Shachihata Cloud DXコラム 社内でコミュニケーション不足が起こる理由とは?原因・問題点と職場でできる対策
DX COLUMN

社内でコミュニケーション不足が起こる理由とは?原因・問題点と職場でできる対策

ビジネスチャット
テレワーク
業務改善
WRITER
石井 慶
シヤチハタ株式会社 デジタル認証事業部 部長
1994年入社。入社5年後電子印鑑を共同開発したアスキー・ネットワーク・テクノロジー社に出向し何も知らなかったITの基礎を学ぶ。現部署に異動後、業務改革を実行する企業に寄り添う毎日を送っている。

社内のコミュニケーション不足による人間関係の悪化は、従業員の心理的な負担を増やすだけではなく、会社全体の業績にも影響しかねない重大な問題です。現在の社会問題や今後の動向を踏まえ、職場全体で対策を講じなければなりません。

本記事では、社内コミュニケーション不足で起こる問題点と原因を解説いたします。具体的な解決策や事例もご紹介していますので、従業員のストレスを最小限に抑えて社内コミュニケーションを促進する方法をお探しの企業の方はぜひ最後までお読みください。

社内コミュニケーション不足で起こる問題

社内コミュニケーション不足は、次のような問題を引き起こすおそれがあります。

  • チームワークが形成されない
  • 従業員のモチベーション低下につながる
  • 従業員のストレスが増加する

チームワークが形成されない

社内コミュニケーションが不足すると、従業員同士の協力関係を築く機会が限られます。情報共有も困難になり、効率の低下や業務に支障をきたしかねません。社内における問題だけではなく、生産性や顧客満足度にも影響する可能性があります。

従業員のモチベーション低下

社内でのコミュニケーションが活発に行われない企業では、従業員のモチベーション保持・向上が難しいと言われています。上層部と従業員の間でビジョンを共有できないと、帰属意識が生まれないためです。従業員のモチベーション低下を防ぐためにも、適切なレベルでの社内コミュニケーションが求められます。

従業員のストレス増加

重苦しい雰囲気で相談しにくい環境では、従業員のストレスが増加する傾向にあります。従業員との結びつき(エンゲージメント)が低い状態では、孤独と不安を感じやすく、うつ病の発症リスク増大や休職・離職の増加につながるリスクが大きいでしょう。

社内コミュニケーションが不足する原因

社内コミュニケーション不足の原因は、以下の3つが挙げられます。

  • 上司・役員との距離感
  • 社内の人間関係の希薄化
  • 従業員同士の理解不足

上司・役員との距離感

業務上、上司・役員とは関わる機会が少なく、物理的にも心理的にも距離を感じやすい傾向にあります。集会など定期的なコミュニケーションを図ろうにも、上層部からの発信に偏りがあり、一方通行になりがちです。

社内の人間関係の希薄化

従業員が雑談する機会やきっかけを掴みにくい点も、社内におけるコミュニケーション不足の原因です。近年はテレワーク浸透の影響で従業員同士が直に接する機会がさらに減少し、社内の人間関係の希薄化が問題視されています。

従業員同士の理解不足

「他部署には関わるべきでない」という先入観による従業員同士の理解不足も、社内コミュニケーション不足の原因のひとつです。配属される部署が異なると、気軽に会話・相談しにくい雰囲気があります。

近年の社会問題と社内コミュニケーションの傾向

2023年1月にHR総研が行った調査によれば、社内コミュニケーション不足は近年の社会情勢を経て、現在やや改善の兆しが見られます。コロナ禍によって働き方が多様化し、特に大企業におけるテレワークが浸透しました。多様な働き方は今後も維持される見通しであり、働き方改革の推進と社内コミュニケーションの両立が求められています。

コミュニケーション不足の解消で得られる3つのメリット

社内コミュニケーション不足の解消で得られるメリットは以下の3つです。

  1. 業務効率や生産性が向上する
  2. 従業員の離職を防止できる
  3. よりよいアイデアが生まれる

1.業務効率や生産性が向上する

社内コミュニケーション不足が解消され、情報共有がスムーズになることで、仕事を進めやすくなる効果が期待できます。業務の遅れやミスがあった場合でも、迅速なフォローが可能です。また、従業員同士のコミュニケーションが増えることで、知識の増加・スキルアップが実現し、作業効率もアップするでしょう。

2.従業員の離職を防止できる

社内におけるコミュニケーション不足が解消されれば、困ったことや悩みがあった場合に相談しやすい環境が整います。従業員が働きやすさを感じられることで、自社に対する満足感が高くなり、離職の抑止力になるかもしれません。離職率が下がると、会社自体の対外的な信頼度も高まるでしょう。

3.よりよいアイデアが生まれる

社内コミュニケーションが円滑になれば、縦・横関係ない意見交換が可能です。上下関係にとらわれない幅広い意見が出てくることで、多角的なアイデアの誕生が期待できます。

社内のコミュニケーション不足を解決する方法

社内のコミュニケーション不足を解決するためには、次の3つのような取り組みを行うことが重要です。

  • コミュニケーションが生まれるきっかけをつくる
  • オフィス内の環境を見直す
  • ビジネスチャットツールを活用する

まず物理的な阻害要因を取り払い、精神的な垣根を超える機会を作り出さなければなりません。それぞれの方法と具体例を下記にまとめましたので、ぜひ社内の環境整備の参考にしてください。

コミュニケーションが生まれるきっかけをつく

交流イベント開催や飲み会・ランチ会などを実施し、コミュニケーションが生まれるきっかけを作りましょう。ただし、従業員によってはイベントへの参加を負担に感じる場合もあり、集まりへの参加を強要してはいけません。また、頻回のイベント実施は費用面での負担も大きいと言えます。

定期的な個人面談の実施なども従業員の要望や感情の理解に効果があったという事例も報告されているため、自社の雰囲気や個人の特性に応じたきっかけ作りを検討してみてください。

オフィス内の環境を見直す

フロアのレイアウトを変える、上司・部下間のパーテーションをなくすなど、オフィス内の環境を物理的に見直してみることも効果的です。休憩所やカフェスペースなどを設置すれば、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取りやすくなります。

ただ、物理的な障害を取り除くには、コストがかかる点が問題です。また、環境の変化により、逆に従業員へプレッシャーを与えかねない可能性もある点にも注意しなければなりません。

ビジネスチャットツールを活用する

手軽に社内コミュニケーション不足を解消するなら、ビジネスチャットツールを活用しましょう。ビジネスチャットツールとは、業務利用に特化したコミュニケーションツールであり、メールよりも気軽なやり取りができる機能が充実している点が特徴です。

スケジュールや業務の進捗状況などちょっとした報告・連絡・相談がスムーズになるうえ、場所を問わず利用できるため、多様な働き方に対応できます。リーズナブルに導入でき、従業員に与えるプレッシャーもほとんどありません。ただし、導入の際は情報漏えいや誤送信などのセキュリティ面への配慮が不可欠です。

社内コミュニケーション促進にはShachihata Cloudがおすすめ!

上層部および従業員同士の距離感を縮めるには、社内コミュニケーションを活性化させるための取り組みを進めることが欠かせません。ただし、社内コミュニケーション不足対策が従業員に与えるプレッシャーも考慮しなければ、取り組みが逆効果になってしまいます。

従業員の負担とコストを最小限に抑えつつ社内コミュニケーションを促進したいならビジネスチャットツールの導入が最適です。「Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)」のビジネスチャットなら、場所を問わず手軽かつ効率的に従業員同士のコミュニケーションが取れます。セキュアな環境で従業員同士のコミュニケーションが取れるうえ、メールで問題になりがちな容量が大きい添付ファイルの送受信にも対応可能です。

現在、無料トライアルを提供していますので、費用を抑えて社内コミュニケーション不足を解消したい企業の方はぜひご検討ください。

カテゴリ
インボイス
その他
バックオフィス基礎知識
印鑑の基礎知識
業務改善・DX
法律・制度の解説
電子印鑑・決裁・署名
電子契約
キーワード
業務プロセス
経費精算
IT導入補助金
生産性向上
デジタルトランスフォーメーション
クラウド契約
ファイル転送サービス
経理DX
適格請求書
請求書
JIIMA認証
脱PPAP
保存要件
ファイル共有サービス
クラウドストレージ
PPAP
業種別
制度
法律
法律制度
自治体
補助金
ビジネスチャット
勤怠管理
中小企業
経費申請
個人事業主
見積書
Business
DX
excel
IT
pdf
Shachihata Cloud
word
インボイス
インタビュー記事
コスト削減
コロナ
シヤチハタ
セキュリティ
シヤチハタクラウド
タイムスタンプ
デジタルハンコ
デメリット
テレワーク
パソコン決済
ハンコ問題
ハンコ文化
ペーパーレス
メリット
ルール
ワークフロー
保存期間
効率化
印鑑
在宅勤務
業務効率化
契約書
押印
業務改善
法律・制度
法的効力
締結
脱ハンコ
電子化
電子印鑑
電子契約
電子帳簿保存法
電子決済
電子決裁
電子署名
お問い合わせ 資料請求