この記事でわかること
業務の一連の流れ、またはその流れを図式化したものを指すワークフロー。働き方改革に伴い、業務効率化のためにその見直しを検討している方も多いと思います。実際にワークフローの改善を図るには、電子契約や電子決裁などのシステムを導入することがお勧めです。そのメリットや機能、業務改善の事例などについてご説明します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「ワークフローシステム機能詳細」資料を提供しております。
無料でダウンロードできますので、ぜひワークフローシステム検討に対応にお役立て下さい。
ワークフローシステムとは、申請から承認、保管までの一連の流れを電子化し、システム上で定義・管理できる仕組みです。ワークフローエンジンにより承認順序やステータス、権限チェック、通知処理などを自動で制御します。人とシステム双方の処理を統合し、業務ルールに基づく自動判定や分岐処理を行うことで、作業ミスや属人化を防ぎ、効率的で透明性の高い業務運営を実現できます。ここでは、ワークフローシステムに関する下記について解説します。
ワークフローシステムは、申請内容を入力すると承認ルートや権限を自動で判定し、各担当者に処理を割り振ります。ワークフローエンジンが進捗やステータスを管理し、条件分岐や通知を自動制御するため、人的ミスを防ぎます。業務ルールを反映した一貫処理により、属人化を排除しつつ効率化と透明性を両立できる仕組みです。
ワークフローシステムの導入が進む背景には、リモートワークの急速な普及やDX推進による業務プロセスの自動化ニーズがあります。業務効率化と品質向上、企業の成長性確保に加え、市場規模の拡大やペーパーレス化への要求、文書管理コスト削減の必要性が導入を後押ししています。
ワークフローとは、業務を進める際の一連の手順や流れを指します。従来の紙中心の運用では申請や承認に多くの時間がかかっていましたが、電子化・自動化の手段としてワークフローシステムが活用されています。業務効率化や属人化の解消に直結する仕組みであり、多くの企業で導入が進んでいます。
▼ワークフローについて詳しく知りたい方はこちら
https://dstmp.shachihata.co.jp/column/0120240516/
ワークフローシステムは、申請から承認、決裁、保存までの流れを電子化し、自動化や効率化を実現する仕組みです。業務プロセスを一元管理することで、ペーパーレス化の推進やリモートワーク下での柔軟な対応も可能になります。さらに、文書管理の最適化や進捗状況の可視化、外部システムやクラウドとの連携など、日常業務を幅広く支援する機能を備えているのも特徴です。ここでは、代表的な6つの機能を具体的に紹介します。
ワークフローシステムでは、申請から承認・決裁までのルートをシステム上に定義し、定型業務を自動化できます。人員不在時は代理承認者への振り分けや、締切超過時のリマインダーも自動生成されるため、業務の停滞を防止できます。さらにノーコード設計に対応し、ドラッグ＆ドロップで直感的に承認フローを構築できるため、IT部門に依存せず現場主導で柔軟に運用することができます。
見積書、契約書、決裁書、請求書、発注書などを電子文書化し、システム内で回覧することができます。PDFやWordで作成した書類をアップロードできるシステムもあり、そういったシステムを利用すれば、書類をこれまでと同じように作成することができます。また、予め承認ルートを設定し、それに沿ってシステム内で回覧することができます。書類をいま誰が確認中なのか簡単に確認できるため、業務遅延が起きにくくなります。
ワークフローシステムは、文書の保管・アーカイブやCSV出力に対応し、長期保存や他ツールとの連携を容易にします。さらに版管理や重複検出、アクセス制御、監査ログといった管理機能を備え、セキュリティを確保できます。キーワード検索により、必要な書類を迅速に参照でき、監査や内部統制にも役立ちます。
ワークフローシステムでは、申請や承認の進行状況をリアルタイムに可視化できます。起票から承認中、却下などの状態を一覧で確認でき、業務全体の進捗を把握可能です。ボトルネックや遅延箇所を早期に発見し、担当者への迅速な対応を促すことで、業務の停滞を防止します。責任所在の明確化や改善ポイントの抽出にもつながります。
ワークフローシステムは、ERPや人事システム、文書管理ツールなど外部システムとAPI連携し、データの一元活用を可能にします。クラウド型であれば、他サービスとの統合が容易で、契約管理やファイル共有ともスムーズに連動します。重複入力を防ぎ、情報の整合性を維持しながら効率的に運用できます。システム間のデータ活用が進むことで、業務全体のスピードと正確性を高められます。
ワークフローシステムはスマートフォンやタブレットにも対応しており、外出先や在宅勤務中でも申請や承認が可能です。出張中でも決裁処理が滞らず、業務の継続性を確保できます。アプリやブラウザからタスク一覧を確認し、承認や差戻しをスムーズに操作できるため、意思決定のスピードが向上します。場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を支援し、リモートワーク環境でも安心して利用できます。
ワークフローシステムを導入することで、業務の自動化や効率化が進み、時間短縮やコスト削減など多くの効果を得ることができます。紙や手作業に依存していた申請・承認・保管の流れを電子化することで、生産性向上と品質安定を実現できる点も大きな特徴です。さらに内部統制やセキュリティの強化、従業員の働きやすさや顧客満足度の向上にも直結します。ここでは、導入によって得られる主なメリットについて下記の通り解説します。
ワークフローシステムの導入により、申請から承認までのプロセスがデジタル化され、業務時間を大幅に短縮できます。印刷や郵送、書類保管に伴うコストも削減されるため、経費負担の軽減につながります。さらに承認ルートの自動化で手戻りを防ぎ、人的工数を減らすことで生産性が向上。ノーコード設計に対応するシステムでは専門人材への依存を減らし、業務を現場主導で効率化できる点も強みです。
ワークフローシステムは、統一されたルールに基づいて業務を処理するため、属人的な判断や入力ミスを防ぎます。条件分岐や自動チェック機能により、人的エラーを最小化し、正確性と再現性の高い業務運営を実現します。結果として業務品質が安定し、顧客や社内からの信頼向上につながります。さらにフロー全体の標準化が進むことで、効率性と品質維持の両立が可能となります。
ワークフローシステムを導入すると、申請や承認の進捗状況をリアルタイムで確認できます。停滞しているフローやボトルネックを早期に把握できるため、迅速な対応や改善策の実行が可能です。承認状況を一覧で可視化することで、意思決定もスムーズになり、業務スピードが向上します。また、業務プロセスの透明性が高まることで、部門間の共通理解や情報共有が促進され、組織全体の一体感も強化されます。
ワークフローシステムでは、承認や操作の履歴がすべて自動記録されるため、業務の透明性が高まり、不正防止や監査対応が容易になります。権限設定や承認ルートの標準化により、内部統制や法令遵守を徹底でき、企業全体のガバナンス強化につながります。さらに、業務ルールを一貫して適用できるため、規制要件への対応力も向上し、法的リスクを抑えた健全な事業運営を実現できます。
ワークフローシステムの導入により、業務効率が高まり従業員の負担が軽減されます。単純作業に費やす時間が減ることで、従業員は付加価値の高い業務に集中でき、モチベーション向上や働きやすさの改善につながります。また承認処理が迅速化されることで顧客への対応もスピーディーかつ正確になり、サービス品質が向上します。結果として、従業員満足度と顧客満足度の両立を実現できる点が大きなメリットです。
ワークフローシステムは多くのメリットをもたらす一方で、導入にあたって注意すべき点も存在します。運用に適したルール設計やコスト負担への理解が不足していると、かえって業務に混乱を招く可能性もあります。特に導入初期は既存フローとの並行運用や社員の慣れが課題となりやすいため、事前の準備や教育が不可欠です。ここでは、代表的な3つの注意点を整理して紹介します。
導入当初は、従来の紙書類と電子書類が混在し、混乱が生じる可能性があることは、どの企業にも当てはまるデメリットといえます。中には紙書類として原本保管が必要な書類もあり、管轄部署の管理が煩雑化することや、申請を行う一般社員がどの申請なら電子書類で問題ないのか分からず混乱する、などの問題が想定できます。
ワークフローシステムの導入には、初期設定やライセンス費用が必要です。オンプレミス型ではサーバー構築やカスタマイズでコストが高くなりやすく、クラウド型でもユーザー数に応じた月額利用料が発生します。さらにサポート費用や保守・アップデートに伴う追加コストも考慮が必要です。費用対効果を踏まえた投資判断が不可欠であり、長期運用を前提とした計画的な導入が求められます。
ワークフローシステムは場所を問わず承認できる利便性がありますが、労働時間外に対応を求められると、ワークライフバランスを損なう恐れがあります。緊急対応を除き、時間外承認を防ぐためには通知制御や運用ルールの整備が重要です。システム設計段階で適切に制御を設定することで、働き方改革に逆行する事態を回避し、健全な業務運営を維持することが可能となります。
実際にワークフローシステムを導入することで、業務効率が大きく改善された事例があります。たとえばICTインフラを提供する株式会社富士通エフサス様では、従来の紙と物理的な印鑑を前提とした社内決裁手続きを見直すために「Shachihata Cloud」を導入しました。スマートフォンからの押印が可能になり、場所を問わない承認が実現。操作も直感的で、説明会やマニュアルが不要なほど簡単に利用できる点も評価されています。その結果、決裁者がオフィスに戻る必要がなくなり、心理的・時間的な負担が軽減され、見積書を即日で顧客に提示できるなど顧客満足度向上にもつながりました。
さらに、この取り組みによって 年間4,000時間もの作業工数を削減する成果も生まれています。紙の申請書類を電子化し、承認ルートの自動化や進捗の可視化を徹底したことで、入力や確認にかかる時間が大幅に短縮されました。その分、従業員は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、組織全体の生産性と顧客対応力の強化へとつながっています。 シヤチハタのサイトでは、導入製品、業種別に複数の導入事例を紹介しています。導入のイメージをするための参考に、ぜひご覧ください。
株式会社富士通エフサス様の事例について詳しく知りたい方はこちら
ワークフローシステムを導入すれば、紙書類で行われてきたワークフローをスピーディーに効率化することができます。また、システムで時間の記録やフローの見える化がされているため、長期的な改善にも役立ちます。導入当初は紙書類と電子書類が混在して、かえって時間がかかってしまった、ということもあるかもしれませんが、誰もがどこでも無駄なく働ける環境を整えるため、長期的な目線をもって改善に取り組むことをおすすめします。
シヤチハタの提供する「Shachihata Cloud with box」は、マニュアルなしで使えるようなシンプルな設計になっているため、導入時の混乱も低減できます。「Shachihata Cloud」では、無料トライアルを実施中です。この機会にぜひお試しください。
Shachihata Cloud Channel
ワークフローサービス
