電子請求書とは？請求書を電子化するメリットと注意点を徹底解説

電子請求書とは、紙書類ではなく、メールやインターネット上でやり取りができるように電子文書として発行された請求書のことをいいます。最近では、電子帳簿保存法の改正やテレワークなど働き方の多様化を受け、電子請求書を利用する企業が増加してきました。

そこで本記事では、請求書を電子化するメリットや注意点を解説いたします。併せて、電子請求書の管理システムを選ぶ際のポイントもご紹介いたしますので、電子請求書を導入する前に理解しておきましょう。

Index

いま請求書の電子化が求められる理由

それではまず、電子請求書の概要と電子帳簿保存法の対応方法を解説いたします。

電子請求書とは

電子請求書とは、メールやインターネットなどでやり取りできるように電子文書にした請求書のことをいいます。紙書類でのやり取りが一般的だった請求書は、DX化の推進やテレワークといった働き方に対応するため、電子化が進められています。

電子帳簿保存法への対応

2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、請求書などの国税関係書類を電子的にやり取りした場合、紙書類ではなく電子文書で保存することが義務付けられました。

電子文書保存への対応が間に合わない企業に限り、2023年12月31日までは紙書類での保存が認められています。ただし、税務署からの提出の要請があれば対応できるようにしておく必要があります。

電子請求書のメリット

電子請求書を利用するメリットは次の3点です。

請求書発行にかかるコストの削減
テレワークなどの多様な働き方への対応
請求書のやり取りにおける時間短縮

以下で順に解説いたします。

請求書発行にかかるコストの削減

電子請求書はオンライン上でやり取りするため、印刷代や郵送代といったコストを削減できます。さらに、請求書の郵送作業に割く時間の削減にも繋がります。

また、既存の管理システムや請求書発行システムを利用し、電子請求書の発行から送付を自動的に行えるようになれば、さらにリソース削減が可能です。

テレワークなどの多様な働き方に対応

電子請求書は印刷する必要がなく、オンライン上で請求書の作成から上司の決裁、取引先への送付が可能です。出社する必要もなく、場所に縛られないテレワークといった多様な働き方に対応しています。

請求書のやり取りにおける時間短縮

オンライン上で送付できるため、すぐに取引先に届き、受け取り手は請求内容を確認できます。メールやストレージサービスなどを利用して電子請求書を送付すれば、履歴が残るため安心でしょう。

もし、修正や再発行などが必要になっても、すぐに対応し新しい電子請求書を取引先に送付することが可能です。

電子請求書は自社にあったシステム選びが重要

電子請求書を発行・管理するシステムを導入する際には、自社の業務内容や規定にあったシステムを選ぶことが重要です。ここでは、導入する前に確認すべき2つのポイントをご紹介いたします。

セキュリティに問題がないか

電子請求書を管理するシステムは、自社のセキュリティ規定に沿ったものを利用しましょう。

電子文書はデータの複製や改ざんなど、不正が発生するリスクもあります。システムの導入前に、セキュリティ対策を確認しておきましょう。例えば、システムを利用できる社員の設定や、電子請求書にタイムスタンプを付与する機能があれば情報漏洩や改ざんといったリスクを軽減することができます。

導入・ランニングコストは適切か

電子請求書の管理システムを利用する場合、コストが自社に合っているかも重要なポイントです。

システムを導入すると、初期費用やランニングコストが新たに発生します。また、不要な機能やオプション設定などによりコストが上がっている可能性もあるため、事前に洗い出しを行う必要があります。データのストレージサイズやアカウント数に制限があれば、導入後に費用が発生する可能性もあるため、追加でかかる費用も確認しておきましょう。

最終的には、導入後に削減されるコストと今後の運用コストを比較して、自社に適切なシステムなのかを検討していきます。