チャットツールとは？ビジネスで活用するメリットと国産の主要なチャットツールを紹介！

　現代のビジネス環境では、迅速かつ効率的なコミュニケーションが重要です。特にリモートワークや多拠点での業務が一般的になりつつある今、チャットツールの活用が注目されています。本記事では、チャットツールの基本とビジネスでの活用メリット、製品選定ポイント、そして主要な国産チャットツールについて詳しく紹介します。

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チャットツールとは

　柔軟な働き方が実現している昨今、迅速な情報共有と円滑なコミュニケーションのために、チャットツールは欠かせない存在となっています。ここではまず、チャットツールの概要とメリットについて解説します。

チャットツールの概要

チャットツールとは、インターネットを介してリアルタイムにテキストメッセージを送受信できるコミュニケーションツールのことです。個別の会話やグループチャットだけでなく、製品によってはファイルの共有、ビデオ通話など、多彩な機能を持ち、ビジネスシーンでの活用が広がっています。有名なチャットツールには、SlackやMicrosoft Teams、国産のChatworkなどがあります。

ビジネスでチャットツールを利用するメリット

チャットツールはビジネスシーンでの活用が進んでいます。ビジネスでチャットツールを使用するメリットは下記の通りです。

迅速なコミュニケーション

チャットツールを使うことで、メールよりも迅速かつリアルタイムに情報を共有できます。業務のスピードが向上し、意思決定が迅速に行えます。

情報の一元管理

一般的なチャットツールにはメッセージ検索機能やアーカイブ機能があり、過去のやり取りや共有ファイルを簡単に検索・参照できます。情報の一元管理が可能となります。

リモートワークや多拠点展開における効果的なコミュニケーション

リモートワークや多拠点展開を行う企業では、物理的な距離がコミュニケーションを阻害する問題となることがありますが、チャットツールを使えばどこにいてもリアルタイムでコミュニケーションが図れます。

チャットツールの主な機能と選定ポイント

　チャットツールには様々な機能が備わっており、ビジネスシーンでのコミュニケーションを支えるための重要な役割を果たします。ここでは、チャットツールの主要な機能とツール選定におけるポイントについて解説します。

チャットツールの主な機能

一般的なチャットツールが備えている主要な機能は下記の通りです。

テキストチャット

テキストチャット機能は、チャットツールの基本機能です。個別のメッセージ送信やグループチャットが可能です。リアルタイムでのコミュニケーションができるため、メールよりも迅速に対応できます。また、スレッド形式での会話ができるツールも多く、特定のトピックについてのやり取りを見やすく整理できます。業務ごとにチャンネルを分けたり、個人宛のダイレクトメッセージを送信することも可能です。

ファイル共有

チャットツール内でファイルを直接共有できる機能です。簡単に資料やドキュメントを共有し、必要な情報をすぐにやり取りすることができます。ファイルのドラッグ＆ドロップ機能や、クラウドストレージと連携している場合は、ファイルの保存場所を統一することも可能です。

通知機能

重要なメッセージやタスクの通知を受け取ることができる通知機能は、情報の見逃しを防ぎ、迅速な対応を促します。設定により、特定のキーワードやメンションが含まれるメッセージのみ通知することも可能で、必要な情報に集中することができます。

チャットツールの選定ポイント

チャットツールを選定する際には、以下のポイントを考慮することが重要です。

使いやすさとUI

直感的に操作できるインターフェースを持っていることは非常に重要です。シンプルでわかりやすいUIは、導入初期の学習コストを減らし、誰でも簡単に使えるようになります。操作がシンプルだと、ユーザーが求める情報や機能に迅速にアクセスすることができます。

機能の充実度とカスタマイズ性

ビジネスのニーズに合わせて必要な機能をカスタマイズできる柔軟性を持っていることも重要です。例えば、プロジェクト管理ツールとの連携や、自動応答ボットの導入、特定の業務に特化したプラグインの追加などが可能であれば、業務効率がさらに向上します。

セキュリティ

ビジネスで利用する以上、情報セキュリティは非常に重要です。データの暗号化、ユーザー認証などのセキュリティ機能がしっかりと整備されていることを確認しましょう。また、データのバックアップ機能も重要な要素です。

サポート

導入後のサポート体制も重要です。トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるかどうか、また、導入支援やトレーニングの提供があるかを確認しましょう。優れたサポート体制は、ツールの効果的な利用を支え、ユーザーの満足度を高めます。

主要なチャットツールの紹介

ビジネスシーンでのコミュニケーションを円滑に進めるためには、適切なチャットツールの選定が不可欠です。特に国産チャットツールは、日本企業のニーズに合わせて設計されており、使いやすさやサポート体制において多くのメリットがあります。ここでは国産チャットツールの特徴とメリット、主な国産チャットツールについて紹介します。

国産チャットツールの特徴とメリット

国産チャットツールは、日本の企業文化やビジネスニーズを深く理解して設計されています。これにより、日本企業にとって使いやすく、導入後の活用がスムーズに進む点が大きな特徴です。

ローカライズの行き届いた設計

国産ツールは、日本語のインターフェースやドキュメント、日本特有の業務フローに適応した機能を提供しています。ユーザーはツールを自然に受け入れやすく、操作に対する抵抗感も少なくなります。

充実した日本語サポート

国産ツールは、日本語でのサポートが充実しているため、導入時の質問やトラブル時の対応がスムーズです。特に、技術サポートやユーザーマニュアルが日本語で提供されていることで、トラブルシューティングが迅速に行えます。

日本企業特有のニーズに応える設計

国産ツールは、日本のビジネス慣習や法律に適合した設計がなされており、例えば、業務報告のフローや社内稟議のプロセスなどに対応した機能が充実しています。

代表的な国産チャットツール

代表的な国産のチャットツールは、下記が挙げられます。

Chatwork

Chatworkは、日本企業向けに特化したチャットツールで、以下のような特徴があります。

・豊富な機能：テキストチャットだけでなく、タスク管理やファイル管理、ビデオ/音声通話など、豊富な機能を揃えています。

・高いカスタマイズ性：普段利用している他のサービスと連携することが可能です。例えば、プロジェクト管理ツールやカレンダーアプリ、ファイル共有サービスなどと連携させることで、必要な情報を一括で管理できます。

・高いセキュリティ：高いセキュリティ水準を誇り、銀行や官公庁といったセキュリティ要件の厳しい組織でも導入されています。

Shachihata Cloud

Shachihata Cloudは、クラウドの電子決裁・電子契約サービスで、グループウェアなど多彩で豊富な機能を提供します。ビジネスチャットはその機能の一部として提供されています。

・豊富な機能：ビジネスチャットに加え、電子決済・契約サービスとして、セキュアな電子印鑑や柔軟性の高いワークフロー、ファイル保存など豊富な機能を揃えています。

・直感的なUI: 誰でも簡単に操作できる直感的なユーザーインターフェースを提供しており、特にITリテラシーが高くないユーザーにも優しい設計です。

・優れたセキュリティ: 二要素認証、シングルサインオン（SAML認証）を提供しており、セキュリティ面でも優れています。機密情報を扱う社内の基幹システムとの連携も安心できます。

国産チャットツールならShachihata Cloudがおすすめ！

現代のビジネスにおいて、チャットツールの導入は不可欠です。迅速なコミュニケーションや情報の一元管理、リモートワークの効率化など、多くのメリットを享受できます。また、選定時には使いやすさ、機能の充実度、セキュリティ、サポート体制を重視することが重要です。特に、国産チャットツールは日本企業に特化した設計となっており、使いやすさと安心感があります。

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