Shachihata Cloud電子請求書の受取側の対応は？メリット・デメリット併せて解説！
近年、電子請求書をメールなどでやり取りする企業が増えています。そこでやり取りした電子請求書は、送付側も受領側も電子文書のまま保存することが義務付けられていることをご存じでしょうか。
本記事では、電子請求書を受領した場合の対応方法や電子請求書を導入するメリットを解説いたします。今後、電子請求書を受領する方や発行する方は、スムーズに処理できるように理解しておきましょう。
請求書の電子化について
政府によるデジタル化の推進に伴い、請求書を電子化し、業務効率化やテレワークなどの働き方改革を行う企業が増加しています。ここでは、電子請求書について解説いたします。
請求書の電子化とは
請求書の電子化とは、従来紙書類で発行していた請求書をWeb上で発行し、取引先に送付することをいいます。
電子化した請求書を取引先とやり取りする方法は、主に次の3つです。
- 請求書をPDFにしてメールで送付する
- Webサイトに請求書をアップロードして取引先がダウンロードする
- システム上で請求書を発行して取引先へ自動送付する
政府が推進する電子帳簿保存法の改正、テレワークといった多様な働き方に対応するため、請求書のデジタル化や電子印鑑を利用する取り組みが進んでいます。
電子請求書を送付する法的根拠
請求書を電子化して送付することは、法律上問題ありません。ただし、電子請求書でやり取りした場合、送付側と受け取り側の両者は電子帳簿保存法に従って請求書を保存する必要があります。
電子請求書の受け取り側の対応
電子請求書を受け取った場合の対応方法を2つ解説いたします。
電子帳簿保存法の電子取引に該当
電子請求書を受け取った場合、受け取り側は印刷した請求書を保存するのではなく、電子文書のまま保存する必要があります。2022年1月の電子帳簿保存法改正により、請求書や領収書、見積書などを電子文書で送付や受領した場合、印刷した紙書類を保存するのではなく、やり取りした電子文書を保存することが義務付けられました。また、改正により電子請求書の受け取り側は、紙書類か電子文書か受け取り方法により保存方法が異なるため、管理が煩雑となる点がデメリットといえます。
とはいえ、紙書類で受け取った書類をスキャナで読み取り、電子文書で保存することも可能です。なお、紙書類を電子文書で保存する場合は、一定の保存要件を満たさなければいけません。
電子請求書の保存要件への対応
受領した電子文書を保存する際は、次の3つの保存要件を満たす必要があります。
- タイムスタンプなど履歴が残る方法で授受や保存する
または、改ざん防止のための事務処理規程を遵守する - 保存した電子文書を日付、金額、取引先で検索できるようにする
- 保存した場所”を”閲覧できるディスプレイやプリンタ等を備え付ける
なお、「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は電子帳簿保存法に対応しているため、保存や検索などの定められた要件を満たした上で電子請求書を保存できます。
電子請求書の保存期間
受領した電子請求書は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。
電子帳簿保存法や法律に則った管理システムを導入すれば、保存期間が過ぎると自動で削除されるなど、受取側は保存や管理を簡単に行えます。
請求書を電子化するメリットとデメリット
請求書を電子化するメリットとデメリットは次の3つです。
【メリット】
- 請求書発行の労力削減と業務効率化
- ペーパーレスによるコスト削減と多様な働き方
【デメリット】
- 導入コストと維持コストの発生
順に解説いたします。
【メリット】請求書発行の労力削減と業務効率化
電子請求書の発行や管理ができるシステムを利用することで、労力を削減し、業務の効率化が行えます。システム上で自動作成ができ、社内承認もWeb上で行える機能がある場合、大幅な時間の削減が見込めます。例えば、紙書類に印刷した請求書は、担当者の不在などにより承認作業が滞る可能性がありますが、Web上での承認であれば出先からも承認が可能になります。
また、既存のシステムと連携させることで、さらなる業務効率につながります。電子請求書の取引内容をほかの会計システムなどと連携することで、送付側も受取側も仕訳作業を削減できる可能性があります。電子請求書を導入する際には、自社の規定や業務に合ったシステムを選定し、労力削減と業務効率化を図りましょう。
【メリット】ペーパーレスによるコスト削減と多様な働き方
電子請求書は、発行から送付まで全ての手続きをWeb上で行えるため、印刷代や郵送代、封入作業にかかる労力を削減できます。
また、電子請求書はWeb上で発行できるため、請求書の発行や承認作業をするのに出社する必要もなくなり、在宅勤務などテレワークに対応しやすくなります。
電子請求書の受領側もWeb上で電子請求書を確認できるため、会社に届いた請求書を処理するために出社する必要がなくなり、多様な働き方への対応が可能です。また、電子文書であれば、どこにいても部署の全員が閲覧できるため、情報共有が容易になります。
【デメリット】導入コストと維持コストの発生
電子請求書の発行や管理に対応するシステムを導入する場合、導入コストや維持コストが発生します。システムを利用しなくても、電子請求書の発行や保存することは可能です。しかし、法律や今後の改正への対応、システムを利用しないことで増える業務を踏まえると導入が推奨されます。
システムを利用するコストは増えますが、手作業により発生する労力や郵送代のコストを削減でき、さらに多様な働き方や生産性の向上が可能です。
システムを導入する際には、自社に必要な機能があるか、業務効率化に繋がるかを検討し、自社に適切なシステムを選定しましょう。Shachihata Cloudであれば、初期費用無料で月額110円（税込）/人から利用できるため、コストを抑えてシステムを導入できます。
電子帳簿保存法の対応はShachihata Cloud
Shachihata Cloudはセキュリティに配慮したクラウド型の電子決裁サービスです。電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムが認証される「JIIMA認証」を取得しているため、電子請求書といった電子取引の保存要件を満たしています。さらに、メンバーの予定やタスクを一元管理、スピーディーな情報共有が可能なビジネスチャットを利用し、日々の業務のスピードと効率を改善できます。
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