

トライアル期間中に疑問・不安やトラブルが生じた際は、サポート体制の充実度を確認するチャンスです。わからないことは積極的にサポート窓口へ相談し、丁寧にフォローしてくれるサービスかどうかを見極めましょう。

【低コストで導入できる】非改ざん性を担保した電子契約ならShachihata Cloud!

DX化の入り口として、紙書類での契約から電子契約への移行をおすすめします。電子契約は印紙税や事務業務の削減、契約までのスピード向上など、多くのメリットがあります。一方でセキュリティ面で心配が残り、なかなか踏み出せない企業もいることでしょう。

Shachihata Cloudは、サービス時ログイン時の二要素認証、ログインできるIPアドレスの制限などセキュアな環境で利用できるツールです。立会人型電子署名の付与やタイムスタンプで文書の非改ざん性を担保します。1ユーザー550円からと低コストで運用できるため、電子契約の導入に適しています。

相手方は無料で捺印できる!ゲストユーザーの利用方法

契約締結の相手方企業は、Shachihata Cloudを契約していなくても受信専用のゲストユーザーとして利用することが可能です。役職印や角印など3種類の印鑑を無料で作成・捺印できます。ゲストユーザーお申し込みフォームから必要事項を入力して登録を行うだけで利用できるため、手間なくスムーズにご利用いただけます。

また、捺印した契約書はお互い1年間ダウンロードができます。会社印の捺印が必要な文書のやり取りが双方の費用負担ゼロで行えるので、ぜひご活用ください。

▶Shachihata Cloud受信専用プランについて詳しく知りたい方はこちら

非改ざん性を担保!電子署名の付与方法

電子契約は電子署名をすることで本人性を証明でき、付与後に文書が改ざんされていないことを示せます。Shachihata Cloudは、申請・承認などユーザーごとの回覧操作や回覧履歴をつけてダウンロードすると文書に付与されるため、難しい操作は必要ありません。付与した電子署名は、署名パネルから簡単に確認できます。

Shachihata Cloudでは電子署名の法的有効期限を最低1年保証しています。別途タイムスタンプを利用すると、電子署名の有効期限を1年から10年まで延長可能です。

アクセス権限で柔軟に管理!フォルダの設定方法

Shachihata Cloudは、電子契約から書類保存まで1つのツールで対応できます。会計年度や部署ごとなど、任意のフォルダを作成して書類管理ができるため、どこに何を保存したかがわからなくなる心配がありません。

フォルダの移動や並び替えはドラッグアンドドロップで完結するため、操作も簡単。フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、部外秘の情報もセキュアな環境で管理できます。

電子契約システム導入前に無料トライアルを活用しよう

電子契約の効果を確かめたいなら、有料サービスのトライアルプランから導入してみることをおすすめいたします。トライアル期間を活用して使いやすさを多角的にチェックすれば、自社に最適な電子契約システムを選定できるでしょう。

「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」の無料トライアルは、利用人数に制限がなく、オプションも含めたすべての機能をお試し可能です。トライアル期間中のデータをそのまま引き継げるうえ、トライアル期間中も無料でサポートいたします。法人のほか、個人事業主向けのプランもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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