この記事でわかること
取引先企業との間で作成する納品書。複数社と取引をする場合には、都度発行することに手間を感じている企業様もいるでしょう。本記事では、納品書を電子化する方法についてご紹介いたします。電子化するメリットや注意点なども合わせて解説いたしますので、ぜひ参考にしてください。
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近年、企業の間で「納品書の電子化」が急速に進んでいます。その背景には、ペーパーレス化によるコスト削減や、業務効率化の推進、そして法制度の変化があります。
そもそも納品書とは、企業間の取引で納品物と一緒に送付される書類のことで、受注側が発注側に対して「見積書どおりに納品した」ことを証明するために発行します。法律上、作成の義務はありませんが、商習慣として広く定着してきました。
現在では、ITツールを活用することで納品書を電子データとして発行・保存することが可能です。特に2022年の「電子帳簿保存法」改正により、一定の要件を満たせば紙での保存義務がなくなり、データ化が認められるようになりました。働き方改革やDX化の流れと相まって、今後さらに多くの企業で電子化が進むと考えられます。
納品書の電子化には、現在の業務環境や社内体制に合わせて複数の方法があります。紙の納品書をスキャンしてデータ化する方法から、ExcelやWordで直接作成する方法、さらに電子請求書・納品書システムを活用する方法まで、目的やコストに応じて選択が可能です。ここでは、代表的な3つの方法を紹介します。
スキャナーを用いれば紙の書類を電子化できます。以前までは「受領者が自署」したうえで「3営業日以内にタイムスタンプ付与」が義務づけられていましたが、2022年1月以降は「自署が不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変わるなど、要件の緩和が進んでいます。
さらに、OCR（光学文字認識）技術を活用すれば、スキャンした納品書の文字情報を自動的に読み取り、検索可能なデータ形式に変換できます。これにより、手入力の手間や入力ミスを大幅に削減できるのが利点です。既存のスキャナーや複合機を利用できる場合も多く、専用機器を新たに導入する必要がないため、初期コストを抑えながら効率的に電子化を進められます。
WordやExcelで納品書を作成することもできます。Microsoft Officeを導入していれば基本的には無料で作成できるので、社内事情などでツールの導入が難しい企業はぜひ検討してみましょう。納品書の雛形（テンプレート）はMicrosoft公式が提供しているので、ぜひご活用ください。
予算確保が難しい場合にはWordやExcelで作成しても問題ありませんが、基本的には電子化ツールの導入をおすすめしています。なぜならツールによってはタイムスタンプを付与できるため、書類の改ざんを防げてセキュリティ的にも安心して利用できるためです。
たとえばShachihata Cloud（シヤチハタクラウド）のようなツールを導入すれば、有償オプションを用いて「二要素認証」「ID/Password認証」など、セキュリティ対策を強化することもできます。月額料金も1ユーザーあたり120円（税抜）からとリーズナブルなので、ツールの導入に迷う企業様はぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。
納品書を電子化することで、単なるペーパーレス化にとどまらず、業務効率化・コスト削減・セキュリティ強化など多方面での効果が期待できます。ここでは、電子化によって得られる主な5つのメリットをわかりやすく紹介します。
電子化された納品書は、一度フォーマットを作成すれば繰り返し使うことができ、発行日や金額などの基本情報を入力するだけで簡単に作成できます。紙のように毎回ゼロから作る必要がなく、特に月末月初に納品書を大量に発行する業種では、作業時間を大幅に短縮できます。
また、電子データとしてクラウド上に保存すれば、過去の書類を探す手間も省けます。ファイル名や日付などのルールを統一しておけば、すぐに目的の納品書を見つけられ、紙書類のような保管・検索の手間がなくなります。
電子化された納品書は、郵送や印刷の手間が不要なため、時間と人件費の両方を削減できます。取引先も同様にデータでの受け取りが可能になれば、両社にとって作業効率が上がり、DX推進にもつながります。
さらに、紙の納品書ではキャビネットなどの保管スペースが必要で、年数が経つほど管理コストが膨らみます。電子化によってデータで安全に保存できるため、スペースの確保や管理の手間が不要になり、長期的には大幅なコスト削減が実現できます。
電子化された納品書は、ファイル名や取引日、金額、取引先名といったメタ情報をもとに検索でき、目的の書類を瞬時に見つけることができます。キーワード検索や範囲検索にも対応できるため、過去の取引履歴を確認する作業がスムーズになり、担当者の負担を軽減します。
電子化してクラウド上にデータを保存すれば、紛失する可能性が限りなく0になります。セキュリティに不安を抱える方もいると思いますが、セキュリティツールの導入をすればその心配も不要です。また、従業員のセキュリティ意識を向上させるために研修を開催するなど対策を講じれば良いでしょう。
納品書をクラウドや社内ネットワーク上で管理すれば、どこにいても作成・発行・確認が可能です。オフィスに出社しなくても作業ができるため、在宅勤務や出張中でもスムーズに対応できます。デジタル環境に対応した業務運営ができるようになり、柔軟な働き方の実現にもつながります。
納品書を電子化することで多くのメリットが得られますが、導入時にはいくつか注意すべき点もあります。社内の運用体制や取引先との調整、セキュリティ対策を事前に整えておくことで、トラブルを防ぎスムーズに電子化を進めることができます。以下の3つのポイントを押さえておきましょう。
特にITツールを導入して電子化する場合は、運用フローを整える必要があります。テンプレートデータや利用マニュアルなど、あらかじめ用意しておけば導入後に混乱が生じる心配もないでしょう。
納品書は社外との取引で用いるため、取引先企業の許可がないと作成できません。自社が取引する企業のほとんどが電子化に対応していない場合は、ITツールを導入しても利用できないため、必ず事前に確認しておきましょう。
納品書データはクラウド上に保存すれば物理的に紛失する心配はありません。しかし端末がウイルスに感染したり、盗難が行われたりするとデータが流出してしまう恐れもあります。セキュリティツールを導入して、できるだけリスクは抑えておきましょう。
納品書を電子化する際には、「電子帳簿保存法」に基づいた保存要件を満たす必要があります。この法律は1998年に施行され、紙で保存していた帳簿書類を電子データとして保存できるように定めたものです。納品書もその対象に含まれていますが、電子保存を行うためには一定の条件が求められます。主に「真実性の確保」「可視性の確保」「検索機能の確保」の3点が重要です。
電子保存の主な要件
真実性の確保 | 可視性の確保 | 検索機能の確保 |
記録内容の訂正や削除を確認でき、他の帳簿との関連性を確認できる状態にする。 | 必要に応じて画面や書面で速やかに内容を確認・出力できる状態を保つ。 | 取引日や金額、勘定科目などを検索条件として設定する。 ※複数項目の組み合わせ検索にも対応する。 |
2022年の改正により、電子化のハードルは下がり、税務署への「事前承認制度」も廃止されました。一方で、2024年以降は電子取引データの保存が義務化され、紙での保存は原則認められなくなります。現在は猶予期間中で、早めの電子化対応が求められています。
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