この記事でわかること
電子請求書とは、紙書類ではなく、メールやインターネット上でやり取りができるように電子文書として発行された請求書のことをいいます。最近では、電子帳簿保存法の改正やテレワークなど働き方の多様化を受け、電子請求書を利用する企業が増加してきました。
そこで本記事では、請求書を電子化するメリットや注意点を解説いたします。併せて、電子請求書の管理システムを選ぶ際のポイントもご紹介いたしますので、電子請求書を導入する前に理解しておきましょう。
請求書の電子化とは、紙の請求書を使わず、PDFなどの電子データで請求書を発行・授受する仕組みです。電子データの請求書は紙の請求書と同様の効力を持つため、原本を郵送する必要はありません。
電子化の方法には、システムやメールを通じてオンラインで発行する方法のほか、受領した紙の請求書をスキャナやカメラでデータ化する方法があります。改ざん防止の観点から、ファイル形式はExcelではなくPDFが一般的です。また、システム上で電子印鑑を利用し、印影のみ、または識別情報付きの押印を行うことも可能です。
請求書の電子化が進んでいる背景には、法制度への対応だけでなく、コスト削減や経理業務の効率化といった実務上の課題があります。ここでは、企業が請求書の電子化を検討する主な理由を解説します。
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、電子取引に関するデータ保存が義務化されました。メールやクラウドサービスなどを通じて電子的にやり取りした請求書は、紙に印刷して保管するのではなく、電子データのまま一定の要件を満たした形で保存する必要があります。
2024年1月からはこの義務が本格的に適用されており、企業には電子データの管理体制の整備が求められています。こうした法律への対応をきっかけに、受領側だけでなく発行側も含めて、請求書全体を電子化する動きが広がっています。
請求書の電子化は、物理的なコストを削減できる点も大きなメリットです。紙の請求書を発行する場合、紙代、印刷代、インク代、封筒代、郵送代などの直接コストが発生します。
電子化すれば、これらのコストを削減できる上に、紙の請求書を保管するためのスペースも不要になり、管理コストの低減にもつながるでしょう。オフィススペースを効率的に活用できる点も、請求書の電子化が進む理由のひとつです。
2023年10月に開始されたインボイス制度も、請求書電子化の追い風となっています。適格請求書の発行・保存・管理では、従来よりも正確な事務処理が求められます。
紙や手作業を前提とした管理では、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、経理担当者の負担が大きいです。電子請求書システムを活用すれば、請求書の発行・受領・保存・検索を一元管理しやすくなり、経理業務の効率化につながるでしょう。
電子帳簿保存法によって義務化された点は、請求書の電子化そのものではなく、電子的にやり取りした請求書を電子データのまま保存することです。発行側と受領側では対応すべき内容が異なるため、ここではそれぞれの考え方を解説します。
請求書を電子的に発行すること自体は、電子帳簿保存法で義務化されていません。そのため、従来どおり紙の請求書を発行し、郵送することも可能です。
ただし、PDFの請求書をメールで送付した場合、発行側はその控えを電子データのまま保存する必要があります。一方、紙に印刷して郵送した場合、控えの保存方法は紙・電子のどちらも任意です。
なお、2023年10月に開始されたインボイス制度では、適格請求書発行事業者に対して、交付した適格請求書の控えを保存する義務があります。
受領側が電子データで受け取った請求書は、電子データのまま保存する必要があります。紙に印刷して保管するだけでは、電子帳簿保存法の保存要件を満たせません。
対象となるのは、メールに添付されたPDFの請求書、クラウドサービス経由で受領した請求書、Web上からダウンロードした領収書などです。これらは電子取引に該当するため、改ざん防止措置や検索性の確保など、一定の要件に沿って保存する必要があります。電子帳簿保存法への対応については、下記の記事も参考にしてください。
関連記事：「電子帳簿保存法の対象書類や電子データの保存要件をわかりやすく解説」
請求書を電子化するメリットについて、請求書の発行側、受領側それぞれの視点で見ていきましょう。
電子請求書はオンライン上でやり取りするため、印刷代や郵送代といったコストを削減できます。さらに、請求書の郵送作業に割く時間の削減にも繋がります。
また、既存の管理システムや請求書発行システムを利用し、電子請求書の発行から送付を自動的に行えるようになれば、さらにリソース削減が可能です。
電子請求書を発行することで、請求書作成から送付までのプロセスを自動化でき、手動の入力ミスや時間のロスを防ぐことが可能です。また、複数の請求書を一括で送付できるため、大量の請求業務も効率的に進められます。
オンライン上で送付できるため、すぐに取引先に届き、受け取り手は請求内容を確認できます。メールやストレージサービスなどを利用して電子請求書を送付すれば、履歴が残るため安心でしょう。もし、修正や再発行などが必要になっても、すぐに対応し新しい電子請求書を取引先に送付することが可能です。
ペーパーレス化は、紙の使用を減らすことで環境への負担を軽減する、SDG’sに関連する重要な取り組みです。紙の製造には多くのエネルギーや資源が必要な上、廃棄後のリサイクルにも手間がかかります。電子請求書を導入することで、紙の消費量を削減し、保管スペースの削減や廃棄物の減少も期待できるため、企業の環境配慮型経営の実現にも貢献できます。持続可能な社会の一環として有効な手段といえます。
請求書の電子化はメリットばかりではありません。ここでは電子化によるデメリットについても見ていきましょう。
電子請求書システムの導入には、初期費用が発生することがあります。特に、システムを新たに構築したり、既存システムと連携させる場合は、開発や設定にかかるコストが高くなることがあります。また、システムを社内に浸透させるための業務フロー構築や教育、サポート体制の整備も必要です。
電子請求書を利用するには、取引先が電子化に対応している必要があります。すべての取引先が電子化に対応しているとは限らず、紙の請求書を希望する取引先も存在するかもしれません。そのため、電子化が完全にスムーズに進まないケースも考えられ、取引先ごとの対応が必要になることがあります。
電子請求書システムは、インターネットやサービス提供ベンダーのサーバーに依存しているため、システム障害や通信トラブルが発生するリスクがあります。こうした障害が発生すると、請求書の発行や受領が遅れる可能性があり、業務に支障をきたすことがあります。そうしたトラブルに備えて、代替手段やバックアップを用意しておくことが重要です。
電子請求書システムを選定する際は、単に請求書を発行・保存できるかだけでなく、法対応や既存業務との連携性、費用対効果を確認することが重要です。ここでは、導入前に確認したい3つのポイントを解説します。
請求書電子化システムを選定する際は、電子帳簿保存法に対応しているかを必ず確認しましょう。電子データの保存にあたっては、「真実性の確保」や「可視性の確保」といった要件が定められており、要件を満たしていない場合は税務上認められない可能性があります。
具体的には、タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の管理、検索機能の有無などを確認することが重要です。電子請求書を発行・受領するだけでなく、保存まで適切に管理できるシステムを選ぶ必要があります。
既存の会計ソフトやワークフローシステムと連携できるかも、重要な判断基準です。電子請求書システムを単体で導入しても、データの転記や承認作業が手作業のまま残ると、入力ミスや確認漏れが発生しやすくなります。
会計ソフトと連携できれば、請求書データを会計処理へスムーズに反映することができるでしょう。ワークフローと連携することで、オンライン上で請求書の確認や承認作業が可能です。既存業務とのつながりを確認しておくことで、電子化による効果を高めやすくなります。
電子請求書の管理システムを利用する場合、コストが自社に合っているかも重要なポイントです。
システムを導入すると、初期費用やランニングコストが新たに発生します。また、不要な機能やオプション設定などによりコストが上がっている可能性もあるため、事前に洗い出しを行う必要があります。データのストレージサイズやアカウント数に制限があれば、導入後に費用が発生する可能性もあるため、追加でかかる費用も確認しておきましょう。
最終的には、導入後に削減されるコストと今後の運用コストを比較して、自社に適切なシステムなのかを検討していきます。
電子請求書を導入する際には、システム導入以外にも準備が必要になります。ここでは、注意点を2つご紹介いたします。
請求書は、発行側と受取側の双方が関係する書類です。そのため、電子請求書を導入する際には、事前に取引先へ説明し理解を得る必要があります。
電子帳簿保存法により、電子請求書を受け取った場合は紙書類に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務付けられています。そのため、電子帳簿保存法の対応が難しい取引先は、電子請求書を拒否するかもしれません。
また、取引先によっては請求書の様式が定められている可能性があります。事前に取引先にメリットや利用方法を説明し、電子請求書の対応が可能かを確認しておきましょう。
電子請求書を導入するにあたり、発行や承認の流れといった業務フローの構築、取り扱いに関する社内教育を実施しましょう。
たとえば押印の必要性や、取引先へ請求書を送付するタイミング、電子請求書を保存する方法といった紙書類の請求書と異なる点の対応方法を決めなければいけません。
また、構築した業務フローを社内に周知するとともに、システムを導入する場合は利用方法などの社内教育が必要になります。
電子請求書の導入前に業務フローや管理システムの利用方法などを決定し、社内教育をすることで担当者や取引先の混乱を防ぎ、スムーズに電子請求書を導入できます。
実は、法的には請求書に必ずしも押印する必要はありません。しかし、日本の商習慣では紙の請求書に押印することで文書の信頼性を高め、承認を受けた文書である証明とされてきました。
電子請求書においても、社内での承認プロセスや取引先とのやり取りなどにおいて、紙の請求書と同様に、文書の信頼性を高めるために押印が求められることが多くあります。電子請求書に押印するためには電子印鑑が必要となります。また、電子印鑑は文書の信頼性を高めるだけでなく、電子印鑑を付与することで、業務フローのデジタル化が進み、ペーパーレス化による効率化も図ることができます。
電子請求書を送付する際には、メールやファイル共有サービスなどの方法を選択できます。それぞれの方法にはメリットと注意点があるため、業務に適した送付方法を選ぶことが重要です。
最も一般的な電子請求書の送付方法は、メールにPDF形式などで添付して送る方法です。これは手軽で迅速に送付でき、受取側もメールを確認するだけで請求書を受け取ることができるため、非常に便利です。さらに、送信記録がメールサーバーに残るため、送付した証拠を確保することができ、トラブル防止にもなります。ただし、メール自体がセキュリティリスクにさらされやすいため、暗号化やパスワード保護を施すなどの対策が必要です。特に、請求書に含まれる企業情報や金額などの機密情報を保護するために、セキュリティには細心の注意を払う必要があります。昨今では脱PPAP（データ共有時に暗号化したパスワード付きzipファイルをメール添付し、パスワードを別メールで送信するセキュリティ対策）の流れが加速しているため、パスワード保護には注意が必要です。
もう一つの方法として、ファイル共有を活用する方法があります。Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージや、ファイル共有サービスを利用して請求書を共有することで、メールの容量制限を気にすることなく、大量のファイルを安全に送付できます。ファイル共有リンクを利用することで、相手側が必要なときに請求書をダウンロードできるため、メールのやり取りに伴う時間的な制約も緩和されます。また、アクセス制限を設定することで、セキュリティも強化されます。受取側がリンクを開くたびに最新の請求書にアクセスできるため、訂正や修正が発生した際にも、迅速に対応が可能です。
ただし、クラウドサービスを利用する場合は、ファイル共有サービスの信頼性やセキュリティ対策がしっかりしているかを確認する必要があります。例えば、ファイルの不正アクセスを防ぐために、共有リンクにはパスワードを設定するなどの対策が取られているサービスを選ぶことが重要です。
電子請求書システムとは、請求書の作成から送付、保存までを一元管理できるクラウドサービスです。従来の紙やPDFの運用と異なり、システム上で請求書を発行し、そのまま取引先へ送付できるため、印刷や封入、郵送といった作業を削減できます。
また、電子帳簿保存法に対応した機能が標準搭載されているケースも多く、法令対応の負担を軽減可能です。検索機能やデータ管理機能により、過去の請求書を迅速に確認できるため、経理業務の効率化や管理精度の向上にもつながるでしょう。
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