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業務の一連の流れ、またはその流れを図式化したものを指すワークフロー。働き方改革に伴い、業務効率化のためにその見直しを検討している方も多いと思います。実際にワークフローの改善を図るには、電子契約や電子決裁などのシステムを導入することがお勧めです。そのメリットや機能、業務改善の事例などについてご説明します。
なお、Shachihata Cloudでは、ワークフロー改善に貢献する電子決済システムの導入に関して資料を提供しております。
無料でダウンロードできますので、ぜひ貴社のワークフロー改善にお役立てください。
これまでのワークフローは出社を前提とした、紙書類の使用が一般的でした。紙書類を用いることで発生する問題点を考えてみましょう。
紙書類では、申請のための書類を印刷、必要であれば製本し、提出する必要があります。印刷ひとつとっても、申請書類の管理状況によっては、どれが最新版なのか分からず、担当者に確認が必要になるなど、各工程で思いのほか時間がかかります。
承認ルートが不明確なフローでは、承認権者を調べる労力や時間がかかるのも問題です。
紙書類で関係者に承認や決裁を受ける場合、一般的には確認の証明として押印してもらうことになります。重要な案件になるほど、関係者が多くなったり経営層の押印まで必要になったりと、内容の確認ではなく、押印してもらうという作業そのものに多くの時間を割く事態に繋がります。相手が不在であれば、戻ってくるまで待つよりほかなく、業務の停滞を招くおそれもあります。
紙書類の保存は、量が増えていくと、それに比例して保存するための場所を拡大していく必要があります。場所を確保するために、オフィスとは別の場所に倉庫を用意しているような企業もあるかもしれません。この場合、場所代のコストはもちろん、過去の書類を確認したいときに、検索と閲覧までに時間がかかるという問題も生じます。
紙書類の取扱いを前提としたワークフローには多くの無駄があることがわかりました。この無駄をなくすことに役立つのが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムは、業務の流れを見える化し、コンピューターシステムに組み込んで自動化したものです。紙書類ではなく電子契約や電子決裁システムを導入することで、これまでの無駄の多くを解決できます。
電子契約や電子決裁など、新たなワークフローシステム導入を検討する企業が増えた結果、システムを提供する企業も、使いやすさや安全性を高めたサービスを次々とリリースしています。シヤチハタでは、2020年11月に「Shachihata Cloud」という新サービスの提供を開始しました。スマートフォンアプリでも利用可能で、その利便性は落とすことなく、社外とのやり取りでも安心できる
ように二要素認証※などの機能追加でセキュリティを強化しました。
※二要素認証はセキュリティ強化セット、もしくはセキュリティ強化パックに含まれます。
ワークフローシステムを導入することで、申請・承認・決裁・保存の問題はどのように改善されるのでしょうか。
申請から決裁のフローがすべてシステム上で完結できるので、決裁までの時間を大幅に短縮できます。電子書類化されることで、提出のために申請先の担当者を探したり、関係者の押印をもらうために社内を回ったりする必要がなくなります。また、自宅でのリモートワークや出張先でも申請・承認ができるため、場所の制約もなくなります。他にも、申請した書類を誰が確認中なのか、進捗状況が分かることもワークフローシステムならではの魅力です。
ワークフローシステムでは電子書類でのやり取りになるので、ペーパーレス化を促進できます。紙書類による印刷費や郵送費、決裁された書類の保管場所のコストを削減できます。また、過去の決裁書類を閲覧したい場合も、電子書類で管理しておけば、検索してすぐに確認できます。
ワークフローシステムの主な機能として、次の2点が挙げられます。
現在の業務をもとにして、ワークフローを作成することができます。各申請によって承認のルートは変わるため、用意されているテンプレートを利用して申請ごとにフローを作成できます。フローを作成し可視化されれば、変更の場合も即時に対応ができます。
見積書、契約書、決裁書、請求書、発注書などを電子文書化し、システム内で回覧することができます。PDFやWordで作成した書類をアップロードできるシステムもあり、そういったシステムを利用すれば、書類をこれまでと同じように作成することができます。また、予め承認ルートを設定し、それに沿ってシステム内で回覧することができます。書類をいま誰が確認中なのか簡単に確認できるため、業務遅延が起きにくくなります。
ワークフローシステムの導入により、どのような効率化や改善ができるのかイメージできてきたでしょうか。早速導入したいと考えていらっしゃる方もいるかと思いますが、ここで改めてメリットとデメリットを確認します。実際に自社で導入を検討する際の参考にしてください。
前段で触れた通り、ワークフローシステムの導入で時間とコストが大幅に削減できます。その他にも、システムによって見える化されていることで、改善すべき箇所を把握でき、継続的なフロー改善をしやすい状況を整えることができます。
また、もうひとつ大きなメリットとなるのがコンプライアンスの強化です。システム上でフローを管理することで、代理承認や個人の判断でのフロー変更ができなくなり、万が一発生した場合もシステム上に記録が残ります。正しいフローに則って適切な社員が申請・決裁を行い、適正な事業運営がされる効果が望めます。
導入当初は、従来の紙書類と電子書類が混在し、混乱が生じる可能性があることは、どの企業にも当てはまるデメリットといえます。中には紙書類として原本保管が必要な書類もあり、管轄部署の管理が煩雑化することや、申請を行う一般社員がどの申請なら電子書類で問題ないのか分からず混乱する、などの問題が想定できます。また、どこでも承認できるメリットが裏目に出ると、労働時間外に承認をするなど働き方改革に逆行する事態になりかねません。
しかしデメリットとして挙げたものは、導入前の周知やルール整備によって解消できるものがほとんどです。リモートワークが進む世の中の情勢やメリットを考えると、どこでも対応ができるよう電子化への移行は必要といえるでしょう。
実際に、ワークフローシステム導入によって業務が改善された事例をご紹介します。
ICTインフラを提供している株式会社富士通エフサス様では、働き方改革の取り組みのひとつとして、Shachihata Cloudを導入しました。目的は「事務所内での物理的な印鑑を中心とした社内決裁・押印手続き」から「場所を問わずに電子上での社内決裁・押印手続き」を推進するためです。スマートフォンでの押印機能で、場所を問わない手続きが可能なこと、操作オペレーションが説明会やマニュアルが不要なほどシンプルなことなどが導入の決め手となっています。
導入後は、押印のために決裁者がオフィスに帰社する必要がなくなり、時間的にも心理的にも負担が減っています。また、スピーディーな決裁が可能となり、見積書が即日用意できるようになるなど、顧客からも高い評価を得ています。シヤチハタのサイトでは、導入製品、業種別に複数の導入事例を紹介しています。導入のイメージをするための参考に、ぜひご覧ください。
株式会社富士通エフサス様の事例について詳しく知りたい方はこちら
ワークフローシステムを導入すれば、紙書類で行われてきたワークフローをスピーディーに効率化することができます。また、システムで時間の記録やフローの見える化がされているため、長期的な改善にも役立ちます。導入当初は紙書類と電子書類が混在して、かえって時間がかかってしまった、ということもあるかもしれませんが、誰もがどこでも無駄なく働ける環境を整えるため、長期的な目線をもって改善に取り組むことをおすすめします。
シヤチハタの提供する「Shachihata Cloud with box」は、電子決裁サービス「Shachihata Cloud」と文書管理ツール「box」を組み合わせたサービスです。業界トップクラスのセキュリティを持つboxの環境内で、すべての決裁フローを完結させることができます。マニュアルなしで使えるようなシンプルな設計になっているため、導入時の混乱も低減できます。「Shachihata Cloud」では、無料トライアルを実施中です。この機会にぜひお試しください。
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