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業務用に特化されたコミュニケーションツールの「ビジネスチャット」。気になっているものの、具体的な効果がイメージできず、導入を前向きに検討できない企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、ビジネスチャットのメリット・デメリットや導入時のポイントについて解説いたします。運用手順もご紹介していますので、ビジネスチャットの導入を検討している担当者の方はぜひ参考にしてください。
ビジネスチャット導入によって得られるメリットは以下の5点です。
1つ目のメリットは、社内コミュニケーションを活性化できることです。ビジネスチャットを導入すれば、どこにいても報告・連絡・相談がしやすくなります。同じ場所に集まる必要がなく、時間にとらわれない話し合いが可能です。
また、スタンプ機能を活用して気軽にリアクションが取れるため、コミュニケーションのハードルが下がり、社員同士の交流が活性化するでしょう。
2つ目のメリットは、スピード感のある情報共有ができることです。ビジネスチャットは、複数人がリアルタイムで会話するようにやり取りでき、緊急連絡の周知やファイルの共有も可能です。
グループ内の連絡・報告が一度のアクションで済むうえ、メール特有の時候の挨拶なども必要ないため、要件を簡潔に伝えやすくなるでしょう。
3つ目のメリットは、メンバー間でタスクを共有できることです。タスク機能を使えば他のメンバーの進捗がチャット上で確認でき、作業の重複・チェック漏れなどを減らせます。
ビジネスチャットを運用していれば、プロジェクトが効率よく進行できるため、多様な働き方が実現するきっかけにもなるでしょう。
4つ目のメリットは、会議を効率よく行えることです。ビジネスチャットの出現により、スケジュール調整の難易度がぐっと下がりました。ビデオ通話や音声通話ができる機能付きのビジネスチャットを使えば、遠隔でも向かい合って話せるため、どこでも会議できます。
画面共有や議事録の作成なども手軽にでき、社内・社外など幅広いシーンに対応可能です。
5つ目のメリットは、強固なセキュリティの中で記録に残せることです。多くのビジネスチャットでは、IPアドレスを利用したアカウント制限や暗号化されたデータ通信を導入しています。
チャットのやり取りはテキストベースで履歴に残り、いつでも確認可能です。仕事とプライベートのコミュニケーションを分けることで、誤送信やアカウント侵害などによる情報漏洩のリスクが減らせるでしょう。
ビジネスチャットの導入でさまざまなメリットを得られますが、次のようなデメリットが懸念されることも理解しておきましょう。
ビジネスチャットを導入し、運用していくには一定の費用が必要です。かかる費用は、サービス内容や提供形態によって大きく異なります。
初期費用や利用料金などをしっかりと確かめ、予算に応じた運用を目指しましょう。
ビジネスチャットはリアルタイムでのやり取りが可能な反面、「いつ・何を・誰と」やり取りしたかがわかりにくくなる可能性があります。チャットの性質上、時間が経過するほど新規メッセージが表示されていくため、過去の情報が流れてしまうからです。
情報を見逃すリスクを回避するには、業務外の内容は別のチャットでやり取りするなどの工夫が必要です。重要な内容はピン留めしたり、別途見られるところに書いたりして埋もれる前に対策しましょう。タスクは個別に割り振り、個人メッセージにはメンションをつけることも見落とし防止に有効な手段です。
テキストベースでのやり取りで完結してしまい、対面でのコミュニケーションが疎かになるリスクもあります。文字のみでは冷たい印象になりがちであり、思わぬ誤解を与えてしまう可能性もないとは言い切れません。
その場の雰囲気やちょっとしたニュアンスは、テキストだけでは伝わりにくいものです。ビジネスチャットの通話機能を活用したり、時には直接会って話す機会を作ったりするなどの努力が求められます。
ビジネスチャットの導入時には、以下3つのポイントを意識しましょう。
ビジネスチャットを導入する前に、まず目的を明確にしてください。高機能すぎても、うまく使いこなせない可能性があります。また、既存ツールとの使い分けもあわせて考える必要があるでしょう。
どのような機能が必要なのかを精査すれば、使用目的に適した導入形態と機能が選択できます。ツールを1つにまとめたいのか、ビジネスチャットとして使いたいのかなど、目的を優先度順に整理しましょう。
導入・運用にかかるコストが自社に適しているかどうかも重要です。費用面の負担が自社にとって大きすぎると、機能面のメリットより損失が上回ってしまいます。
初期費用や利用料金に加え、オプション機能の利用についても検討し、1人当たりにかかるコストを計算しましょう。このとき、従業員への研修などにかかる教育コストも忘れないようにしてください。
ビジネスチャットは、誰でも使える操作感かをチェックしましょう。ツールを実際に利用する従業員への配慮は不可欠です。操作が難しいと、誤送信などのトラブルも懸念されます。
従業員のITリテラシーレベルによっても適したシステムは異なるため、無料トライアルなどで操作性を確かめたうえで本格導入に踏み切りましょう。
ビジネスチャットの導入フローを、以下5つのステップに分けて解説いたします。
まずは、ビジネスチャットの導入目的を明確化しましょう。目的がはっきりしていない状態でツールを選定した場合、不要な機能まで導入しかねません。
既存システムの効率化を図るのか、セキュリティを強化したいのかなど、目的をいくつか出して吟味し、重要性の高いものをピックアップしましょう。
次に、前のステップで洗い出した目的にあったツールを選定します。選定の際は機能に対するコスト感も重要なポイントですが、自社の課題を確実に解決できるかどうかを中心に検討しましょう。初めてビジネスチャットの導入を検討している場合は、手軽に始められるクラウド型から試してみるのがおすすめです。
各社で設定されている無料のトライアル期間を利用し、試行的に社内に導入して操作感や使用感を確認します。社内に定着できそうか、従業員へのヒアリングを通して慎重に検討しましょう。
なお、トライアルは一部のチームから段階的に試すのがおすすめです。試行段階で広範囲に導入すると修正や方向転換がしにくくなるため、少しずつ運用していきましょう。
導入したいツールが決まったら、利用上の社内ルールを作成しましょう。ルールを明確にしないままの運用は、トラブルのもとになってしまいます。
ルールを設定したあとは、社内に使用方法を周知徹底します。実践的な社内研修を実施したうえで運用をスタートさせれば、スムーズに導入できるでしょう。
社内研修を終え、問題がなければ本格的に導入し、運用を開始します。利用状況や従業員の反応を見ながら、必要に応じて機能を追加・削除してください。
なお、オプション型なら利用状況を見ながら、機能を追加・削除して自社に合ったツールを構築できます。より柔軟に運用していきたい場合は、オプション型を検討するとよいでしょう。
ビジネスチャットは、厳重なセキュリティ環境で社内コミュニケーションを円滑にし、時間コストを削減して生産性を高めるのに有効な手段です。費用面やチャットツール特有のデメリットは存在しますが、ちょっとした工夫で解決できます。DX化を進めていくなら、ビジネスチャットの導入は必要不可欠といえるでしょう。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」のビジネスチャットは、途中から参加したメンバーも過去のやり取りを確認できます。業務の引き継ぎが容易にできるため、効率よく進行することが可能です。絵文字も豊富にあるので、テキストベースでも感情が伝わるコミュニケーションが実現します。
Shachihata Cloudは、1ユーザーあたり月額110円からと低コストで導入できます。ビジネスチャットは2週間の無料トライアルを実施していますので、ビジネスチャットの導入を検討している方はぜひこの機会にお試しください。
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