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社内コミュニケーションは電話やメールで事足りると考えている企業も多いのではないでしょうか。SNSを社内ツールとして利用しているケースもありますが、公私混同になり、ミスやトラブルを誘発するかもしれません。そのため、ビジネスチャットの利用がおすすめです。
本記事では、ビジネスチャットの特徴や期待できる効果、ツール比較のポイントについて解説いたします。メールや電話を中心としたコミュニケーションを取っている企業の方は、ぜひ参考にしてください。
「ビジネスチャット」とは、業務で利用することを目的として開発されたコミュニケーションツールです。直接対面する場合と同様に、テキストのみでリアルタイムでのやり取りが実現します。
ここでは、ビジネスチャットを使う企業が増加している背景やビジネスチャットの種類、メールとの違いを解説いたします。
ビジネスチャット利用拡大の理由には、2020年に流行した新型コロナウイルス感染症が影響しています。対面コミュニケーションが制限された中、テキストベースで連絡できるツールの重要性が高まりました。
電話の場合、会話中は双方が同様に時間を確保する必要がありますが、ビジネスチャットでは、時間の拘束なくコミュニケーションが取れます。さらに、場所・人数問わずリアルタイムでやり取りできるうえ、伝達ミスが起こりにくい点もビジネスチャットが注目されている要因です。
また、「働き方改革」によるリモートワーク拡大もビジネスチャットを使う企業が増加した理由の1つでしょう。
ビジネスチャットには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれの比較を以下の表にまとめました。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
| カスタマイズ性 | ◯ | △ （オプション型ならある程度は可能） |
| 導入までの時間 | ✕ | ◯ |
| 導入にかかるコスト | ✕ | ◯ |
オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築します。自由にカスタマイズでき、セキュリティレベルが高いのが特徴です。ただ、費用が高く、導入に時間がかかるのが難点だといえます。
クラウド型とは、インターネット上に構築されたシステムにアクセスして使用するツールです。費用も安く、アカウントを作成すればすぐに導入できるため、場所を問わず使えます。ただし、カスタマイズ性が高いとは言えない点には注意が必要です。
ビジネスチャットとメールの違いは、以下の2点です。
メールではフォーマルさが求められますが、ビジネスチャットは絵文字やスタンプを利用したカジュアルな使い方が可能です。
また、メールと比べてビジネスチャットはスピード感が優れています。複数人へ一斉に送信する場合、メールは宛先にアドレスを逐一追加しなければなりませんが、ビジネスチャットなら1つの動作で完結します。送信後のメッセージ編集・削除ができるなど、誤送信の防止の観点でもビジネスチャットのほうが便利に感じる人は多いでしょう。
ビジネスチャットには、主に以下のような機能が実装されています。
「トーク」とは、個別の相手とチャットで連絡が取り合える機能であり、ビジネスチャットの基本となるシステムです。1対1の会話形式でやり取りするため、件名、挨拶などは不要であり、SNSのような感覚で使えます。
「グループトーク」とは、複数のメンバーでメッセージのやり取りをする機能です。部署・プロジェクトごとなど、それぞれのグループで関連する情報を1つにまとめておけます。
メンション機能があるため、特定の相手にメッセージ受信を通知させることが可能です。アカウントを共有すれば社外のメンバーも参加でき、公開の可否を選べる機能もあります。
大半のビジネスチャットには「ファイルの共有」機能があります。WordやExcel、PDFなどの容量が大きなファイルもアップロードが可能です。文字だけではわかりにくい指示でも、画像をアップロードして図解することで明確に伝えられるでしょう。
ビジネスチャットでは文章によるメッセージのやり取りだけではなく、「音声通話・ビデオ通話」機能も備わっています。テキストのコミュニケーションで不足しがちなお互いの温度感を確かめられるため、重宝するシステムです。
画面を共有しながら利用できるサービスもあり、会議や打ち合わせの際に活用できます。
ビジネスチャットには、上記のような基本機能のほか、サービスごとに異なるさまざまな機能があります。具体的には、以下のような機能が代表的です。
これらの機能を活用することで、ビジネスをさらに円滑に進められるでしょう。
ビジネスチャットを導入することで、以下のような効果が期待できます。
ビジネスチャットは、物理的・心理的にコミュニケーションのハードルが下がります。会話形式でメッセージが伝えられるうえ、絵文字やスタンプでリアクションが取れるため、会話に参加しやすいからです。
グループ間でのコミュニケーションも容易であり、社内の交流が活性化し円滑なコミュニケーションが実現するでしょう。テレワークなどあらゆる働き方にも対応できる連絡手段です。
また、ビジネスチャットは直接会話するよりちょっとした相談事も話しやすく、風通しの良い職場環境作りにも期待できます。
ビジネスチャットの導入で会社の生産性向上が実現する可能性があります。前置きや時候の挨拶などメール特有のマナーが不要で、要件だけを簡潔に伝えられるため、これまでのコミュニケーションにかかっていた時間コストを削減できるためです。
広範囲への情報共有も容易にでき、情報漏れによるミスも防げます。やり取りの履歴もすべてそのまま残るため、議事録を一から作成する必要もありません。
また、スマートフォンなどの携帯端末からでもメッセージの送受信が可能であり、移動中の隙間時間が活用できます。意思決定のスピードが上がる点においても、生産性の向上にプラスの効果をもたらすでしょう。
ビジネスチャットは、日常的に使うSNSやメールと比べてセキュアな環境です。サイバー攻撃などで情報漏洩するリスクを軽減できるため、導入によって安全性の強化が図れます。
ビジネス専用アカウントはプライベートで使用することがなく、招待されたメンバーだけがアクセス可能です。アクセス権限を変更することで、人によって見られる情報を分けて運用できます。
ビジネスチャットの導入を検討する際は、以下5つのポイントに着目しましょう。
ビジネスチャットの導入・運用にどれくらいの料金がかかるかあらかじめ把握したうえで導入を検討しましょう。ビジネスチャットにかかる料金は、提供形態によっても異なります。オプション型の場合、自社で使う機能や利用する人数をもとに算出してみてください。
計算する際は長期的に使用すると想定し、最低でも1年単位でコストを算出してみることをおすすめします。
機能の充実度も重要なポイントです。ツールによって機能が異なるため、必要な機能に優先順位をつけると比べやすいでしょう。
ただし、コスト面や機能面が優れていても、使いこなせなければ意味がありません。自社にとって最低限必要な機能、あると便利なオプション機能など、求めるポイントをあらかじめ明確化しておくことが大切です。
ビジネスチャットの操作感の良し悪しも確かめましょう。ビジネスチャットは幅広い従業員が使用するツールなため、どのような人でも使いこなせるかどうかが重要です。画面は見やすいか、感覚的に操作できるかなど、試行段階で操作感をチェックしたうえで導入を検討してください。
セキュリティレベルの高さは、情報漏洩を防ぐために重要なポイントです。サービスによって異なるセキュリティシステムが採用されているため、事前に確認しておきましょう。メッセージが暗号化されているか、不正アクセスを防ぐ対策がなされているかなど、細かいポイントも漏らさずチェックしてください。
セキュリティレベルを最大にしたい場合は、オンプレミス型がおすすめです。また、クラウド型でも官公庁や大手企業が利用している実績があるかどうかが安全性を見極める1つの基準になるでしょう。
ビジネスチャットの導入を検討する際には、トライアルの有無も見逃せないポイントになります。自社に必要な機能や規模の把握や使用感のチェックには、トライアル期間が欠かせないからです。
正式に導入する前に無料で試せるサービスも数多く提供されているため、上手に活用して比較・検討しましょう。
ビジネスチャットは、多様な働き方の実現に欠かせないコミュニケーションツールです。ビジネスチャットの特徴を最大限に活かすには、自社に適したシステムを見極め、社内に定着することが重要です。機能のよさや費用の安さだけではなく、実際に使用する従業員の反応も見ながら比較・検討したうえで導入しましょう。
「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」では、メールに代わるコミュニケーションツールとしてビジネスチャットを利用できます。途中から参加したメンバーも過去のやり取りを確認できるため、業務の引き継ぎや情報共有もスムーズに行えます。スマートフォンアプリにも対応しているため、いつでもどこでもコミュニケーションが取れるのもポイントです。 「Shachihata Cloud（シヤチハタクラウド）」は、1ユーザーあたり月額110円からと低コストで導入できます。ビジネスチャットは2週間無料でお試しできますので、この機会にぜひご検討ください。
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