社内ポータルとは？その機能と目的、メリットを徹底解説！クラウドによる効率的な方法も提案

　現在、多くの企業において、社内ポータルは情報共有と社内のコミュニケーションの中心的な役割を果たしています。社内ポータルを効果的に活用することで、企業全体の業務効率が向上し、社員同士の連携も強化されます。本記事では、社内ポータルの定義や役割、主な機能、提供されるコンテンツについて詳しく解説します。

なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「社内外のコミュニケーションお悩み解決」資料を提供しております。
無料でダウンロードできますので、ぜひコミュニケーションのお悩み解決にお役立て下さい。

社内ポータルとは

　企業活動において社内ポータルは重要な役割を果たします。ここではまず、社内ポータルの目的と役割、メリットについて解説します。

社内ポータルの役割

社内ポータルとは、企業内の情報を集約し、社員が欲しい情報に対して簡単にアクセスできるようにするためのオンラインプラットフォーム（Webサイト）です。社内ポータルは、企業のデジタルインフラの一部として、情報の集約と共有、コミュニケーションの促進、業務の効率化をサポートします。

社内ポータルの重要性

社内ポータルは、企業内での情報共有とコミュニケーションの中心として重要な役割を担っています。その重要性は以下の点にあります。

情報の集約と共有

社内に分散している情報を一箇所に集約し、社員が必要な情報に簡単にアクセスできるようにします。情報検索の時間が短縮され、業務の効率が向上します。

コミュニケーションの促進

社内のコミュニケーションを円滑にし、部署間の連携を強化します。掲示板やチャット機能を活用することで、リアルタイムでの情報交換が可能になります。

生産性の向上

必要な情報やリソースに迅速にアクセスできるため、業務のスピードが向上し、結果として企業全体の生産性が向上します。

社内ポータルの主な機能

　社内ポータルには、一般的にさまざまな機能が備わっており、企業の情報共有とコミュニケーションをサポートします。ここでは、社内ポータルが提供する主な機能について解説します。

コミュニケーション機能

社内ポータルの主要機能である、コミュニケーションの促進を目的とした機能です。

掲示板

　社内の重要な情報やお知らせを共有するための掲示板機能です。社員全員がアクセスできるため、情報の伝達がスムーズに行われます。

ニュースフィード

　最新のニュースや更新情報をリアルタイムで共有するフィード機能です。ニュースフィードにより、社員は常に最新情報を把握することができます。

ビジネスチャット

　リアルタイムでのコミュニケーションを可能にするチャット機能です。グループチャットや個別チャットが利用でき、迅速な情報交換が可能となります。

ドキュメントの共有と管理

社内ポータルは、ドキュメントの共有と管理を効率的に行うための機能を提供します。この機能により、重要な資料やデータのアクセスが容易になり、業務がスムーズに進行します。

ドキュメントライブラリ

企業内のすべてのドキュメントを一元管理するライブラリ機能です。この機能により、必要な資料を迅速に見つけることができます。

バージョン管理

ドキュメントのバージョン管理機能を備えており、変更履歴を追跡できます。この機能により、最新バージョンのドキュメントにアクセスしやすくなります。

アクセス権限管理

ドキュメントへのアクセス権限を設定し、必要な人だけがアクセスできるようにする機能。この機能により、情報のセキュリティが確保されます。

社員情報管理

社内ポータルは、社員の情報を一元管理し、社員同士の連携を強化します。以下のような機能が提供されます。

社員名簿

社員の氏名や所属部門、連絡先を管理し、必要なときに簡単にアクセスできるようにします。これにより、社員同士の連絡が円滑になります。

スキルマトリックス

社員のスキルや経験を管理し、適材適所の配置をサポートします。これにより、プロジェクトチームの編成が効率化されます。一般的には管理職に提供される機能です。

人事管理

社員の勤務履歴や評価情報を管理し、人事管理業務を効率化します。こちらも、一般的には管理職に提供される機能です。

社内ポータルのコンテンツ

社内ポータルには、社員の情報共有とコミュニケーションを目的としたさまざまなコンテンツを掲載することができます。ここでは、社内ポータルの代表的なコンテンツを紹介します。

ニュースとお知らせの配信

企業の最新ニュースや重要な周知事項を配信することで、簡単に社員全員に共有することができます。また、社内イベントや会議の通知を行い、参加を促進することができます。

ナレッジ共有とFAQ

業務に関する知識やノウハウを共有し、社員全員がアクセスできるようにすることで、新入社員の教育やスキルアップが容易になります。また、よくある質問とその回答をまとめ、社員が迅速に解決策を見つけられるようにします。こうしたコンテンツを掲載することで、社員のスキルアップと問題解決が促進されます。

社員ブログや掲示板などによるコミュニケーションサイト

社員ブログは、社員が自分の考えや意見を発信するためのブログ機能です。ブログにより、社員同士の交流が深まります。また、掲示板に社内の話題や質問を投稿し、社員同士で意見交換を行います。社内の意見交換や情報共有を活発化することができます。

教育やトレーニング資料の提供

業務に必要なスキルや知識を学ぶためのトレーニング資料を提供します。これにより、社員のスキルアップが容易になります。また、オンラインで受講できるトレーニングコースを提供し、社員の自主学習をサポートします。社内ポータルにより、社員のスキルアップを促進することが期待できます。

柔軟な社内ポータルを構築するにはShachihata Cloudがおすすめ！

社内ポータルは、企業の情報共有とコミュニケーションの中心として重要な役割を果たします。社内ポータルの導入により、情報の集約と共有、コミュニケーションの促進、業務の効率化が実現します。

Shachihata Cloudでは、社内のスケジュールや情報をオンラインで一元管理し業務効率化を実現するグループウェア機能を提供しています。社内へのお知らせやスケジュールを共有するポータル機能、手軽に社内への情報共有が可能な掲示板機能など、情報共有やコミュニケーションの促進が可能な数多くの便利な機能を備えています。社内ポータルの導入を計画する際は、Shachihata Cloudをぜひご検討ください。

そして、グループウェアだけでなく、電子印鑑、ワークフローといった基本機能や、社員のToDo管理や大容量のファイル送信、外出先からの予定管理など、コミュニケーションに役立つ豊富な機能を盛り込んだ「コミュニケーション満足セット」として月々220円（1ユーザー）で提供しています。

この機会に「Shachihata Cloud」を導入し、社内の情報共有とコミュニケーションの促進を実現すると共に、業務のさらなる効率化を目指してみてはいかがでしょうか。

この記事をシェアする