Shachihata CloudWBSとは？タスク可視化による効率的なプロジェクト管理の方法について解説
現代のビジネス環境では、企業が直面する課題は多岐にわたります。市場の変動、顧客の要求の多様化、そして競争の激化。これらの課題に対応するため、効率的なプロジェクト管理が不可欠です。プロジェクト管理の重要なツールの一つがWBS（Work Breakdown Structure）です。本記事ではWBSの概要と目的、メリット、そしてWBS作成時のポイントについて解説していきます。
WBSとは
システム開発などのプロジェクトで、WBSを作成した経験がある方は多いと思いますが、改めて、WBSの定義と目的、種類、そして混同しやすいガントチャートとの違いについて見ておきましょう。
WBSの定義と目的
WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクト管理において使われる手法で、プロジェクト全体のタスクを分解して構造化する手法です。WBSは、プロジェクト全体を「タスク」と呼ばれる小さな単位に分解します。この分解により、プロジェクトチームは全体的な目標に対して各タスクがどのように影響・進行するかを明確に理解できるようになります。例えば、システム開発プロジェクトで例えると、設計、開発、テストなどの小さい単位に分けることができます。さらに、設計を概要設計と詳細設計、プログラム設計、テストを単体テスト、結合テスト、総合テストなどに分けることができます。
WBSの目的は、プロジェクトを効果的に管理し、リソースの配分を最適化し、リスクを最小限に抑えることです。プロジェクトの各部分が明確に定義されると、チームメンバーは自分たちの責任範囲を正確に理解し、それに応じて計画を立てることができます。また、必要なリソースがどのタスクにどれくらい必要かがはっきりするので、無駄遣いを防ぎつつプロジェクトのコストを抑えることが可能になります。さらに、WBSを使用することで、プロジェクトの進行状況を管理し、計画に沿って進んでいるかを定期的にチェックできます。
WBSの種類
何を基準にタスクを分解・構造化するかで、WBSは大まかに下記2種類に分けることができます。それぞれの概要について解説します。
・プロセス型WBS
・成果物型WBS
プロセス型WBS
プロセス型 WBSは、プロジェクトの実行手順やプロセスに焦点を当てた方法です。設計、開発、テストといったプロジェクトを構成する各プロセスや活動が中心になり、プロジェクトの流れが重視されます。プロセスの順序やフェーズが重要な役割を果たす中長期に渡る長いプロジェクトに適しており、タスクの流れや段階的な進捗を視覚化するのに役立ちます。
成果物型WBS
成果物型 WBSは、プロジェクトが作り上げる最終成果物や納品物に焦点を当てた手法です。要件定義書、設計書、テスト計画書、テスト結果報告書などプロジェクトの最終的な成果物を実現するために必要なタスクや活動が中心になります。成果物型 WBSは、物理的な製品や目に見える成果を生み出すプロジェクトに特に有効で、最終成果物に対する各タスクのつながりが明確になります。
WBSとガントチャートの違いと関連性
WBSとガントチャートは、プロジェクト管理において重要なツールですが、それぞれ異なる機能と目的を持っています。WBSはプロジェクトを管理しやすい小さなタスク単位に分解し、プロジェクトの範囲と要件を明確にすることに焦点を置きます。これに対し、ガントチャートはプロジェクトのタスクと活動を時間軸上に配置し、スケジュール管理とタイムラインの可視化に重点を置いています。
WBSとガントチャートは、組み合わせて使用することでそれぞれを補完し、プロジェクトをより管理しやすくなります。WBSで明確にされたタスクは、ガントチャートを通じてスケジュール化され、プロジェクトの期間や依存関係が可視化されます。
WBSのメリット
WBSはプロジェクトの成功のために不可欠な存在ですが、適切なWBSを作成して使用するメリットはどのようなものでしょうか。WBSを利用するメリットは下記の通りです。
・タスク管理の効率化
・リソースの効果的な割り当て
・プロジェクトのリスク低減
タスク管理の効率化
WBSを利用すると、プロジェクトの全体像が細かいタスクに分解され、各タスクの目的と範囲が明確になります。これにより、プロジェクトチームは何を、いつ、どのように行うべきかを具体的に理解できるようになります。また、各タスクの進捗状況を追跡しやすくなるため、プロジェクトマネージャーは進行状況をリアルタイムで監視し、必要に応じて迅速に対応することが可能になります。
リソースの効果的な割り当て
WBSを用いることで、各タスクに必要なリソース（人材、資材、予算など）が明確になります。これにより、リソースを過不足なく適切に割り当てることが可能となり、効率的なリソース管理が実現します。特に、限られたリソースを持つプロジェクトでは、このような効果的な割り当てがコスト削減や時間節約に直結します。
プロジェクトのリスク低減
WBSは、プロジェクトに潜むリスクを早期に特定し、それに対する対策を立てるのに役立ちます。各タスクを詳細に分析することで、潜在的な問題や遅延の原因を予見し、それらに対する予防策や対処法を事前に計画することができます。これにより、プロジェクトの全体的なリスクが軽減され、より安定したプロジェクト運営が可能になります。
WBS作成時のポイント
WBSを作成するには、いくつか重要なポイントがあります。これらのポイントを理解することでより効果的なWBSを作成できるようになります。
成果物の設定
WBS作成の最初のステップは、プロジェクトの成果物を明確に定義することです。これには、プロジェクトが最終的に達成すべき具体的な成果や納品物を明確化することが必要です。成果物が明確になると、それを達成するために必要なタスクや活動がより明確になります。
タスクの分解
成果物を定義した後、それらを実現するために必要な作業をより小さな管理可能なタスクに分解します。この段階では、各タスクの範囲、責任、および成果物を具体的に定義します。タスクの分解により、プロジェクトを単純化し、チームメンバーが自分の役割と責任を理解しやすくなります。分解の過程で、各タスクがプロジェクトの全体的な目標にどのように影響・貢献するかを明確にし、タスク間の依存関係を特定します。
作業の優先度設定
タスクを分解した後、タスク間の優先順位を設定します。タスクの重要性、緊急性、および依存関係を考慮して、どのタスクをいつまでに実行するかを決めていきます。優先度の設定は、リソース（人材、時間、予算など）を効果的に割り当てるために重要で、優先度の高いタスクにリソースを集中させることで、プロジェクトを効率よく進行させることができます。
適切なWBSの作成と管理にはShachihata Cloudがおすすめ
これまで解説してきたように、プロジェクトの成功のために適切なWBSの作成と管理が不可欠であるいと言えます。
Shachihata Cloudでは、タスクの抜け漏れ防止と進捗の把握のために、ToDo機能を提供しています。個人のToDo管理はもちろん、任意のメンバーでToDoを共有することも可能です。ガントチャート機能によりプロジェクトを可視化し、プロジェクトを成功へと導きます。
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