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今日、企業は日々の激しい競争の中で、効率的な業務運営が求められています。しかし、限られたリソースと人材で、多様な業務を管理するのは容易なことではありません。ここで重要なのが、スケジュール管理の最適化です。適切なスケジュール管理を行うことで、生産性を高め、抜け漏れを防ぎ、チーム作業を効率的に進めることが可能になります。本記事でスケジュール管理の目的とメリットを振り返り、スケジュール管理のポイントと代表的な方法について解説します。
スケジュール管理とは、個人や組織のタスクや活動に対して、優先順位付け、期限の設定を行い、可視化して遅れが出ないように管理することを指します。業種・業界を問わず、業務を進める上でスケジュール管理は不可欠です。まず、スケジュール管理の目的とメリットを改めて振り返っていきます。
スケジュール管理の主な目的は、業務の時間配分を最適化し、効率を最大化することです。具体的には、個々のタスクの確実な達成、重要な仕事へのリソース集中、及び時間の有効活用のために行われます。特に人的リソースの少ない中小企業においては、限られたリソースを最大限に活用するために、スケジュール管理は非常に重要です。
スケジュール管理を適切に行うことで得られるメリットは下記の通りです。
・生産性の向上
・抜け漏れの防止
・チーム作業の効率化
スケジュール管理を行うことで、個々のタスクに対して明確な目標が設定されます。作業の目標と方向性、優先順位が明確になり、達成に向けて具体的なアクションを取ることができます。また、進捗の可視化により、遅れに対して早期に適切なアクションを取ることが可能になり、結果として業務の生産性の向上が見込めます。
スケジュール管理を確実に行うことにより、必要な全てのタスクを洗い出し、それらが全て計画に含まれるようになります。また、重要な仕事を見落とすリスクも低減されます。
スケジュール管理により、個々のタスクがチームメンバーに割り当てられ、可視化されます。チームメンバー間でスケジュールが共有されることで、協力体制が取りやすくなります。遅れが出ているメンバーへのフォロー体制の構築も容易になり、チーム全体の作業効率が向上します。
GTD（Getting Things Done）は、デビッド・アレンによって開発された生産性向上のための仕事術です。GTDは、下記の五つの基本的なステップで構成されています。
・収集：頭の中や周囲の環境にある全てのタスクや課題を洗い出し、書き出します。
・処理：書き出した各タスクに対して、「即時処理」するか、「延期」するか、あるいは「人に任せる」「やらない」などを決定します。
・整理：処理したタスクをカテゴリー別に整理し、自分が活用するツール（手帳など）にリスト化します。
・更新：定期的にリストを見直し、タスクの進行状況や優先順位を最新化します。
・実行：状況や優先順位に従い、実際にタスクを実行します。
GTDは、スケジュール管理において非常に効果的な手法です。タスクの可視化と優先順位の明確化により、効率的な時間管理が可能になります。結果として業務の生産性を高めることができるため、要員が少なく、タスクが煩雑になりがちな中小企業にとっては特に有効な手法と言えます。
スケジュールの作成と管理は、明確な指針を持って取り組むべきです。次に、実際にスケジュールの作成と管理を行う上で重要なポイントについて解説します。
業務に必要な全てのタスクや活動を洗い出します。チームメンバーとのミーティング、過去の経験からの学び、電子メールやチャットなどのコミュニケーションを通じて、必要なタスクを徹底的に収集し、リスト化します。
リスト化したタスクに対して、タスクの重要度と緊急度を設定します。タスクを緊急度・重要度に応じてカテゴリー分けします。この結果に基づいて、どのタスクをいつ、どの順序で実行するかを決定します。
各タスクの難易度、必要なリソース、関連する他のタスクとの依存関係を考慮し、現実的な期限を設定します。各タスクに適切な期限を設定し、プロジェクトの進行を効果的に管理することができます。
各タスクに対して、予期せぬ遅延や問題に柔軟に対応するため、スケジュールに余裕を持たせます。各タスクの期限に少し余裕を持たせたり、プロジェクトの全体的なタイムラインにバッファ期間を設けたりします。バッファにより、不測の事態が発生しても計画を維持することができます。
共有可能なカレンダーやプロジェクト管理ツールなどを利用して、スケジュールをチームメンバー全員と共有します。全員が業務の進行状況を理解できるようにし、定期的に進行状況を報告し、必要に応じてチーム全体でリソースの調整やフォローを行います。
スケジュール管理には多様な方法があります。それぞれの手法にはそれぞれ特徴があります。ここでは代表的なスケジュール管理方法として、下記の方法について解説します。
・紙の手帳
・Excelなどの電子ファイル
・スケジュール管理アプリ（クラウド）
紙の手帳は、最も伝統的なスケジュール管理の方法の一つです。その手軽さと直感的な使いやすさが魅力です。デジタルデバイスに依存しないため、電池切れやシステム障害の心配がありません。また、書き込む行為自体が記憶に残りやすいというメリットもあります。ただし、紙の手帳は、内容の共有や更新が難しく、タスクの変更や追加が頻繁にある場合には不便に感じるかもしれません。
Excelや他の表計算ソフトウェアを使って管理する方法です。高いカスタマイズ性があり、ユーザー独自のフォーマットや計算式を使って複雑なスケジュールを管理できます。また、オフィス環境では広く利用されているため、共有が比較的容易です。ただし、タスクの更新は手動の入力が必要で、複雑なスケジュールは誤りが発生したり、見づらくなることがあります。また、リマインダーが組み込まれていないため、こうした機能が必要な場合は他のツールとの併用が必要です。
スケジュール管理アプリとは、クラウド上で動作するスケジュール管理専用アプリケーションを指します。リアルタイムで情報の更新が可能で、どこからでもアクセスでき、チーム間の共有も容易です。リマインダーが組み込まれているため、タスクの見落としも防ぐことができます。アプリによっては、会議室予約などの付加機能が搭載されており、便利に使用することができます。
変化が多く、テレワークも一般的になったこの時代に、企業がスケジュールをリアルタイムに更新・共有し、迅速に業務を進めていくためは、適切なスケジュール管理の仕組みが不可欠です。
Shachihata Cloudは、標準機能としてスケジュール機能を備えています。個人のスケジュール管理はもちろん、ユーザー同士でのスケジュール共有や、会議室などの施設予約も可能です。長期休暇や不在時は、代理ユーザーに承認してもらう代理承認設定などの機能も利用できます。
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クラウドサービスやSaaSを選定する際は、機能、利便性、予算などを総合的に考えて検討することが必要です。ユーザーが便利に利用できるサービスを利用して、業務効率の改善につなげてみてください。
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