Shachihata Cloudオンライン契約書は便利？デジタル化における注意点を法律の側面から解説
業務効率化やDX化の観点から契約書の電子化を検討する企業も多いでしょう。特に最近ではテレワークの普及から、導入をする企業も増えてきました。しかし、導入時にはいくつか注意点があります。そこで本記事では、契約書を電子化する際の注意点をご紹介すると共に、電子契約を導入する企業からよくいただく疑問についても解説いたします。
契約書を電子化するメリット
まずは契約書を電子化するメリットについてご紹介いたします。
業務効率化に繋がる
契約書を電子化することで、書類を郵送する必要がなくなるため業務効率化に繋がります。
特に郵送では、契約書を発送したり、返送された契約書に不備がないか目視で確認したり、データを保存して原本を保存したりなど、アナログな業務が多いのが現状です。また、相手側の企業にも同じく発送業務や関係部署への配達などの負担をかけてしまいます。契約書を電子化することで、このアナログな業務がすべて不要となるため、かなりの時間削減に繋がり、スムーズな契約締結が実現できるでしょう。
コストを削減できる
先述したように郵送が不要となるため、印刷代や郵送代などのコストが削減されます。もちろん1件あたりの削減コストは小さいですが、長期的に見て何百通と契約がされることを考えると、大きなコスト削減に繋がるでしょう。
情報漏えいのリスクが減る
契約書を電子化すれば、契約書データはクラウド上で保存することになります。紙の書類ではファイリングしてキャビネットに保存するのが一般的なため、どうしても紛失リスクが伴いますが、電子化すればその心配は不要です。また、災害が発生した際にもクラウド上に保存していればデータが消える心配もありません。
電子契約に関するよくある疑問
次に、電子契約に移行する企業様からよくいただく疑問にお答えいたします。
書面契約との違いは？
従来の書面契約との違いについて気になる方も多いでしょう。主な違いを整理すると、下記の通りです。
■書面契約
保存形式…紙
保存場所…キャビネット
送付方法…郵送
法的効力…署名 or 押印
■電子契約
保存形式…データ（PDFなど）
保存場所…自社サーバー、クラウドサービス
送付方法…インターネット
法的効力…電子署名
特に法的効力について、電子契約では2001年に施行された電子署名法によって、書面契約と同等の効力が認められています。
原本はどれ？
デジタルの世界では容易に複製ができてしまいます。そのため、オリジナリティを担保できる原本が必須です。そこで重要な技術が「電子署名」と「タイムスタンプ」の2つ。電子署名では本人が契約書に捺印したことが証明でき、「タイムスタンプ」では契約書に改ざんがないことが証明できます。
つまり、契約書が締結された段階で、電子署名・タイムスタンプが付与されたファイルがクラウド上に保存される電子契約サービスを使えば、特に原本の保存を気にする必要はありません。
契約書を電子化する際の注意点
書面契約に比べてメリットが多い電子契約ですが、一方で注意点もあります。
導入には準備が必要
特に書面契約の文化が根付いている企業では、電子契約に反対派の人もいると考えられます。そのため、導入時には丁寧な説明が必要です。「なぜ契約書を電子化するのか」「どのようなメリットがあるのか」「使い方やフローはどうなるのか」など、ぜひ目的から実際のやり方まで説明したうえで導入してください。もちろん、導入当初は予期せぬ出来事や社員からの不平不満の声も生じる可能性があります。しかし、そのひとつひとつに対処をして運用の知見を貯めていけば、いつか必ず全社的に浸透するはずです。
セキュリティ対策が必要
電子契約は書面契約に比べると、物理的に紛失する可能性は低いです。しかし、もちろんリスクは0ではありません。例えば、外部からのサイバー攻撃でデータが漏れてしまう可能性も考えられます。理由は何であれ、一度データを漏えいすると企業としての信頼度は下がってしまうので、必ずセキュリティ対策について検討しておきましょう。例えば、セキュリティ性の高いウイルス対策ソフトを導入したり、電子契約ファイルにパスワードを設定したり、セキュリティ研修を実施して社員の危機管理能力を高めたりなど。常日頃から、社内全体でセキュリティ対策の意識を持つようにしましょう。
契約書の電子化に関わる法律
電子契約は法整備もしっかりと進んでいます。社内に電子契約を導入する担当者の方は、関連した法律にもしっかりと目を通しておきましょう。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、電子契約のデータ保存に関して定めた法律で、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。2022年1月に改正が行われ、現在では電子契約したデータは出力保存が原則不可（※）と定められています。そのため、データを紙で保存することはできません。受け取ったデータは、タイムスタンプを付与して、検索要件を満たしたうえで保存することが求められます。
※電子データ保存が義務化される予定でしたが、2年間の猶予期間が設けられることになりました。そのため令和4年1月1日から令和5年12月31日までの2年間は、紙に出力して保存することも可能です。
電子署名法
電子署名法は、電子契約の有効性について定めた法律です。民法では、原則として契約に書類は必要ありません。しかし、それでは裁判沙汰になった際に「言った言ってない」論争が起きてしまいますよね。そこで証拠として提出されるのが契約書です。電子署名法では、電子契約で「本人によって作成されたこと」「データが改ざんされていないこと」が証明できれば契約書と同等である、つまり有効性を認めると定められています。
契約書の電子化はShachihata Cloudがおすすめ
契約書の電子化には、電子帳簿保存法にも対応した「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」がおすすめです。ITに苦手意識のある社員でも簡単に操作できるため、リモートワークで利用したいビジネスツールNo.1にも選ばれています。また、2022年2月にはJIIMA認証を取得。電子帳簿保存法の要件を満たしていることが公的に認められました。
セキュリティ性が高い
Shachihata Cloudでは、電子署名やタイムスタンプを付与することで契約書の改ざんを防ぐことができます。そのため書類としての有効性が高く、セキュリティが高いことも特徴です。安心して使えることから導入数は60万件以上。数多くの大手企業からも導入されています。
料金システムが分かりやすい
Shachihata Cloudは初期費用0円で、利用料金は1ユーザーあたり月額110円（税込）から。オプションとして二要素認証・IPアドレス制限などのセキュリティ対策機能や、カレンダー連携・Office捺印などの利便性を向上させる機能も充実しています。
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