電子印鑑・電子決裁のことなら
無料オンラインセミナー
資料ダウンロード
Shachihata DXコラム
コミュニケーション
ワークフロー
文書管理
セキュリティ単品商材
この記事でわかること
電子署名は、電子文書に対して本人の意思と内容の正当性を証明するのに非常に有効です。本記事では、PDF・Word・Excelなどの文書に電子署名を行う方法やその仕組み、法的効力、導入のメリットや注意点まで、初めての方にもわかりやすく解説します。
電子署名とは、電子文書に付与する署名のことを指し、紙書類における印鑑やサインに相当するものです。電子署名を付与することで、電子文書が「いつ」「誰に」作成されたものかを証明できるため、電子文書の改ざん防止や原本性を保つことにつながります。
リモートワークといった多様な働き方が推進されたことで、ビジネスにおいて広く利用され始めています。
電子署名する方法は以下の3つです。
PDF文書に電子署名を付与する方法を、「Adobe Acrobat Reader」を例にご紹介いたします。電子署名を行うには、「デジタルID」を取得する必要がありますので、お持ちでない方は公式ホームページに沿って手続きをしましょう。では、電子署名を付与する方法を解説いたします。
PDF文書を開いたら、「ツール」を選択し、「証明書」をクリックします。
PDF文書の画面の上部に表示された、「デジタル署名」をクリックします。
署名に使用する「デジタルID」を選択し、「続行」をクリックします。
複数のデジタルIDを保有している方は、この画面に複数個表示されます。
選択したデジタルIDの署名のプレビューが表示されます。問題なければ、「署名」をクリックします。
署名が完了すると、PDFに下記画像のような電子署名が付与されます。
以上で、PDFに電子署名を付与する手続きが完了です。
ExcelやWordの電子署名を作成する場所をクリックしておきます。
挿入タブのテキストで「署名欄」を選択し、「Microsoft Office 署名欄」をクリックします。「署名の設定」が表示されますので、以下4つを入力し、「OK」をクリックします。
| 1.署名候補者 2.証明候補者の役職 3.署名候補者の電子メールアドレス 4.電子候補者に対する説明 |
挿入された電子署名欄をクリックすると署名を入力できるようになるため、名前を入力し「署名」をクリックします。
以上で、ExcelやWordに電子署名を付与する手続きが完了です。
電子署名機能がある電子契約サービスを利用すれば、電子署名を付与したい文書をアップロードして設定をするだけで、簡単に電子署名を付与できます。PDFやExcel、Wordなどの手続きは不要なため、電子署名を利用する機会が多い企業は電子契約サービスの導入をおすすめします。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」の電子契約サービスでも、電子署名やタイムスタンプを付与することが可能です。
電子署名法により、電子署名に法的効力を付与するには「電子証明書」や「タイムスタンプ」を用いて、「本人が署名したこと」と「改ざんされていないこと」を証明する必要があります。
| （電子署名法2条1項） 一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。 二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。 |
法的効力のある電子署名が付与された電子文書は、手書きの署名や印鑑のある紙書類と同じように本人が作成し、改ざんされていない文書として扱われます。
電子署名は、安全性の高い認証技術として広く活用されています。電子署名では「公開鍵暗号方式」という仕組みが用いられており、第三者によるなりすましやデータの改ざんを防ぐことができます。この方式では、文書を送る側が「秘密鍵」で署名を行い、受け取る側が「公開鍵」でその署名の正当性を確認します。
また、電子署名を使うことで、文書の真正性（作成者が本人であること）や完全性（文書が途中で改ざんされていないこと）を証明することができます。電子署名のやり方はシンプルで、PDFやWord、Excelなどの文書に署名を付けることが可能です。導入には専用ソフトやクラウドサービスを使う方法があり、安心して業務に取り入れられるのが特徴です。
電子署名を導入することで、以下のような効果が得られます。
法的効力のある電子署名が付与された電子文書は、「本人が作成したこと」と「改ざんされていないこと」が証明されています。そのため、署名や押印された紙書類と同様に扱われるため、文書の信頼性を高められます。なりすましなどのリスクを防ぐこともできるため、セキュリティを向上させることが可能です
紙書類の文書を電子文書に置き換えることで、Web上で契約手続きなどを完結できるため、紙の使用量削減につながります。電子文書の導入によるペーパーレス化は、環境保護やSDGsの観点からも重要な取り組みとなり、持続可能な社会を目指している企業として「企業価値の向上」を期待できます。
電子署名を導入することで、書類の保管や検索がデジタル上で簡単に行えるようになります。紙の保管スペースが不要になるほか、Excelなどで作成したファイルも整理しやすく、業務効率の向上にもつながります。
紙の書類を郵送したり、対面で署名をもらったりする手間がなくなることで、契約や承認作業のスピードが大幅に向上します。電子署名を使えば、PDFやWordなどの電子文書をそのまま署名・送付できるため、社内外のやり取りが迅速に行えます。
電子署名には署名の記録や履歴が残るため、誰がいつ署名したかを明確に証明できます。これにより、業務プロセスの透明性が高まり、企業の法令順守（コンプライアンス）体制の強化にも貢献します。
電子署名を導入する際には、「業務フローの構築」「情報漏えいのリスク」「取引先の理解と対応」「電子署名の種類」「法制度や運用ルールの理解」に注意しましょう。
電子署名を導入することで紙書類から電子文書になり、従来と異なる手続きになるため、会社全体で導入方法や業務フロー、ルールの検討が必要になります。さらに、電子化に伴った混乱やトラブルが予想されるため、相談窓口や説明会など十分なフォロー体制を整えておきましょう。
電子文書はクラウドやサーバー上で保存するため、保存先にアクセスできる人は誰でもダウンロードできます。そのため、保存先にアクセスできる人の制限や、ダウンロードなどのログは確認できるようにしておきましょう。
また、紙書類と異なり、外部からのハッキングなどによって情報漏えいのリスクもあります。とはいえ、電子署名の導入に限らず、日頃からハッキングなどのサイバー攻撃の対策を整えておくことで、リスクを抑えることが可能です。
電子署名を導入しても、相手企業が対応していなければ紙の書面と併用せざるを得ない場合があります。特に年配の担当者や保守的な業界では、電子署名の仕組みや法的効力に対する理解が進んでいないこともあるため、導入前の説明や調整が重要です。
電子署名には「本人確認の厳密さ」に応じていくつかの種類があり、法的効力も異なります。簡易的な署名ツールでは正式な契約書として認められない場合もあるため、用途に応じて適切な署名方法を選定することが大切です。
電子署名は「電子署名法」や「電子帳簿保存法」など、関連する法制度と密接に関わっています。誤った運用をすると法令違反となるリスクもあるため、導入時には法的要件や保存義務についても正確に把握しておく必要があります。
Shachihata Cloudは電子署名に対応しており、従来の紙書類と同じ回覧フローで「承認や締結」が行える電子契約サービスを提供しています。電子証明書以外に、印鑑や社印も電子化して利用でき、取引先が無料で押印できるゲストユーザーの機能も備わっています。
リモートワークやペーパーレス化に伴って、多くの企業で電子署名や電子印を利用した電子契約を進めているため、電子契約を検討している方はShachihata Cloudを利用してみてはいかがでしょうか。今なら無料トライアルを実施しています。
シヤチハタ
乗り換え・併用を
よくある質問
お悩み診断
概算シミュレーター
オンライン相談
ヘルプサイト
障害に関しての
導入をお考えの方はこちら
導入をお考えの方はこちら
PDF捺印ライブラリパーソナル
電子契約サービス
Shachihata Cloud Channel