Shachihata Cloud電子署名を無料で行うことは可能？メリットや注意点も解説
電子契約を行うために欠かせない「電子署名」。導入したいと思ってはいるものの、コストが気にかかり、前向きに検討できない企業は多いのではないでしょうか。実は、電子署名を無料で付与できるツールが提供されています。ただし、無料の電子署名ツールはセキュリティ対策が不十分な場合もあり、企業で利用するのは向いていない側面もあります。
本記事では、電子署名を無料で行う方法を3つご紹介いたします。メリットや注意点も解説していますので、電子署名の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
電子署名を無料で行う3つの方法
電子署名を無料で行う方法を3つご紹介いたします。
- ExcelやWord、PDFファイルの電子署名機能を利用
- 無料の電子契約サービスを利用
- 電子契約サービスの無料プランやトライアルを利用
1.ExcelやWord、PDFファイルの電子署名機能を利用
1つ目は、ExcelやWord、PDFファイルで電子署名を行う方法です。PDFファイルはAdobe AcrobatやAcrobat Readerを使えば、電子署名ができます。
詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひご参照ください。
電子署名の方法とは？法的効力や導入効果、注意点もわかりやすく解説
電子署名は本人が署名していることと、内容が改ざんされていないことを証明するものです。本記事では、電子署名の概要や法的根拠について解説しています。署名する手順や導入効果、注意点を紹介しておりますので、電子署名を導入したい担当者の方はぜひご覧ください。
2.無料の電子契約サービスを利用
2つ目は、無料で提供されている電子契約サービスを利用する方法です。代表的なものだと、「みんなの電子署名」があります。
| みんなの電子署名 | |
| 料金 | 無料 |
| アカウント数 | 無制限 |
| 署名数 | 無制限 |
| タイムスタンプ | あり |
| ファイル形式 | |
| 文書保管 | 署名から1年間は無料 1年以上は50文書で月額550円（税込） |
みんなの電子署名は基本的にすべて無料で利用できます。電子署名する数に制限がないため、数が多い場合でも金額を気にせず利用できるでしょう。タイムスタンプ機能もあるため、セキュリティ面にも配慮されています。ただし、電子署名した文書の保管は1年間まで無料で、それ以降は従量課金となります。また、対応しているファイル形式がPDFのみである点にも注意が必要です。
3.電子契約サービスの無料プランやトライアルを利用
3つ目は、電子契約サービスの無料プランやトライアルを利用する方法です。有料プランが設けられている電子契約サービスは、ほとんど無料でお試し利用できます。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」もその1つで、無料トライアルを実施しています。有料プランと同様の機能を利用でき、操作感を確かめられるため、本格的な導入を検討している場合にもおすすめです。
電子署名を無料で行うメリット
電子署名を無料で行うメリットには、以下の2点が挙げられます。
- コストを抑えられる
- 自社に合うツールか気軽に確かめられる
コストを抑えられる
電子署名の無料ツールを利用すると、利用料金がかからない分コストを抑えられます。紙での契約から電子契約に移行するなら、これまで負担していた用紙代やインク代、印紙代を削減可能です。人件費や保管場所も削減できるため、さらなる業務効率化にもつながるでしょう。
自社に合うツールか気軽に確かめられる
電子署名の無料ツールには、自社に合うツールか気軽に確かめられるメリットがあります。有料のサービスは、導入してから使いにくさや機能面での心地悪さを感じた場合、無駄な出費になってしまいます。無料の電子契約サービスを使えば、気軽に操作感や機能を確かめられるため自社に合うものを選定しやすいでしょう。
電子署名を無料で行うときの注意点
無料で使える電子署名サービスはメリットがある一方、注意すべき点もあります。次の4点を確認してから利用を検討しましょう。
- 電子契約できる数に制限がある
- 利用できる機能が限定される
- ファイル形式が限られている可能性がある
- セキュリティ対策が十分でない場合がある
電子契約できる数に制限がある
有料の電子契約サービスの無料プランは、「月に5件まで」といった制限がある場合が多いです。数が少ない個人事業主などには影響がないかもしれませんが、毎月多くの電子契約を行う場合は無料プランでは対応が難しいでしょう。
利用できる機能が限定される
無料で使える電子署名サービスは契約数だけでなく、電子証明書やタイムスタンプなどの機能が使えない場合もあります。無料プランだと求めている機能が利用できないことがある点を理解しておく必要があるでしょう。
ファイル形式が限られている可能性がある
無料で使える電子署名サービスは、特定のファイル形式にしか対応していない場合があります。たとえば、みんなの電子署名はPDFにしか対応していないため、WordやExcelに電子署名する場合はひと手間かかってしまいます。スムーズに利用するためにも、自社で使いたいファイル形式があるかどうか確かめることが必要です。
セキュリティ対策が十分でない場合がある
無料がゆえに、ツール自体のセキュリティ対策が万全ではない可能性もあります。ウイルス感染で情報漏洩するリスクがあるため、自社内でセキュリティ対策をしっかり行わなければなりません。
電子署名を有料で行うほうがいい3つのパターン
電子署名を有料で行うほうがいいパターンを解説いたします。次の3つに当てはまる場合には、有料の電子契約サービスの利用をご検討ください。
- 電子契約する件数が多い場合
- セキュリティ対策を重視したい場合
- 電子署名以外の機能も利用したい場合
電子契約する件数が多い場合
月に電子契約をする件数が多い場合は、有料プランを使う方が便利です。無料プランだと件数が限られていることで、対応しきれない場合もあります。紙から電子の契約に切り替える場合は長い目で見るとコスパがいいため、件数が多い場合は有料プランを検討しましょう。
セキュリティ対策を重視したい場合
電子証明書やタイムスタンプで本人性や非改ざん性を担保したいときは、有料プランがおすすめです。契約書としての証拠力を高める意図があります。また、2段階認証等のセキュリティ対策もしっかりしているツールだと、情報漏洩のリスクが抑えられます。セキュリティ面を重視したい場合は、有料の電子契約サービスを使うのがよいでしょう。
電子署名以外の機能も利用したい場合
電子署名以外の機能を利用して、ツールをまとめたい場合にも有料プランは適しています。電子契約サービスには、各種書類のテンプレート機能やワークフロー、文書の保存などの電子署名以外の機能が備わっているものも多くあります。電子契約を導入することで一気にDX化を進められるためおすすめです。また、複数のツールを契約するより、1つのツールにまとめられるほうがコストを抑えられる可能性もあります。
初めての電子署名なら「Shachihata Cloud」
無料で電子署名が行えるツールは多くありますが、機能面の制限やセキュリティ面で不安が残ります。万全の状態で電子署名を利用したいなら、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の導入がおすすめです。
「Shachihata Cloud」は、電子署名を始めとしたさまざまな機能を併せ持つDXツールです。事業者立会人型の電子署名を付与し、文書の非改ざん性を担保します。ワークフローとしても利用でき、捺印した文書をPCやスマホアプリで回覧・承認することが可能です。また、2段階認証やIPアドレス制限などのセキュリティ対策にも対応しています。
これだけの機能がありながらも1ユーザーあたり月額110円（税込）からの低価格で利用できるので、初めて電子署名を利用する場合も低コストで運用できます。無料トライアルを実施していますので、この機会にぜひ導入をご検討ください。
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