働き方改革の推進やコロナ禍で進んだリモートワークを背景として、現在紙書類へ押印する形態の契約に代わり、電子契約を導入する企業が増加しています。電子契約の締結を両者で合意した際には、電子サインや電子署名といった方式が用いられます。
本記事では、電子サインとはどのような役割を担っているのかについてお伝えします。また、電子署名との違いに触れながら、その法的効力についてもご説明いたします。
はじめに、電子サインと電子署名の違いを解説いたします。
スマートフォンの購入時やフィットネスクラブ・ジムの入会に際し、タブレット端末を使って電子サインをした経験のある方は多いかと思います。電子データではあるものの、自らの手でタッチペンなどを使ってサインをするため、このようなケースは「電子サイン」として認識しやすいと思います。
しかし電子サインとは、電子契約で当事者が意思表示をするためのプロセス全般を示しており、自らの手で書き込むタイプのサインだけが電子サインではありません。次に説明する電子署名も電子サインの一種となります。
電子署名も電子サインの一種です。電子署名とは、電子証明書によって本人性が担保されていて、改ざんされていないことが証明されている仕組みを持った署名を指します。前述のサインの画像データよりも証拠力が高く、セキュリティに配慮されている点が特徴です。
電子署名は公開鍵暗号方式で守られ、契約書を送受信する当事者同士にしか中身が確認できない仕組みになっています。電子証明書は紙の契約書でいうと印鑑証明書に該当する役割を担い、当事者が確かに本人であるという真正性を担保します。詳しい仕組みは以下の記事をご参照ください。
▼電子署名の仕組みやメリットについて詳しく知りたい方はこちら
電子署名とは?認証の仕組みやメリット、導入方法を分かりやすく解説
本記事では電子署名とはどのような仕組みなのか、法的な効力・メリット等も含め分かりやすくご説明いたします。電子署名には公開鍵暗号方式と呼ばれる高度なセキュリティシステムが使用されます。秘密鍵と公開鍵の関係性について理解しましょう。
電子サインは、日常のビジネスや個人の手続きに幅広く活用されています。以下は、電子サインが使われる代表的な書類の例です。
・雇用契約書など(人事・労務関係書類)
・業務委託契約書、秘密保持契約書など(業務委託に関する書類)
・売買契約書、取引基本契約書など(商取引に関する契約書)
・土地売買契約書、土地賃貸契約書など(不動産取引や賃貸契約に関する書類)
・金銭借用書など(金銭消費賃借契約に関する契約書)
・合併契約書、株式譲渡契約書など(会社運営に関する書類)
・請求書、見積書など(商取引関連書類)
・社内稟議書など(承認プロセスが必要な内部文書)
特に、社内の稟議書などの承認手続きに電子サインを導入することで、在宅ワークや遠隔地からの承認が可能となり、ペーパーレス化や業務の効率化を図ることができます。
このように、電子サインは契約書以外にもさまざまな場面で利用され、効率化やコスト削減に寄与しています。
電子サインの利用料金は、サービスやプランによって異なりますが、多くの電子サインサービスでは、1通あたり約220円程度が一般的です。ただし、月額料金がかかるプランや、契約書の送信・管理に応じて従量課金制を採用している場合もあります。特に中小企業や個人事業主向けには、安価なプランが用意されていることが多く、必要に応じた柔軟な料金体系が選べます。また、無料トライアルや初期導入費用が無料のサービスもあるため、初期コストを抑えて導入することが可能です。
続いて、電子サインの書き方(作り方)をご紹介いたします。
冒頭に説明したような手書きサインの場合は、電子サイン機能の備わったAdobe Acrobat DCやAdobe Acrobat Signなどのソフトを利用すると良いでしょう。デジタルIDという固有のIDを発行し、署名することができる仕組みです。
もしくは、電子サイン・電子契約専門のサービスを利用する方法もあります。最近ではクラウド型の電子契約サービスの種類が増えており、月額利用料を払えば大規模な開発をせずとも簡単にシステムを導入できるようになりました。電子帳簿保存法の要件を満たし、セキュリティに配慮したサービスを選定することが大切です。
電子契約とは、紙の契約書の代わりに、電子文書に電子署名を施して取り交わされる契約のことです。契約書を電子的に管理し、署名や押印をデジタルで行うため、印刷や郵送の手間が省け、契約締結のスピードが大幅に向上します。また、電子署名を利用することで、契約内容の改ざん防止や本人確認が保証され、法的効力も担保されます。
では、電子サインをするのと、紙書類の契約書にサイン(署名)をするのと、具体的には何が異なるのでしょうか。違いを表にまとめました。セキュリティの保証の方法のほか、紙の場合は印紙税がかかる点などが異なります。
(表)電子サインと紙書類にする署名の違い
電子サイン | 紙の署名 | |
形式 | 電子データ(PDF) | 用紙 |
署名の方法 | タッチペンでPDFに書き込むサインまたは電子署名 | ペンで紙に書き込むサインまたは押印 |
本人性(真正性)の保証 | (電子署名の場合)電子証明書により担保 | 印鑑証明書の発行により担保 |
完全性(非改ざん性)の保証 | タイムスタンプや加筆削除ログの残るサービスを利用することで担保 | 割印などで担保 |
送信手段 | メールなど | 郵送 |
印紙税 | かからない | かかる |
うまく使いこなすことで契約業務の大幅な効率化やペーパーレスなどによるコストダウンも期待できる電子契約ですが、まずは無料で使ってみたいという声も多いと思います。ここでは、電子サイン・電子契約を無料で試すことができるサービスを紹介します。
無料で試せる電子契約サービスとして、シヤチハタが提供する電子決裁・電子契約サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」があります。Shachihata Cloudは電子署名・タイムスタンプに対応したクラウドベースの電子契約サービスです。JIIMA認証も取得しており、電子帳簿保存法を深く把握していなくても、法令に準拠して税務処理業務を行うことができます。
Shachihata Cloudの製品コンセプトは「BPS(ビジネスプロセスそのまんま)」。社内で取り扱っている書類のワークフローを変えることなく、そのまま電子化へと移行させられます。リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1*にも選ばれました。
Shachihata Cloudは無料トライアル実施中
電子契約サービスの導入をお考えなら、ぜひ「Shachihata Cloud」をご検討ください。Shachihata Cloudは導入数95万件、継続率97%を誇る、クラウドベースの電子契約サービスで、業務の効率化やペーパーレスの実現をサポートします。まずは無料トライアルをお試しください。
※ アンケート提供元:ゼネラルリサーチ(電子印鑑サービス10社を対象にしたサイト比較イメージ調査 / 期間2021年3月2日〜3日 / 対象:20代〜50代の全国の男女ビジネスパーソン1014名)
電子サインのほうが紙の契約書よりも便利に活用できますが、物理的に存在している紙のほうが、なんとなく安心と思われる方もいるかもしれません。では、電子サインにも、紙と同様の法的効力があるのでしょうか。
電子署名法を満たすタイプの電子サインであれば、法的拘束力を持つことが認められています。電子署名法とは、電子文書に付与される電子署名のセキュリティを強化するため、そして電子契約の普及を促すことを目的として、2001年4月1日に施行された法律です。
▼電子署名法の内容について詳しく知りたい方はこちら
電子署名法とは?運営者が把握しておくべきポイントの解説
電子署名法とは、電子署名の安全性・真正性を保つため、2001年4月に施行された法律です。近年の電子契約の普及に伴い、その内容を理解する必要性が高まっています。本記事では電子署名法の第2条・第3条の内容を中心に、ポイントを絞ってご説明します。
電子署名法の要件を満たすポイントとしては、「本人性」と「非改ざん性」が担保されることが挙げられます。本人性とは、確かにその本人が署名したことが証明できること、非改ざん性とは、契約当事者同士が合意した内容から改ざん・改変がされていないと証明できることです。
電子証明書が付与されていれば、この要件を満たすことができます。一方、単純にサインを画像化したものを契約書に貼り付けるだけでは、本人でなくても対応でき、この要件を満たさないため注意が必要です。
次に、電子サインを活用することによるメリットを整理していきましょう。
電子サインを活用すれば、契約締結までの期間を短縮できるのが大きなメリットです。紙の契約書のように印刷・押印・製本・郵送する手間が省かれ、電子データとしてメールなどを使ってやり取りできるようになります。
このように、電子サインが活用できれば時間が短縮でき、業務効率を大きく向上させることが可能となります。紙でのやり取りの場合は、上長の承認を得るために待つ時間もありますが、電子サインであれば基本的にはいつ・どこにいても対応できます。
紙の契約書の場合には紙代・インク代・印刷代・保存代だけでなく郵送代や印紙税もかかっていましたが、これらのコストは電子サイン導入によりすべて削減することができます。電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを導入する必要はありますが、投資対効果は高いと考えられます。
電子署名の導入には多くのメリットがありますが、以下のようなデメリットや注意点もあります。これらを理解した上で導入を検討することが重要です。
電子契約を進める際には、相手側も電子サインに対応している必要があります。取引先や顧客が電子サインを受け入れない場合、従来の紙の契約手法を併用する必要があります。
電子契約はほとんどの書類が利用可能ですが、中には「定期建物賃貸借契約」「投資信託契約の約款」など、法令により紙書面による契約が定められている書類もあります。心配になる場合は専門家への事前確認を行いましょう。
最後に、電子サインに対応したクラウド型の電子契約・電子決裁サービス「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)をご紹介いたします。
Shachihata Cloud は印鑑でよく知られるシヤチハタが開発した、クラウド型の電子契約・電子決裁サービスです。2022年2月に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件に則した保存、検索を行うことができます。また、タイムスタンプの自動更新など、文書の真正性を維持する機能もあります。
Shachihata Cloud は書き込むタイプのサインや、電子印鑑にも対応しています。紙での契約書のやり取りから急にデジタル化へ移行させることになった場合、現場や取引先の相手とのやり取りに混乱が生じるものですが、Shachihata Cloudであれば紙で押印していたやり取りをそのまま電子化でき、電子サインに限らず認印や角印なども登録して、セキュリティを担保した上で活用することができます。
Shachihata Cloud は1印面あたり月額110円〜利用を開始することができる、分かりやすい料金体系になっていることも特徴です。よりセキュリティを強化したい場合には、電子証明書を付与できる仕組みなどをオプションで付けることができます。
Shachihata Cloud は導入前に無料トライアル期間を設けています。インターネット環境とメールアドレスがあればすぐに使い始められますので、この機会にぜひご利用ください。
▶電子サイン・電子契約の導入ならShachihata Cloud