稟議書とは、個人の権限や裁量では決定できない事項（購入や契約など）を上司や役職者などから承認・決裁を得るための文書です。しかし、内容が曖昧だったり、根拠が不十分だったりすると、承認が進まず業務が滞る原因にもなります。本記事では、稟議書の基本構成から承認されやすくなる書き方のコツ、用途別の例文テンプレートまで分かりやすく解説します。効率よく承認を得たい方はぜひ参考にしてください。
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稟議書は、社内の承認プロセスを円滑に進めるために欠かせない重要な文書です。ここでは、稟議書の定義、決裁との違い、稟議書が必要となる具体的な場面について解説します。以下の3つがポイントです。
稟議とは、起案者が作成した提案を関係部署へ順に回覧し、承認を重ねて最終的な決裁を得るプロセスを指します。そして稟議書とは、その承認プロセスを正式に記録し、意思決定の根拠を示すための文書です。費用の妥当性や目的の正当性を整理し、必要な情報を社内全体で共有する役割を担います。
合意形成を可視化し、責任の所在を明確にできるため、多くの企業で意思決定の標準的な手続きとして利用されています。稟議書を適切に作成することで、承認者は判断材料を把握しやすくなり、組織として透明性の高い意思決定につながるでしょう。
決裁とは、部下や担当者から上申された稟議内容について、決定権を持つ管理職や経営層が最終的な判断を下す行為を指します。つまり決裁は稟議プロセスの一部であり、最終工程に位置づけられます。稟議書が提案の内容や根拠を整理する文書だとすれば、決裁はその是非を最終的に判断する段階です。
稟議書が必要となるのは、費用が発生する施策を提案する場面が一般的です。たとえば、以下のようなケースでは稟議書の提出が求められます。
これらはいずれも組織として意思決定が必要な業務であり、判断材料を明確にするために稟議書の提出が必須となります。特に複数部署が関わる施策や一定額以上のコストを伴う提案では、稟議書によって背景・目的・費用対効果を示し、承認ルートに従って合意形成を進めることが重要です。
稟議書には、承認者が判断するために必要な情報を整理して記載します。主な項目は次のとおりです。
稟議書を作成する場合には、申請日や起案者情報を忘れずに記載しましょう。提案内容がひと目で分かるよう、件名を簡潔に記載し、「なぜ必要なのか」「何を解決するのか」「いくら必要なのか」などを整理して、承認者が判断しやすい形にします。
これらを明確に記載することで、承認者の理解が早まり、稟議の通過率向上にもつながります。
稟議書は、内容が正しくても「伝わり方」が悪ければ承認が進まないことがあります。承認者は多忙で、短時間で判断できる分かりやすさが求められます。本章では、承認率を高めるために押さえておきたい5つのポイントを紹介します。以下のコツを意識すると、稟議がスムーズに進みやすくなります。
目的や内容、理由、金額の目安など、「なぜこの提案が必要なのか」をすぐ理解できるように整理することが重要です。承認者は限られた時間で判断するため、文章は簡潔で論理的にまとめる必要があります。「現状の課題 → 施策の内容 → 期待される効果」という流れで記載すると、承認者にとって読みやすく、判断がしやすくなります。
施策やプロジェクトの実施によって得られるメリットは、定量的に示すことで説得力が高まります。「コスト削減効果」「工数削減時間」「売上増加見込み」など、具体的な数字を用いることが有効です。数値が明確であるほど承認者は判断しやすくなり、主観的な印象に頼らない、客観的な稟議として通りやすくなるでしょう。
提案には必ずリスクが伴います。想定されるリスクを隠さず記載したうえで、「それにどう対策するか」まで示すことが重要です。リスクを単体で書くと不安を与えますが、「懸念点 → 対応策」のセットで示すことで、承認者は安心して判断できます。リスク管理の姿勢を示すことで、稟議に対する信頼性も高まります。
稟議書提出前に関係部署へ内容を共有し、事前に確認・根回ししておくことが承認スピードを大きく左右します。合意形成が済んでいる稟議は、承認者にとって判断しやすく、差し戻しのリスクも下がります。
社内稟議ルールを事前に確認し、承認ルートや決裁権限、提出期限を守ることが必須です。また共通フォーマットが定まっていない場合は、部署内で統一したテンプレートを使用するのが効果的です。内容が統一されていると承認者が読み慣れた形式で判断でき、稟議の処理がスムーズになります。
ここでは、実務でそのまま活用できる稟議書テンプレートを3種類紹介します。設備購入・採用・契約の各シーンを想定し、必要項目を網羅した例文としてまとめました。
目的や費用を明確に整理することで、承認者が判断しやすい稟議書になります。
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（日付）令和◯年◯月◯日 （宛名）営業部長 ◯◯ 様 （起案部署）営業部 △△ 件名：営業用タブレット端末の購入について 業務効率化のため、下記設備の購入をご検討いただきたくお願いいたします。 記 1.対象製品： ◯◯社製 タブレット ABC-DEF11型 2.価格： 1台45,000円 3.数量： 5台（営業担当者1人1台が必要なため） 4.選定理由： 5.添付書類： 作業効率計測データ1通／製品カタログ 以上 |
候補者の情報・採用理由・条件を整理し、採用の妥当性を示すことが重要です。
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（日付）令和◯年◯月◯日 （宛名）人事部長 ◯◯ 様 （起案部署）総務部 △△ 件名：派遣社員の正社員登用について 派遣社員の正社員登用を希望しており、下記内容につきご検討をお願いいたします。 記 1.採用人数・候補者詳細： 1名、◯◯ □□（XX歳） 2.配属先・業務内容： 本社総務部／庶務業務 3.採用理由： 4.条件： 勤務時間9:00〜18:00、初年度年俸：◯◯万円 5.採用希望日： 令和〇年10月1日 以上 |
相手企業の情報や契約内容・目的・金額を明確にすることが重要です。
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（日付）令和◯年◯月◯日 （宛名）営業部長 ◯◯ 様 （起案部署）営業部 △△ 件名：新規取引開始の契約について 下記のとおり、◯◯社との新規取引についてご検討をお願い申し上げます。 記 1.契約相手先： 株式会社◯◯◯ 2.契約内容・期間： SNS広告運用サービス（契約期間：6カ月） 3.契約金額・支払条件： 月額◯◯万円／末締め翌月払い 4.契約目的・背景： 5.添付書類： 提案資料／効果予測レポート 以上 |
稟議書は、社内の意思決定を支える重要な書類です。適切に作成・運用することで組織の透明性が高まりますが、一方で運用方法によっては課題が生じることもあります。ここでは稟議書の主なメリットとデメリットを整理します。
稟議書には、誰がどの段階で承認したのかが記録されるため、責任の所在が明確になるという利点があります。また、提案内容・根拠・金額などを文書化することで、施策の妥当性を後から検証でき、組織としての意思決定プロセスを改善する材料にもなります。
さらに、複数部署で内容を共有できるため情報の行き違いを防ぎ、社内連携がスムーズに進みやすくなります。このように稟議書は、透明性と組織全体のコミュニケーション向上に寄与する重要な役割を果たします。
一方で稟議書には、「形だけの承認書類」と化してしまい、内容の実質的な議論が十分に行われない可能性があります。また、紙で運用している場合は保管スペースの確保や検索性の悪さが課題となり、承認フローが滞る原因にもなります。
さらに、提出・押印・回覧といった手続きが多いと、作業負担やタイムロスも増えがちです。しかし、こうしたデメリットの多くは、電子化やワークフローシステムの導入によって解消できる点が特徴です。
ワークフローシステムを導入すれば、稟議書に伴う非効率さや手間を大幅に削減できます。紙での回覧や押印業務が不要になり、提出・承認の遅延、検索性の悪さ、書き方のばらつきといった従来の課題を解消できる点が大きなメリットです。
また、承認ルートを自動化することで稟議スピードが向上し、意思決定の迅速化にもつながります。さらにオンライン上で決裁が可能になるため、外出先や在宅勤務中でも承認作業ができ、場所にとらわれない柔軟な働き方を実現できます。稟議書運用の効率化を図るうえで、ワークフローシステムの導入は非常に効果的な手段といえます。
稟議書を紙やエクセルで運用していると、承認遅延や管理の煩雑さなど、運用の限界が見えやすくなります。そこでおすすめなのが、申請から承認までをクラウド上で一元管理できるShachihata Cloudワークフローです。
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