この記事でわかること
電子契約の導入を検討する企業が増えるなかで、「手書きの電子署名は法的に有効なのか」と疑問に感じる担当者も多いのではないでしょうか。紙の契約書では署名や押印が一般的ですが、電子契約ではタブレットやスマートフォンを使って署名するケースもあります。
このような電子署名を手書きで行う場合でも、条件によっては契約の証拠として利用できます。本記事では、電子契約における手書きの基本的な仕組みや法的な考え方、電子サインを手書きしたメリットや注意点について、電子契約の導入を検討しているバックオフィス担当者向けにわかりやすく解説します。
なお、Shachihata Cloudでは、BtoB企業様向けに「電子契約導入のメリット」を提供しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ電子契約の導入にお役立てください。
電子契約では、紙の契約書のように署名や押印を直接行うことができないため、電子的な方法で当事者の合意を示す必要があります。その際に利用されるのが「電子署名」や「電子サイン」と呼ばれる仕組みです。
特に近年は、タブレットやスマートフォンの画面に指やタッチペンで署名し、その筆跡をPDFなどの文書にデータとして残す、手書きの電子署名が広く使われています。ここでは、電子契約や電子署名、電子サインの基本的な意味を整理して解説します。
電子契約とは、紙を一切使用せず、インターネット上で締結する契約行為のことです。紙の契約で使用するハンコの代わりに、電子ファイルに対して通常は電子署名やタイムスタンプなどの電子データを記録することで契約を締結します。
電子署名とは、電子文書に対して署名者が誰であるかを確認できるようにし、文書が途中で改ざんされていないことを技術的に証明する仕組みです。電子契約では、契約当事者の意思表示や本人確認の役割を担います。
一方、電子サインはより広い概念で、電子的な手段によって契約への合意を示す方法全般を指します。たとえば、名前の入力、チェックボックスの選択なども電子サインの一種に含まれます。
手書きの電子署名・電子サインとは、タブレットやスマートフォンなどの画面上で、指やスタイラスペンを使って直接署名する方法です。画面に書かれた筆跡はデータとして保存され、PDFなどの電子文書にそのまま残すことができます。
この筆跡データによって、署名した人物の意思表示や契約への同意を視覚的に示すことが可能です。紙の契約書にペンで署名する方法に近い操作感で利用できるため、電子契約に慣れていない人でも理解しやすい点が特徴です。従来の署名方法に近い感覚で使えることから、利用者にとって心理的なハードルが低い点も大きなメリットといえます。
手書きの電子署名も、原則として契約の意思表示として有効です。契約は当事者同士の合意があれば成立するため、紙の署名や押印が必ずしも必要というわけではありません。
ただし、契約の「法的効力」と、トラブル時に証拠として認められるかという「証拠力」は別の問題です。手書きの電子署名だけでは、誰が署名したのかを十分に証明できない場合もあるため、電子署名技術やタイムスタンプなどを組み合わせて利用することが重要です。
手書きの電子署名・電子サインを取り入れると、契約業務の効率化や働き方の改善など、さまざまなメリットが期待できます。紙の契約書と比べて作業工程を減らすことができるため、バックオフィス業務の負担軽減にもつながるでしょう。ここでは手書きの電子署名を導入することで得られる代表的なメリットを3つ紹介します。
手書きの電子署名・電子サインを活用すると、契約書の作成から締結までをデータ上で完結できるため、紙の書類を使う必要がなくなります。これにより、契約書を印刷して押印する作業が不要になり、書類を郵送する手間も削減できます。
さらに、契約書を電子データとして保存することで、保管スペースを確保する必要もなくなります。紙の書類のようにファイルを探す手間もなく、必要な契約書を検索機能で素早く見つけることが可能です。業務の効率化とコスト削減の両方に役立つ点が、ペーパーレス化の大きなメリットといえます。
手書きの電子署名を利用した電子契約では、タブレットやスマートフォン、パソコンなどの端末があれば、どこからでも契約手続きができます。そのため、契約書の署名のために出社する必要がなくなり、リモートワークの環境でも契約業務を進められます。
また、遠方にいる取引先ともオンラインで契約のやり取りができるため、対面の打ち合わせを行わなくても契約締結が可能です。場所に縛られない契約手続きが実現できることで、企業の働き方の柔軟性を高めることにもつながるでしょう。
手書きの電子署名・電子サインを活用すると、紙の契約書のように印刷や郵送の工程が不要になるため、契約手続きのスピードが大きく向上します。書類を作成して送付し、相手から返送されるまで待つ必要がないため、契約締結までの時間を短縮できます。
また、対面での打ち合わせの場でも、タブレットなどの端末を使えばその場で手書きで署名を行い、契約を完了させることが可能です。契約の手続きをスムーズに進められる点は、業務効率の向上だけでなく、ビジネスのスピードアップにもつながります。
手書きの電子署名・電子サインは便利な方法ですが、導入する際にはいくつかの注意点もあります。手書きの電子署名を安全に活用するためには、仕組みやリスクを理解したうえで運用ルールを整えることが重要です。ここでは、導入前に確認しておきたい2つの注意点を紹介します。
手書きの電子署名を単なる画像データとして扱う場合、文書への貼り付けや差し替えが比較的容易に行えてしまう可能性があります。例えば、署名画像をコピーして別の文書に貼り付けるといった不正が技術的に可能になるため、セキュリティ面でのリスクが否定できません。
このような問題を防ぐためには、署名後の文書に暗号化や改ざん検知の仕組みが組み込まれている電子契約システムを利用することが重要です。電子署名やタイムスタンプなどの技術を組み合わせることで、文書の真正性や非改ざん性をより確実に担保することができます。
手書きの電子署名は多くの契約で利用できますが、すべての契約に適しているわけではありません。契約の種類によっては、法律で書面による契約や厳格な本人確認が求められる場合があります。
例えば、不動産売買契約や公正証書が必要な契約などでは、手書きの電子署名だけでは法的要件を満たせないケースがあります。そのため、電子契約を導入する際には、対象となる契約の種類ごとに必要な法的条件を事前に確認することが大切です。必要に応じて、電子契約サービスの提供会社や専門家に相談しながら運用方法を検討することが望ましいでしょう。
Shachihata Cloudは2023年11月９日に電子契約に便利な「手書きサイン」の機能をリリースしました。その特徴は以下の通りです。
今回は新たに、印鑑の作成に加えて「手書きサイン」をその場で作成し、文書に追加することができる機能を導入しました。Shachihata Cloud未登録の方はタブレットなどからも手書きサインの追加が行えるため、出先など場所を選ばずに返信ができ、契約締結がスピーディに行うことが可能となります。
※契約済みの方は共通印（カスタム印）としてサイン印のお申込み手続が必要です。
Shachihata Cloudでは電子署名を付与して文書を回覧できます。電子署名が付与された回覧文書にも手書きサインを追加することができます。「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」に則した契約締結が行えるので、電子署名のついていない電子サインよりも安全性が高いと言えます。
Shachihata Cloudでは、契約の無い取引先やグループ会社などの社外のユーザーへ「ゲストユーザー」として文書の送信が行え、ゲストユーザーは、文書を受け取ったその場で印鑑(氏名印)の作成、捺印、返信が可能となっています。相手先の料金負担は一切なく、送信枚数の制限もありません。
電子契約書における手書きの電子サインは、必要な要件を満たしていれば法的に有効なものとなります。上手に活用すれば、大幅な業務効率化とコスト削減が実現できるでしょう。電子署名など電子サインのサービスで追加機能として提供されている場合もあるため、自社にとっての必要性や使いやすさ、導入コストなどを総合的に検討したうえで、判断すると良いでしょう。
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